ISS de agência e retenção na fonte

O cliente paga a nota da agência descontando um valor e informa que reteve o ISS. A pergunta imediata é se a agência ainda precisa recolher aquele imposto, e a resposta é não: retenção é o imposto sendo pago por outro caminho.

O problema é o que acontece depois. Retenção sofrida e não abatida na apuração significa que a agência pagou duas vezes pelo mesmo serviço, e esse valor não volta sozinho.

Como a retenção funciona

O ISS é devido pelo prestador. Em determinadas situações, a legislação transfere ao tomador a responsabilidade pelo recolhimento.

Quando isso acontece, o cliente desconta o valor do que paga à agência e recolhe ao município. A agência recebe menos, e o imposto daquele serviço já foi pago.

Duas situações típicas:

O tomador é responsável por determinação legal, conforme o serviço e a regra do município.

O prestador é de outra cidade, e a legislação local atribui a responsabilidade ao tomador.

Cliente grande costuma reter por política, mesmo quando a regra admitiria discussão. É mais simples para ele reter do que analisar caso a caso.

Para qual cidade vai

A regra geral aponta o município do estabelecimento prestador. Existem exceções em que o imposto é devido no local da prestação, conforme o tipo de serviço.

Para agência, isso importa em três situações:

Cliente de outra cidade que retém. Ele recolhe para o município dele, e a agência precisa saber disso para não recolher de novo no seu.

Agência com mais de um endereço. O estabelecimento que prestou é o que define.

Serviço prestado presencialmente em outra cidade, como evento ou produção em locação.

O erro que aparece: a agência recolhe no município dela, o cliente reteve no dele, e o mesmo serviço gerou dois recolhimentos.

O que fazer quando o cliente retém

Quatro passos, e o terceiro é o que a maioria pula.

Confira se a retenção está correta. Ela decorre da atividade e da regra municipal. Item de serviço errado na nota gera retenção errada. Está em Nota fiscal de serviço de marketing.

Guarde o comprovante. É o documento que sustenta o abatimento.

Abata na apuração. Valor retido é imposto já recolhido daquele serviço. No Simples, existe campo próprio na declaração para informar a retenção.

Concilie no fim do mês. Some o que foi retido e confira se tudo apareceu na apuração.

O terceiro passo é onde o dinheiro se perde. Retenção informada corretamente reduz o que a agência recolhe. Não informada, a agência paga o total como se nada tivesse sido retido.

As retenções federais

Além do ISS, clientes pessoa jurídica retêm tributos federais em determinados serviços.

Para agência, isso alcança com frequência serviços de publicidade e propaganda, e a regra depende do tipo de serviço e do tomador.

O tratamento é o mesmo em lógica: valor retido é valor já recolhido, e ele precisa ser aproveitado.

Empresa optante pelo Simples tem regra própria quanto às retenções federais, e vale conferir o que se aplica ao seu caso antes de aceitar qualquer desconto na nota.

Como conferir se você está perdendo dinheiro

Um levantamento de meia hora:

1. Liste as notas emitidas nos últimos doze meses para clientes que retêm
2. Some os valores retidos, de ISS e federais
3. Abra as declarações do mesmo período
4. Confira se esses valores aparecem como retenção informada
5. A diferença é o que foi pago duas vezes

Agência com carteira de clientes grandes costuma ter valor relevante aqui, porque a retenção é frequente e o abatimento depende de alguém informar em cada competência.

Está em Como trocar de contador sendo agência, onde essa é uma das conferências da migração.

O que dá para recuperar

Pagamento indevido pode ser restituído ou compensado, respeitado o prazo legal.

O caminho depende do tributo: ISS segue o rito do município, e os federais têm procedimento próprio.

Duas orientações:

Corrija daqui para frente primeiro. Informar corretamente a retenção da próxima competência não depende de nada e para a perda imediatamente.

Depois avalie o retroativo, com a documentação das retenções sofridas.

O efeito no caixa

Um ponto prático que agência sente e nem sempre associa.

A retenção reduz o valor recebido na hora, e o benefício aparece só na apuração seguinte, quando o abatimento acontece.

Isso significa que agência com muitos clientes que retêm tem uma defasagem estrutural de caixa. Não é perda quando o abatimento é feito, e é descompasso de tempo.

Vale considerar isso na projeção de caixa, sobretudo quando entra um cliente grande que retém e representa parte relevante do faturamento.

A rotina que evita a perda

Não é trabalho grande, e ele precisa existir todo mês.

Uma planilha de retenções sofridas, com uma linha por nota: cliente, valor da nota, valor retido de ISS, valor retido de tributos federais, e o comprovante arquivado.

O arquivamento no recebimento. Quando o pagamento cai com desconto, você registra a linha e guarda o comprovante. É o único momento em que essa informação está fácil de obter.

A conferência no fechamento. Some as retenções do mês e confira se todas apareceram na apuração.

Uma revisão anual. Compare o total retido no ano com o total aproveitado.

O que essa rotina compra é simples: retenção que não é anotada não é abatida, e ela não aparece sozinha na declaração. Alguém precisa informar.

Agência com carteira de clientes grandes tem retenção em boa parte das notas, e o valor acumulado ao longo de um ano costuma surpreender quem nunca somou.

Perguntas frequentes

Se o cliente reteve, preciso recolher também?

Não sobre o mesmo valor. A retenção é o imposto sendo recolhido pelo tomador.

Como abato a retenção sofrida?

Informando na apuração, no campo próprio da declaração. Sem isso, o valor não é considerado.

Para qual cidade vai o ISS retido?

Depende da regra aplicável ao serviço. O tomador recolhe ao município competente conforme a legislação.

O cliente reteve errado. O que faço?

Confira o item de serviço da nota e a regra municipal, e alinhe com o cliente. Retenção errada gera valor errado dos dois lados.

Empresa do Simples sofre retenção federal?

Existe regra própria quanto às retenções federais para optantes, e ela precisa ser conferida no caso concreto.

Preciso do comprovante de retenção?

Precisa. É o documento que sustenta o abatimento.

E se eu nunca abati as retenções?

Você pagou duas vezes. Corrija daqui para frente e avalie o retroativo com a documentação.

Cliente pequeno retém?

Retenção depende da regra aplicável e do porte do tomador conforme a legislação local. Clientes maiores retêm com mais frequência.

A retenção muda meu faturamento declarado?

Não. A receita é o valor da nota, e a retenção é forma de recolhimento.

Posso pedir ao cliente para não reter?

Quando ele é responsável por determinação legal, não é escolha dele.

A retenção afeta o Fator R?

Não. O Fator R usa a receita bruta e a folha, e a retenção é forma de pagamento do imposto.

Isso vale para cliente do exterior?

Cliente no exterior não retém ISS brasileiro. A análise é outra e está em Agência que atende cliente fora do Brasil.

Preciso informar a retenção em cada competência?

Precisa. A retenção não aparece sozinha na declaração, e quem não informa recolhe o total como se nada tivesse sido retido.

O cliente retém e eu recolho no meu município. Está certo?

Só se forem tributos diferentes. Recolher ISS no seu município sobre um serviço cujo ISS o cliente já reteve é pagar duas vezes pelo mesmo imposto.

Como sei se o cliente vai reter?

Clientes maiores costumam informar no cadastro de fornecedor. Vale perguntar antes de emitir a primeira nota, porque isso afeta o valor que você recebe.

A retenção aparece na nota que eu emito?

O destaque depende do sistema do município e da regra aplicável. O comprovante do recolhimento é fornecido pelo tomador.

Preciso guardar por quanto tempo?

Enquanto o período estiver aberto à revisão do fisco. Arquivo digital resolve e não ocupa espaço.

A reforma muda a retenção de ISS?

O IBS tem regra nacional e absorve o ISS ao longo da transição, o que reduz a complexidade entre municípios. Está em Reforma tributária na agência: o que muda.

Onde a Ethos entra

Conferimos as retenções sofridas contra o que foi aproveitado na apuração, que é onde agência com carteira de cliente grande costuma pagar o mesmo imposto duas vezes. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.