Fator R de agência de marketing

O Fator R é a regra que decide se a sua agência paga o Simples pelo Anexo III ou pelo Anexo V. A diferença entre os dois é grande o bastante para mudar o resultado do ano, e a variável que controla isso é a folha.

Folha dos últimos doze meses dividida pela receita bruta dos últimos doze meses. Chegando a 28%, a atividade migra para o Anexo III, onde a alíquota inicial é bem menor.

É uma das poucas situações em que a empresa tem controle direto sobre o próprio imposto.

A conta

Fator R igual a folha de doze meses dividida pela receita bruta de doze meses.

A janela é móvel. A cada competência, entra o mês novo e sai o mais antigo, e o resultado muda.

Isso significa que o Fator R não é uma decisão tomada uma vez. É um indicador acompanhado todo mês.

A conta completa sai na calculadora de Fator R.

O que entra na folha

Aqui está o que mais gera dúvida, e a resposta importa porque cada item incluído ou excluído muda o resultado.

Entra:

• Salários da equipe registrada
• Pró-labore dos sócios
• Encargos sobre essas remunerações
• FGTS

Não entra:

• Distribuição de lucro aos sócios
• Pagamento a prestador com CNPJ
• RPA de pessoa física sem vínculo
• Ferramentas, aluguel e as demais despesas

O primeiro item da lista de exclusões é o que mais surpreende. Sócio que retira tudo como distribuição, sem pró-labore registrado, não tem nada compondo a folha para essa conta.

O terceiro é o que mais afeta agência. Equipe formada por freelancers com CNPJ pode significar uma operação grande com folha próxima de zero, e Fator R que nunca sai do lugar.

Por que agência sente tanto

Agência é intensiva em pessoas, e a forma como essas pessoas são contratadas decide o imposto.

Duas agências com o mesmo faturamento e a mesma capacidade de entrega:

A primeira tem cinco pessoas registradas e os sócios com pró-labore. A folha é alta, o Fator R passa de 28%, e ela paga pelo Anexo III.

A segunda trabalha com sete freelancers com CNPJ e os sócios retirando por distribuição. A folha é quase zero, o Fator R fica no chão, e ela paga pelo Anexo V.

A segunda tem custo de pessoal parecido e paga imposto bem maior. A diferença não está na eficiência: está em como a estrutura foi montada.

Está em Anexo III ou V para agência: a diferença na conta.

O pró-labore é a alavanca mais rápida

Para agência que precisa subir o Fator R, o pró-labore é o caminho mais direto.

Três razões:

Não depende de contratar ninguém. Registrar ou aumentar o pró-labore é decisão interna.

O dinheiro continua com o sócio. Ele muda de forma: em vez de sair como distribuição, sai como remuneração do trabalho, com o imposto e a contribuição correspondentes.

A contribuição previdenciária tem contrapartida. Ela gera cobertura previdenciária para o sócio, que a distribuição de lucro não gera.

O que precisa entrar na conta: o pró-labore tem tributação na pessoa física e contribuição previdenciária, e a distribuição tem tratamento próprio. A comparação precisa somar o efeito dos dois lados.

Está em Pró-labore de sócio de agência.

O erro que trabalha contra

O repasse de mídia.

Comprando mídia no próprio CNPJ e sendo reembolsada, a agência registra aquele valor como receita bruta. Isso aumenta o denominador do Fator R e derruba o resultado.

Ou seja, a agência é penalizada duas vezes: paga imposto sobre dinheiro que não é dela e perde o anexo bom por causa do mesmo valor.

Está em Repasse de mídia entra no faturamento?.

Estruturar o repasse corretamente costuma melhorar o Fator R sem custar nada.

Quando compensa aumentar a folha

A conta tem dois lados, e ela quase sempre é feita errado.

O ganho é a diferença entre a alíquota do Anexo V e a do Anexo III aplicada sobre todo o faturamento, não só sobre a parte que motivou a mudança.

O custo é o aumento de folha necessário, com os encargos correspondentes.

Como o ganho incide sobre a receita inteira e o custo incide só sobre o aumento, o resultado costuma ser favorável para agência de porte médio.

Duas formas de fazer:

Aumentar o pró-labore. Rápido e sem contratar.

Contratar CLT. Custa mais, agrega capacidade e melhora a folha. Está em Contratar o primeiro CLT na agência, com a conta em calculadora de custo de funcionário.

O acompanhamento mensal

Três situações que derrubam quem já estava no Anexo III:

O faturamento cresce mais que a folha. Trimestre forte joga a agência de volta.

Uma rescisão reduz a folha, com efeito nos meses seguintes.

Um projeto grande e pontual infla a receita da janela.

Agência que acompanha decide antes. Agência que não acompanha descobre pela guia.

Como conferir a sua

Cinco minutos:

1. Some a folha dos últimos doze meses, com pró-labore e encargos
2. Some a receita bruta dos mesmos doze meses
3. Divida a primeira pela segunda
4. Compare com 28%
5. Confira no PGDAS qual anexo está sendo aplicado

Resultado acima de 28% com Anexo V aplicado significa imposto pago a mais. Está em Agência no Anexo V sem precisar estar.

Um exemplo que fecha

Vale ver com números, porque a regra solta confunde.

Uma agência fatura trinta mil por mês, trezentos e sessenta mil nos últimos doze meses. Para atingir os 28%, ela precisa de cem mil e oitocentos de folha no período, ou oito mil e quatrocentos por mês.

Três cenários:

Dois sócios sem pró-labore e três freelancers com CNPJ. Folha zero. Fator R zero. Anexo V sobre todo o faturamento.

Dois sócios com pró-labore de quatro mil e duzentos cada. Folha de oito mil e quatrocentos por mês. Fator R em 28%. Anexo III.

Um sócio com pró-labore de quatro mil e uma pessoa CLT com salário e encargos somando o restante. Mesmo resultado, com capacidade de entrega maior.

O segundo cenário não custa nada de estrutura nova: o dinheiro já ia para os sócios, mudando apenas a forma. O que se paga a mais é a contribuição previdenciária sobre o valor, e o que se ganha é a diferença de anexo sobre trezentos e sessenta mil por ano.

O terceiro custa mais e agrega gente, que é o que permite crescer.

O que fazer se o cenário for o primeiro

É o mais comum em agência que nunca olhou para isso.

Passo 1. Calcule quanto de folha falta para os 28% da sua receita.

Passo 2. Registre pró-labore para os sócios que trabalham, com margem acima do mínimo necessário.

Passo 3. Avalie converter o freelancer mais recorrente em CLT, porque ele já é permanente na prática. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

Passo 4. Confira se o repasse de mídia está inflando a receita, porque tirá-lo do denominador reduz a folha necessária.

O passo 4 é o que mais surpreende: às vezes a agência não precisa de mais folha, precisa parar de contar dinheiro do cliente como receita própria.

Perguntas frequentes

Qual o percentual do Fator R?

28% da receita bruta dos últimos doze meses.

Pró-labore conta na folha?

Conta, e é o item que agência mais esquece de registrar.

Distribuição de lucro conta?

Não. Só entra o que compõe folha e encargos.

Freelancer com CNPJ conta?

Não. Pagamento a prestador com CNPJ não compõe a folha.

E RPA de pessoa física?

RPA sem vínculo não compõe a folha para essa conta. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

O Fator R muda todo mês?

Muda, porque a janela de doze meses anda a cada competência.

Atingi 28% este mês. Quando o anexo muda?

O enquadramento acompanha a apuração da competência. Confira se a sua declaração está aplicando corretamente.

Vale contratar só para atingir o Fator R?

A conta compara o ganho sobre todo o faturamento com o custo do aumento de folha. Costuma valer em agência de porte médio.

Todo CNAE de agência depende do Fator R?

Não. Alguns códigos entram diretamente no Anexo III. Está em CNAE de agência de publicidade: qual usar.

O repasse de mídia atrapalha?

Atrapalha, porque infla a receita bruta que é o denominador.

Se meu faturamento cair, o Fator R melhora?

Melhora, porque o denominador diminui. É mais um motivo para acompanhar mês a mês.

Descobri que estava no anexo errado. Dá para recuperar?

Cabe retificação e pedido de restituição ou compensação, respeitado o prazo, com a comprovação da folha do período.

Onde a Ethos entra

Acompanhamos o Fator R da agência todo mês e mostramos quanto falta de folha para virar o anexo, com a conta do que isso custa e do que devolve. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.