Contabilidade para agência de publicidade: o que o contador precisa fazer

Agência de publicidade tem uma contabilidade que parece fácil e não é. Não tem estoque, não tem fábrica, quase não tem nota de compra. Por isso muito contador trata como prestadora de serviço genérica, e é aí que a agência começa a pagar imposto sobre dinheiro que nem é dela.

Este texto mostra o que o contador de uma agência precisa fazer todo mês e todo ano, e cinco perguntas para você conferir se o seu está fazendo.

Por que a agência é diferente

Três coisas separam a agência de uma consultoria comum.

O dinheiro de mídia passa pelo caixa. O cliente paga a agência, a agência paga Meta, Google, rádio ou gráfica. Se esse valor entrar como receita, vira base de imposto e infla o faturamento.

A folha decide o imposto. No Simples, a maior parte das atividades de agência entra no Anexo V, que começa em 15,5%, e só desce para o Anexo III, que começa em 6%, quando a folha chega a 28% da receita. É o Fator R.

A equipe é mista. Sócio, CLT, estagiário, freelancer PJ, freelancer pessoa física. Cada forma de contratar tem um custo e um risco diferentes.

Um contador que não olha essas três coisas entrega guia em dia e deixa dinheiro na mesa.

O que o contador faz todo mês

Separar honorário de repasse

Antes de qualquer imposto, o contador precisa saber o que é receita da agência e o que só passou por ela. A forma de faturar define isso: nota pelo valor cheio, nota só do honorário com o veículo faturando direto o cliente, ou reembolso documentado.

O erro aqui custa duas vezes, no imposto sobre o repasse e no Fator R derrubado. Mostramos como estruturar em Repasse de mídia entra no faturamento?.

Calcular o Fator R antes do DAS

O Fator R é calculado todo mês, com a folha e a receita dos últimos 12 meses. Ele define o anexo do mês, então precisa ser conferido antes de gerar o DAS, e não depois.

Quando a agência está perto dos 28%, o contador deveria avisar com antecedência: um ajuste de pró-labore no mês certo pode mudar o anexo do trimestre inteiro. O passo a passo está em Fator R de agência de marketing, e a comparação entre os anexos em Anexo III ou V para agência.

ISS e retenção na fonte

Cliente grande costuma reter ISS, e às vezes IR, PIS, COFINS e CSLL na própria nota. Esse valor retido precisa ser abatido na apuração, senão a agência paga duas vezes. Também é preciso conferir se o ISS foi para o município certo. Está em ISS de agência e retenção.

Desde novembro de 2026, a NFS-e no padrão nacional ficou obrigatória para quem está no Simples. Se a agência ainda emite pelo sistema antigo da prefeitura, veja o que muda em NFS-e nacional obrigatória no Simples.

Folha, pró-labore e freelancer

O contador fecha a folha dos CLTs, o pró-labore dos sócios e confere os pagamentos a freelancer. Freelancer pessoa física pago todo mês, com horário e chefe, é o tipo de relação que vira processo trabalhista. Mostramos os formatos seguros em Freelancer: como contratar sem vínculo.

O pró-labore dos sócios conversa direto com o Fator R. Os valores que costumam fazer sentido estão em Pró-labore de sócio de agência.

Contabilidade de verdade

Balancete mensal com receita, custo de mídia, folha e despesas separados. É o que permite distribuir lucro sem imposto e saber a margem real de cada cliente. Agência que só recebe guia não sabe quanto ganha.

O que o contador faz uma vez por ano

Refazer a conta do regime

Simples, Lucro Presumido ou Simples híbrido. A resposta muda quando a agência cresce, quando a folha muda ou quando entra um cliente grande que prefere comprar de quem gera crédito de IBS e CBS. A partir de 2027 a escolha ganhou um fator novo, explicado em Agência no Simples híbrido com cliente grande.

Declarações anuais e distribuição de lucro

A agência entrega a declaração do Simples ou a ECF e a ECD no Presumido, e os sócios recebem o informe de rendimentos. Em 2026, distribuição acima de R$ 50 mil por mês da mesma empresa para o mesmo sócio passou a ter retenção de 10% de IR, e quem recebe mais de R$ 600 mil no ano entra na tributação mínima. As duas regras estão em Pró-labore ou dividendos em 2026.

Preparar a reforma tributária

A CBS começa em 2027 e o IBS vem aos poucos. Para a agência, muda o preço, o crédito que o cliente aproveita e a forma de emitir nota. O efeito está em Reforma tributária na agência.

Situações que pedem contador que conheça agência

Cliente no exterior. Serviço exportado não paga ISS, PIS e COFINS quando há entrada de divisas e o resultado é fora do Brasil. É uma economia grande que muita agência perde por emitir a nota errada. Está em Agência que atende cliente fora do Brasil.

Primeira contratação. O primeiro CLT muda o Fator R e o caixa. A conta do custo real está em Contratar o primeiro CLT na agência.

Precificação. O fee mensal precisa cobrir o imposto do anexo em que a agência está. Quem precifica pelo Anexo III e paga pelo V trabalha de graça uma parte do mês. Mostramos a conta em Como precificar o fee mensal da agência.

Contrato. O contrato define se o repasse é reembolso, quem fatura a mídia e como fica a retenção. Os pontos que não podem faltar estão em Contrato de agência: o que precisa ter.

Três erros que aparecem toda hora

Nota de mídia emitida como serviço da agência. O cliente pede uma nota só, pelo valor cheio, e a agência emite. A conta do imposto vem no mês seguinte, sobre um dinheiro que já foi para o Google.

Fator R olhado uma vez por ano. A folha muda, entra um cliente grande, sai um funcionário, e ninguém refaz a conta. A agência paga meses pelo Anexo V sem saber que bastava um ajuste de pró-labore.

Freelancer fixo tratado como fornecedor. O designer trabalha só para a agência há dois anos, com horário e meta. Para a Justiça do Trabalho, isso pode ser emprego. O custo de um processo apaga anos de economia na folha.

Nenhum dos três aparece na guia. Aparecem no caixa, no fim do ano ou numa fiscalização.

Como conferir se o seu contador está fazendo

Faça estas cinco perguntas e veja se as respostas vêm prontas:

1. Em qual anexo a agência pagou o DAS do último mês, e qual foi o Fator R?
2. O repasse de mídia está entrando como receita?
3. Quanto de imposto foi retido pelos clientes no ano, e ele foi abatido?
4. Qual é o lucro disponível para distribuir hoje, pelo balancete?
5. Quando foi a última vez que comparamos Simples e Presumido com os números reais?

Se três dessas respostas forem ruins, vale ler o roteiro para trocar de contador sendo agência. A troca não para a operação, e o que a nova contabilidade precisa receber está no checklist para migrar a contabilidade da agência.

Perguntas frequentes

Agência pequena precisa de contabilidade completa?

Precisa. Sem escrituração, a parte do lucro que o sócio recebe sem imposto fica limitada a um percentual pequeno do faturamento, e o resto passa a ser tributado. Com o balancete, a agência distribui o lucro real que teve. O custo de manter a contabilidade é bem menor que o imposto em jogo.

Agência de publicidade pode ser MEI?

Não. Publicidade e marketing não estão na lista de atividades permitidas ao MEI. Alguns serviços criativos isolados estão, mas a agência que vende planejamento, mídia e gestão de contas precisa de ME ou EPP.

Marketing digital e agência de publicidade têm a mesma contabilidade?

Na rotina, quase sempre. O que muda é o CNAE, que pode levar a anexos diferentes no Simples. Vale conferir o seu em CNAE de agência de publicidade.

Quanto custa a contabilidade de uma agência?

Depende do tamanho da folha, do volume de notas e do regime. A Ethos faz o orçamento numa conversa curta, olhando a operação real, porque duas agências do mesmo tamanho podem ter rotinas bem diferentes.

A contabilidade pode ser toda a distância?

Pode. Nota, extrato e folha chegam pelo sistema, e a conversa é por WhatsApp ou vídeo. A Ethos atende agências no Brasil todo assim.

Onde a Ethos entra

Cuidamos de agências de marketing e publicidade com o Fator R conferido antes de cada DAS, separação de repasse de mídia, retenções abatidas e balancete todo mês. Veja como atendemos marketing e agências ou conte como está a sua agência pela página de contato.