Como trocar de contador sendo agência

Agência tem mais amarras do que a empresa média na hora de trocar de contador: equipe registrada, freelancer entrando todo mês, repasse de mídia passando pelo caixa e retenções que os clientes fazem na fonte. Cada um desses itens precisa atravessar a mudança sem quebrar.

A parte formal é simples e não tem multa nem janela. O que exige cuidado é a ordem dos passos, porque errar aqui aparece na primeira folha de pagamento do escritório novo.

Você pode trocar quando quiser

Não existe autorização do contador atual, não existe período obrigatório e não existe penalidade. A relação é contratual, e a única obrigação é o aviso prévio previsto no contrato, quando houver.

A documentação da empresa é da empresa, e a devolução é obrigação de quem sai. Isso vale mesmo com honorário em aberto: cobrança se resolve pelos meios próprios, e o conselho de classe trata retenção de documento como falta.

O bloco padrão

1. Contrato social e todas as alterações
2. Cartão CNPJ e inscrição municipal
3. Certificado digital, com a garantia de que ele é seu e você tem a senha
4. Balanços e balancetes dos últimos exercícios
5. Livros contábeis e fiscais
6. Declarações entregues, com recibos
7. Guias pagas e comprovantes
8. Notas fiscais emitidas e recebidas
9. Parcelamentos em curso, com extrato
10. Certidões nas três esferas

O item 3 trava mais transição do que qualquer outro. Certificado emitido em nome do escritório, sem cópia com a agência, deixa você dependente de quem está saindo.

O bloco que é específico de agência

A folha completa

Contratos de trabalho, alterações, recolhimentos de INSS e FGTS, férias e décimo terceiro provisionados, e as rescisões do período.

Aqui está o risco maior da troca: a folha é a obrigação que mais dói quando falha. Errar a primeira folha do escritório novo gera problema com a equipe e com o fisco no mesmo mês.

A orientação prática: faça a virada logo depois de uma folha fechada, e não no meio do mês.

O histórico do Fator R

A folha dos últimos doze meses comparada com a receita bruta do mesmo período é o que decide se a agência está no Anexo III ou no V.

O escritório novo precisa desse histórico para não errar o enquadramento no primeiro mês. E ele serve para outra coisa: conferir se o anexo aplicado até agora estava certo.

É a conferência que mais dinheiro devolve numa migração de agência. Está em Agência no Anexo V sem precisar estar.

Os freelancers

Como cada um foi contratado e como foi pago. Nota fiscal de prestador com CNPJ, RPA de pessoa física, e o que foi recolhido em cada caso.

É onde mora passivo trabalhista quando a contratação foi feita sem formalização. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

O repasse de mídia

Como a compra de mídia para clientes foi tratada na apuração. Se entrou como receita da agência, se houve estrutura de reembolso, e como isso aparece nas notas emitidas.

Este é o item que mais gera imposto pago sem necessidade. Está em Repasse de mídia entra no faturamento?.

As retenções sofridas

Clientes maiores retêm ISS e tributos federais nas notas da agência. Esses valores foram efetivamente abatidos na apuração?

Retenção sofrida e não aproveitada é imposto pago duas vezes. Está em ISS de agência e retenção na fonte.

A ordem que evita erro

1. Escolha o novo escritório antes de avisar o atual. Agência sem cobertura no meio do mês perde prazo de folha.
2. Defina a data de corte com os dois, no fechamento de uma folha.
3. Peça a lista de documentos ao novo, para fazer um pedido só.
4. Comunique o atual por escrito.
5. Receba o acervo em formato utilizável. Arquivo digital dos livros e declarações, não foto de papel.
6. Confira antes de encerrar.
7. Transfira a responsabilidade na Receita e refaça as procurações eletrônicas.
8. Revogue as procurações antigas.

O item 2 é o que protege a folha. O item 8 é o que muita gente esquece, e é falha de segurança: quem saiu continua com acesso aos portais.

As conferências que valem dinheiro

Cinco perguntas para o primeiro mês com o escritório novo:

O anexo aplicado está certo? Compare a folha de doze meses com a receita bruta do período. Está em Fator R de agência de marketing.

As retenções sofridas foram abatidas? Some o que os clientes retiveram e compare com o que foi aproveitado.

O repasse de mídia inflou a receita? Confira se o faturamento declarado inclui dinheiro que era do cliente.

O CNAE corresponde à atividade real? Está em CNAE de agência de publicidade: qual usar.

O pró-labore está registrado e em valor coerente? Ele compõe a folha do Fator R. Está em Pró-labore de sócio de agência.

Qualquer resposta ruim aqui costuma significar imposto pago a mais, e não passivo.

Os sinais de que a troca faz sentido

Você não sabe em qual anexo está. Pergunta simples que muita agência não sabe responder.

Ninguém explicou o Fator R. É a alavanca mais importante do imposto de agência, e ela precisa ser acompanhada mês a mês.

O repasse de mídia nunca foi discutido.

As retenções não aparecem em lugar nenhum da apuração.

Você descobre as coisas sozinho e leva pronto para o contador confirmar.

O melhor momento

Depois de uma folha fechada é a melhor janela para agência, porque protege o item mais sensível.

A virada do ano organiza o exercício, e tem o inconveniente de coincidir com décimo terceiro e férias coletivas.

Qualquer momento serve quando o motivo é grave. Agência no anexo errado está perdendo dinheiro todo mês.

O roteiro geral está em trocar de contador, e a lista completa em Checklist para migrar a contabilidade da agência.

A proteção que vale o esforço: a folha em paralelo

De todos os cuidados da troca, este é o que evita o problema mais desagradável.

Na primeira competência com o escritório novo, peça para rodar a folha e compare com a última do escritório anterior, pessoa por pessoa, antes de pagar.

O que conferir:

O salário base de cada um.

Os descontos, sobretudo INSS e vale-transporte.

Os saldos de férias, por período aquisitivo.

As verbas variáveis que existirem.

O valor líquido de cada pessoa.

Divergência aqui costuma vir de saldo de férias reconstruído errado ou de verba da convenção que não foi transportada. Pega-se em dez minutos de conferência e vira problema com a equipe se passar.

O que fazer com o que o escritório antigo não entregar

Nenhuma transição sai completa, e existe caminho para cada lacuna.

Provisões sem detalhe por pessoa. Reconstrua a partir das datas de admissão e dos períodos aquisitivos.

Histórico de Fator R inexistente. Reconstrua da folha e das declarações. É o levantamento que mais se paga.

Comprovantes de retenção perdidos. Os clientes que retiveram têm os documentos. Peça a eles.

Freelancer pago sem formalização. Levante os comprovantes de pagamento e formalize daqui para frente.

Lacuna não impede a troca. Ela define a primeira tarefa do escritório novo.

Perguntas frequentes

O contador antigo pode reter documento por dívida?

Não. A devolução é obrigação dele.

Trocar no meio do mês atrapalha a folha?

Pode atrapalhar. Prefira o corte logo depois de uma folha fechada.

Existe multa por trocar?

Depende do que está escrito no seu contrato. Leia a cláusula de rescisão e o prazo de aviso prévio antes de comunicar a saída.

Preciso avisar a Receita?

A empresa altera o responsável e as procurações eletrônicas na transição.

Trocar de contador chama fiscalização?

Não. É procedimento rotineiro.

Posso trocar com parcelamento em andamento?

Pode. Leve o extrato e o demonstrativo de cada um.

Descobri que estava no anexo errado. Dá para recuperar?

Cabe retificação e pedido de restituição ou compensação, respeitado o prazo e com a documentação da folha do período.

O novo contador precisa ser da minha cidade?

Não. O que importa é dominar o que agência precisa: Fator R, retenção e repasse.

Quanto tempo leva a transição?

A parte formal é rápida. O levantamento do acervo é o que leva tempo, sobretudo folha e freelancers.

E se faltar documentação de freelancer?

Levante o que existir de pagamento e formalize daqui para frente. É a lacuna mais comum em agência.

O certificado digital fica com quem?

Com a empresa. Resolva isso antes de encerrar a relação.

Vale trocar por honorário mais barato?

Para agência, raramente. A diferença de honorário costuma ser menor que o imposto pago a mais por um anexo errado.

Onde a Ethos entra

Conduzimos a troca protegendo a folha e conferindo o anexo aplicado, que é onde a agência costuma estar pagando a mais sem saber. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.