Como abrir uma agência de marketing

Abrir uma agência é rápido na burocracia e caro no que se decide sem pensar. Três escolhas feitas no primeiro dia definem o imposto que a agência vai pagar durante anos: o código de atividade, o tipo de empresa e o regime tributário.

A que mais custa é o código de atividade, porque ele decide se a agência entra pelo anexo mais barato do Simples ou pelo mais caro. A diferença na alíquota inicial passa de seis pontos percentuais, e ninguém percebe até a primeira guia chegar.

As três decisões que importam

O tipo de empresa

Trabalhando sozinho, a Sociedade Limitada Unipessoal resolve. Abre sem sócio e separa o patrimônio da empresa do seu.

Com sócio, a Sociedade Limitada tradicional, e aqui vale insistir num ponto: o contrato social precisa dizer como as decisões são tomadas, como o lucro é dividido e o que acontece quando um sócio quer sair.

Agência de marketing costuma nascer entre amigos ou entre um profissional criativo e um comercial. É a combinação que mais gera sociedade desfeita no terceiro ano, e o contrato genérico de modelo pronto não cobre nada disso.

O CNAE

É a decisão de maior efeito financeiro.

Publicidade, marketing digital, consultoria em comunicação, produção de conteúdo e gestão de redes sociais caem em códigos diferentes. Alguns entram no Simples pelo Anexo III, outros pelo Anexo V, e a diferença de alíquota inicial é grande.

Está em CNAE de agência de publicidade: qual usar.

O regime tributário

Para a maioria das agências que estão começando, o Simples Nacional.

O que decide o custo dentro do Simples não é só a faixa de faturamento: é o anexo, e o anexo depende do Fator R para boa parte das atividades de agência. Folha de doze meses dividida pela receita bruta do mesmo período, atingindo o percentual, a atividade migra do Anexo V para o Anexo III.

Isso significa que a agência tem controle sobre o próprio imposto por meio da folha, o que é raro. A conta sai na calculadora de Fator R.

O passo a passo

1. Definir sócios, capital e atividade, com o contrato social redigido
2. Registrar na Junta Comercial do estado
3. Obter o CNPJ na Receita Federal
4. Inscrição municipal, porque serviço é tributado pelo município
5. Alvará de funcionamento, conforme a exigência da cidade
6. Enquadramento no regime, com a opção pelo Simples quando couber
7. Habilitação para emitir nota fiscal na prefeitura
8. Certificado digital
9. Conta bancária empresarial

Os itens 4 e 7 costumam ser os mais lentos. Agência que fecha o primeiro contrato antes de conseguir emitir nota fica numa situação ruim com o cliente logo no começo.

O erro que mais custa dinheiro em agência

O repasse de mídia.

A agência compra mídia para o cliente, coloca no próprio CNPJ, o cliente reembolsa. Do ponto de vista da agência, aquele dinheiro passou por ela e foi embora. Do ponto de vista fiscal, ele entrou como receita.

Consequência: a agência paga imposto sobre dinheiro que nunca foi dela, e sobe de faixa no Simples por causa de um valor que não é faturamento próprio.

Uma agência que gerencia volume relevante de mídia pode dobrar a receita registrada sem ter ganho nada a mais. Está em Repasse de mídia entra no faturamento?.

Estruturar isso corretamente é decisão de abertura, e não conserto de meio de caminho. Mudar depois exige renegociar contrato com cliente.

Os custos que continuam depois

A abertura é a menor parte. O que fica:

• Honorário contábil mensal
• Imposto sobre o faturamento
• Pró-labore e a contribuição previdenciária sobre ele
• Certificado digital, renovado periodicamente
• Ferramentas, que em agência pesam mais do que parece

O pró-labore merece atenção especial aqui. Na agência ele não é só custo: entra na folha que compõe o Fator R e pode derrubar o anexo. Está em Pró-labore de sócio de agência.

A estimativa da abertura sai na calculadora de custo para abrir empresa, e o detalhamento está em Quanto custa abrir uma agência.

O que decidir sobre a equipe desde o começo

Agência trabalha com três arranjos, e a escolha entre eles tem efeito fiscal.

CLT. Custa mais por pessoa e compõe a folha do Fator R. Para agência no Anexo V, esse retorno costuma mudar a conta da contratação. Está em Contratar o primeiro CLT na agência.

Freelancer com CNPJ. Emite nota, e o cuidado é não criar as condições que caracterizam vínculo empregatício na prática.

Freelancer pessoa física. Exige recolhimento próprio e formalização adequada. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

A montagem certa depende do volume e da constância do trabalho. O que não funciona é decidir só pelo custo aparente do mês.

Os erros mais comuns na abertura

Escolher o CNAE pelo nome mais bonito. Ele decide o anexo.

Não pensar no repasse de mídia. Encarece imposto e distorce a faixa.

Deixar o contrato social genérico, quando há sócios.

Não registrar pró-labore. Além do problema previdenciário, derruba o Fator R.

Abrir antes de ter o primeiro contrato. A empresa gera custo fixo e obrigação mensal desde o primeiro dia.

Os primeiros noventa dias

O que fazer depois de o CNPJ sair, na ordem que evita retrabalho.

Semana 1: habilite a emissão de nota. É o que permite faturar. Deixar para depois trava o primeiro recebimento.

Semana 2: monte o contrato padrão de cliente. Com escopo, reajuste, repasse de mídia e rescisão. Está em Contrato de agência: o que precisa ter.

Semana 3: defina o pró-labore. Não deixe para o fim do ano. Ele é obrigação e é a alavanca do Fator R.

Mês 2: organize as ferramentas no CNPJ. Assinaturas no cartão da empresa, com documento fiscal, e não no cartão pessoal do sócio.

Mês 3: monte a rotina de conferência. Notas emitidas, retenções sofridas e o acompanhamento do Fator R.

O item da terceira semana é o que mais gente adia. Agência que passa o primeiro ano sem pró-labore registrado chega ao segundo com folha zero, Fator R zero e o anexo mais caro aplicado sobre tudo.

O que decidir antes de crescer

Três decisões que ficam mais caras quanto mais tarde forem tomadas:

A estrutura de repasse de mídia, porque mudar depois exige renegociar com cliente.

O arranjo de equipe, entre CLT e freelancer, porque converter um freelancer permanente depois de dois anos carrega risco acumulado.

A titularidade das contas de anúncio, porque transferir conta com histórico é trabalhoso e o cliente costuma resistir.

As três se resolvem em uma conversa no começo e viram projeto quando adiadas.

Perguntas frequentes

Preciso de CNPJ para trabalhar com marketing?

Cliente empresa costuma exigir nota fiscal, e para emitir é preciso ter empresa. Recebendo como pessoa física, a tributação segue a tabela progressiva.

Posso abrir sozinho?

Pode, pela Sociedade Limitada Unipessoal.

Social media pode ser MEI?

Depende da ocupação registrada, e algumas atividades de marketing ficaram fora da lista. Está em Social media pode ser MEI?.

Qual anexo do Simples a agência paga?

Depende do CNAE e do Fator R. Está em Anexo III ou V para agência: a diferença na conta.

Preciso de endereço comercial?

Depende do município. Serviço prestado remotamente costuma admitir endereço residencial, e a regra é local.

Quanto tempo demora para abrir?

A parte federal é a mais rápida. A municipal é a que mais varia entre cidades.

Posso emitir nota antes do alvará?

A habilitação para emitir depende da inscrição municipal, que costuma andar junto com o alvará. Resolva antes de assinar contrato com prazo curto.

Vale começar no Simples?

Para a maioria das agências no início, sim. A conta muda conforme o faturamento cresce e conforme o anexo aplicável.

Preciso de contrato com cliente?

Precisa, e ele resolve mais discussão do que a parte fiscal. Está em Contrato de agência: o que precisa ter.

Posso atender cliente de fora do Brasil?

Pode, e a tributação muda. Está em Agência que atende cliente fora do Brasil.

Quando devo contratar meu primeiro funcionário?

Quando o volume justifica, e vale antecipar a conta do Fator R, porque a contratação pode se pagar em parte pela queda do imposto.

Preciso de certificado digital logo de cara?

Precisa para as obrigações fiscais e para a emissão em boa parte dos municípios.

Onde a Ethos entra

Montamos a agência decidindo CNAE, regime e estrutura de repasse de mídia juntos, porque as três escolhas se afetam e trocar depois exige renegociar contrato com cliente. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.