Checklist para migrar a contabilidade da agência

Migrar a contabilidade de uma agência tem quatro pontos que a empresa comum não tem: a folha, que não pode falhar no primeiro mês; o histórico do Fator R, que decide o anexo; os freelancers, que costumam estar mal formalizados; e o repasse de mídia, que pode estar inflando o faturamento há anos.

Este é o roteiro de levantamento, na ordem em que ele evita retrabalho.

Antes de avisar o escritório atual

Escolha o novo. Agência sem cobertura no meio do mês perde prazo de folha, e folha atrasada gera problema com a equipe e com o fisco.

Confirme que ele atende agência. Pergunte como acompanha o Fator R e como trata o repasse de mídia. Resposta genérica é resposta ruim.

Peça a lista de documentos ao novo, para fazer um pedido só ao antigo.

Escolha a data de corte no fechamento de uma folha, e não no meio do mês.

O bloco societário e cadastral

1. Contrato social e todas as alterações
2. Cartão CNPJ atualizado
3. Inscrição municipal e alvará
4. Certificado digital, com a senha em seu poder
5. Procurações eletrônicas ativas, para saber o que revogar

O item 4 é o que mais trava transição. Certificado emitido em nome do escritório antigo, sem cópia com a agência, deixa você dependente de quem está saindo.

O bloco fiscal e contábil

1. Balanços e balancetes dos últimos exercícios
2. Livros contábeis e fiscais
3. Declarações entregues, com recibos
4. Guias pagas e comprovantes
5. Notas fiscais emitidas e recebidas
6. Parcelamentos em curso, com extrato e demonstrativo
7. Certidões nas três esferas

O bloco trabalhista, que é o mais sensível

Aqui a falha custa caro e aparece rápido.

1. Contratos de trabalho e todas as alterações
2. Folha de pagamento dos últimos exercícios
3. Recolhimentos de INSS e FGTS, com comprovantes
4. Provisões de férias e décimo terceiro, com os saldos por pessoa
5. Rescisões do período, com as verbas pagas
6. Convenção coletiva aplicável e o que ela exige
7. Pró-labore, com os recolhimentos

O item 4 é o que mais se perde e o que mais atrapalha. Saldo de férias por pessoa reconstruído errado gera pagamento errado no primeiro mês.

O item 7 tem peso duplo na agência: contribuição previdenciária e composição da folha do Fator R.

O bloco que é específico de agência

O histórico do Fator R

A folha de doze meses e a receita bruta de doze meses, mês a mês, com o resultado de cada janela.

Serve para duas coisas: o escritório novo não errar o enquadramento no primeiro mês, e você conferir se o anexo aplicado até aqui estava certo.

É a conferência que mais devolve dinheiro numa migração de agência. Está em Agência no Anexo V sem precisar estar.

Os freelancers

Como cada um foi contratado e pago: nota de prestador com CNPJ, RPA de pessoa física, e o que foi recolhido em cada caso.

É onde mora passivo trabalhista quando a contratação foi informal e recorrente. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

O repasse de mídia

Como a compra de mídia para clientes foi tratada. Se entrou como receita própria, como aparece nas notas emitidas e se houve estrutura de reembolso.

Está em Repasse de mídia entra no faturamento?.

As retenções sofridas

Os valores que os clientes retiveram nas notas da agência, e se eles foram efetivamente abatidos na apuração.

Retenção sofrida e não aproveitada é imposto pago duas vezes. Está em ISS de agência e retenção na fonte.

Os contratos de fee

Os contratos vigentes com clientes, com escopo, valor, reajuste e o que foi acordado sobre mídia.

Eles sustentam a receita recorrente e mostram a divisão entre fee e repasse. Está em Contrato de agência: o que precisa ter.

As conferências que valem dinheiro

Cinco checagens para o primeiro mês:

O anexo aplicado está correto? Compare a folha de doze meses com a receita bruta. Está em Fator R de agência de marketing.

As retenções foram abatidas? Some o que foi retido e compare com o aproveitado.

O repasse inflou a receita? Confira se o faturamento declarado inclui dinheiro do cliente.

O CNAE corresponde à receita real por tipo de serviço? Está em CNAE de agência de publicidade: qual usar.

O pró-labore está registrado e coerente?

A ordem da transição

1. Contratar o novo escritório e definir a data de corte
2. Comunicar o atual por escrito
3. Solicitar o acervo, com a lista completa
4. Receber e conferir antes de encerrar
5. Transferir responsabilidade na Receita e refazer as procurações
6. Revogar as procurações antigas
7. Rodar a primeira folha em paralelo, conferindo com a anterior

O item 7 é a proteção que vale o esforço. Comparar a primeira folha do escritório novo com a última do antigo, pessoa por pessoa, pega erro de saldo e de verba antes de ele chegar na conta de alguém.

O que fazer com o que faltar

Nenhuma migração reúne tudo.

Provisões sem detalhamento por pessoa. Reconstrua a partir das datas de admissão e dos períodos aquisitivos. Trabalhoso e possível.

Freelancer pago sem formalização. Levante o que existir de comprovante de pagamento e formalize daqui para frente.

Histórico de Fator R inexistente. Reconstrua a partir da folha e das declarações. É o levantamento que mais se paga.

Contratos de cliente só verbais. Formalize os vigentes. É bom para a contabilidade e melhor ainda para a agência.

Lacuna não impede a troca. Ela define a primeira tarefa do escritório novo.

O calendário da migração

Quatro semanas resolvem, e a ordem importa mais que a velocidade.

Semana 1. Contrate o novo escritório, defina a data de corte no fechamento de uma folha e receba a lista de documentos.

Semana 2. Comunique o escritório atual por escrito e faça o pedido completo do acervo, de uma vez.

Semana 3. Receba e confira. É aqui que se identifica o que falta, enquanto a relação ainda está aberta e alguém do outro lado ainda responde.

Semana 4. Transfira responsabilidade na Receita, refaça as procurações, revogue as antigas e rode a primeira folha em paralelo.

O erro clássico é inverter as semanas 2 e 3, ou seja, encerrar a relação e só depois descobrir o que faltou. Quem já saiu não tem incentivo nenhum para procurar documento.

O que perguntar ao escritório novo antes de assinar

Cinco perguntas que revelam se ele atende agência de verdade:

1. Como você acompanha o Fator R? A resposta certa é mensal, não anual.
2. Como trata o repasse de mídia? Se a pergunta causar estranheza, é sinal.
3. Como as retenções sofridas entram na apuração?
4. Quem cuida da folha e qual o prazo de envio dos dados?
5. O que você precisa de mim todo mês?

A quinta é a mais reveladora. Escritório que sabe o que precisa tem processo. Escritório que responde "vai me mandando o que aparecer" não tem.

Perguntas frequentes

O escritório antigo é obrigado a entregar tudo?

A documentação é da empresa, e a devolução é obrigação dele, inclusive com honorário em aberto.

Qual o melhor momento para trocar?

Logo depois de uma folha fechada, para proteger o item mais sensível.

E se a primeira folha do escritório novo sair errada?

Por isso vale rodar em paralelo e conferir com a anterior antes de pagar.

Preciso avisar minha equipe?

Não é obrigatório, e vale avisar se o canal de dúvidas de folha mudar.

Quanto tempo leva reunir o acervo?

O bloco cadastral sai rápido. Folha e freelancers são os que levam tempo.

Posso migrar com processo trabalhista em curso?

Pode. Leve o processo completo, com as manifestações apresentadas.

E se faltar documentação de freelancer?

Levante o que existir e formalize daqui para frente. É a lacuna mais comum.

O novo escritório refaz as apurações antigas?

Só havendo erro. O padrão é conferir o período aberto e avaliar retificação.

Preciso avisar meus clientes?

Não. O que pode mudar é quem emite a nota, se o escritório fazia isso por você.

Trocar chama fiscalização?

Não. É procedimento rotineiro.

O certificado digital fica com quem?

Com a empresa. Resolva antes de encerrar.

Vale trocar por honorário mais barato?

Para agência, raramente. A diferença costuma ser menor que o imposto pago a mais por anexo errado.

Onde a Ethos entra

Conduzimos a migração rodando a primeira folha em paralelo e reconstruindo o histórico do Fator R, porque são os dois pontos em que a troca de escritório de agência costuma falhar. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.