Contratar o primeiro CLT na agência

O salário é menos de dois terços da conta. O resto vem de FGTS, provisões e do que a convenção coletiva exigir. E existe um retorno que quase nunca entra no orçamento: a contratação melhora o Fator R e pode derrubar a alíquota do Simples sobre todo o faturamento da agência.

Para agência presa no Anexo V, esse retorno é grande o bastante para mudar a decisão.

Os blocos que compõem o custo

O salário

Vale conferir o piso da categoria na convenção coletiva aplicável à sua base territorial. Publicidade e comunicação costumam ter convenção própria, com piso e benefícios definidos.

FGTS

8% sobre a remuneração, depositados todo mês. Vale dentro e fora do Simples.

Encargos previdenciários patronais

Aqui está a diferença que mais pesa:

Fora do Simples: INSS patronal de 20%, mais terceiros de 5,8%, mais RAT conforme o grau de risco.

No Simples, anexos III e V: essa contribuição já está dentro do DAS. A agência não recolhe INSS patronal, terceiros nem RAT sobre a folha.

O multiplicador sobre o salário cai de algo próximo de 1,6 para algo próximo de 1,33.

Provisões

• Férias mais um terço, provisionadas mensalmente
• Décimo terceiro, provisionado mensalmente
• FGTS sobre férias e décimo terceiro
• Multa de 40% do FGTS, para o caso de demissão sem justa causa

A multa do FGTS é a que mais surpreende: ela não aparece em nenhum mês e aparece inteira na rescisão.

Benefícios

Vale-transporte, com desconto limitado ao percentual legal, e o que a convenção determinar. Em agência, vale-refeição e plano de saúde costumam ser expectativa de mercado mesmo quando não obrigatórios.

Custos de admissão

Exame admissional, equipamento e licenças de software. Em agência criativa, o equipamento e as licenças pesam e costumam ficar fora da conta inicial.

A conta completa sai na calculadora de custo de funcionário.

O retorno pelo Fator R

Este é o lado que a maioria não calcula.

O Fator R compara a folha dos últimos doze meses com a receita bruta do mesmo período. Alcançando 28%, a agência migra do Anexo V para o Anexo III, onde a alíquota é bem menor.

A contratação aumenta a folha e empurra o Fator R para cima.

A conta que precisa ser feita:

1. Qual o custo total da contratação, com encargos e provisões
2. Quanto ela adiciona ao Fator R
3. Se isso vira o anexo, quanto a agência economiza sobre todo o faturamento
4. A diferença entre 3 e 1 é o custo real da contratação

Em agência de porte médio presa no Anexo V, o item 3 costuma cobrir boa parte do item 1. A pessoa entra praticamente pelo custo do que ela produz.

Está em Fator R de agência de marketing e em Anexo III ou V para agência: a diferença na conta.

Contratar ou aumentar o pró-labore

As duas alavancas mexem no Fator R, e servem a situações diferentes.

Aumentar o pró-labore é imediato, não depende de encontrar alguém e não agrega capacidade de entrega. É a escolha de quem já tem equipe suficiente e só precisa de folha.

Contratar custa mais por real de folha e agrega capacidade, que é o que permite crescer.

Agência que está recusando trabalho por falta de gente deveria contratar. Agência com capacidade ociosa resolve pelo pró-labore. Está em Pró-labore de sócio de agência.

O que muda nas obrigações

A contratação liga um conjunto de rotinas mensais:

Folha de pagamento, com os cálculos e os recolhimentos.

Envio das obrigações trabalhistas nos prazos.

Controle de ponto, conforme a quantidade de empregados.

Férias e décimo terceiro, com programação e provisão.

Convenção coletiva, com o que ela exigir de reajuste e benefício.

O honorário contábil normalmente sobe com a primeira contratação, porque a folha é trabalho mensal recorrente.

O freelancer que virou permanente

Situação comum em agência, e ela costuma ser o gatilho da primeira contratação.

Freelancer que trabalha todo dia, cumpre horário e se reporta ao gestor está numa relação que se parece com emprego, tenha ele CNPJ ou não. O risco de reconhecimento de vínculo é real. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

Dois motivos para converter:

O risco trabalhista desaparece.

A folha aumenta, e com ela o Fator R. Pagamento a prestador com CNPJ não compõe folha nenhuma.

Ou seja: converter freelancer permanente em CLT resolve o risco e ainda pode reduzir o imposto. É das poucas decisões em que os dois lados apontam para o mesmo caminho.

Quem contratar primeiro

A escolha do primeiro cargo define o quanto a agência consegue crescer depois.

Três perfis que costumam aparecer como candidatos:

Quem executa o que consome mais horas dos sócios. Se os sócios passam metade do tempo produzindo peça ou relatório, esse é o gargalo. Liberar essas horas é o que permite vender mais.

Quem atende o cliente. Atendimento é a função que mais some quando os sócios estão sobrecarregados, e é a que mais afeta renovação de contrato.

Quem organiza a operação. Faz sentido quando a agência já tem gente e o problema é coordenação, não capacidade.

A pergunta que resolve: o que está impedindo a agência de aceitar mais um cliente hoje? A resposta indica o cargo.

O momento certo

Contratar cedo demais gera custo fixo sem receita. Contratar tarde demais custa clientes recusados e qualidade caindo.

Quatro sinais de que a hora chegou:

1. Você está recusando trabalho por falta de gente
2. A entrega está atrasando com frequência
3. Os sócios estão executando em vez de vender e coordenar
4. O Fator R está abaixo de 28% e a economia de anexo cobre parte do custo

O item 4 é o que costuma decidir. Quando os três primeiros já apareceram e o quarto se soma, a contratação deixa de ser risco e vira a decisão óbvia.

Vale rodar a conta antes: custo total da pessoa, menos a economia de anexo, dividido pela receita adicional que ela viabiliza.

Perguntas frequentes

Quanto custa contratar na agência?

Salário mais FGTS, provisões e benefícios. No Simples, o multiplicador fica próximo de 1,33 sobre o salário.

Agência no Simples paga INSS patronal?

Nos anexos III e V a contribuição já está no DAS, e não há recolhimento separado sobre a folha.

A contratação reduz meu imposto?

Pode reduzir, ao empurrar o Fator R e virar o anexo. A economia incide sobre todo o faturamento.

Vale contratar só por causa do Fator R?

A conta compara o custo total com a economia de anexo. Em agência de porte médio presa no Anexo V, costuma compensar.

Preciso seguir convenção coletiva?

Precisa, conforme a categoria e a base territorial. Ela define piso e benefícios.

Freelancer conta para o Fator R?

Não. Nem prestador com CNPJ nem RPA compõem a folha.

Devo converter meus freelancers em CLT?

Os permanentes, sim. Resolve o risco de vínculo e aumenta a folha.

O honorário contábil sobe?

Costuma subir com a primeira contratação, porque a folha é rotina mensal.

Quanto tempo leva para admitir?

O registro é rápido. O que costuma demorar é o exame admissional e a documentação do candidato.

Preciso de controle de ponto?

A exigência depende da quantidade de empregados. Vale confirmar a regra aplicável ao seu caso.

E a multa do FGTS?

40% do saldo em caso de demissão sem justa causa. Provisione desde o começo, porque ela aparece inteira na rescisão.

Posso contratar meio período?

Pode, com a jornada e a remuneração proporcionais, respeitando a convenção.

Estagiário conta para o Fator R?

Bolsa de estágio tem natureza própria e não é remuneração de vínculo empregatício. Confirme o tratamento aplicável antes de contar com ela na conta.

Posso contratar em regime remoto?

Pode, com as regras aplicáveis ao trabalho a distância definidas em contrato.

Quanto tempo até a contratação se pagar?

Depende da economia de anexo e da receita que a pessoa viabiliza. Em agência presa no Anexo V, a parte da economia começa no primeiro mês em que o Fator R vira.

O efeito no Fator R aparece no mês da contratação?

Não inteiro. A conta usa a folha acumulada de doze meses, então o efeito entra aos poucos, a cada competência, até a pessoa completar um ano de casa.

Onde a Ethos entra

Fazemos a conta da contratação somando o custo com o efeito no Fator R, porque em agência presa no Anexo V a economia de imposto costuma cobrir boa parte do custo da pessoa. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.