Contrato de agência: o que precisa ter

O contrato de agência resolve discussão sobre dinheiro antes de ela existir. Escopo mal definido gera trabalho não pago, repasse de mídia sem cláusula gera imposto sobre valor do cliente, e ausência de regra de rescisão gera saída no meio do mês com conta em aberto.

Estas são as cláusulas que sustentam a relação e a apuração.

O escopo

A cláusula mais importante e a mais maltratada.

Escopo genérico do tipo "gestão de marketing digital" significa que qualquer pedido do cliente cabe no fee. A agência entrega mais do que precificou e não tem argumento para cobrar a diferença.

O que um escopo útil tem:

1. O que está incluído, item por item, com quantidade quando aplicável
2. O que não está incluído, explicitamente
3. Como pedidos fora do escopo são tratados, com forma de aprovação e cobrança
4. Quantas rodadas de revisão cada entrega comporta

O item 2 é o que menos gente escreve e o que mais evita atrito. Dizer que produção de vídeo, criação de landing page ou gestão de outra rede não estão incluídas custa uma linha.

O item 4 resolve o problema mais comum de agência criativa: a peça que volta pela sexta vez.

O valor e o reajuste

O valor do fee e o que ele remunera.

A data de faturamento e o prazo de pagamento.

O reajuste, com índice e periodicidade definidos. Contrato sem cláusula de reajuste significa preço congelado enquanto o custo sobe, e renegociar sem previsão contratual é sempre mais difícil.

A multa e os juros por atraso.

A suspensão dos serviços em caso de inadimplência, com prazo e forma de aviso.

A última é a que dá poder de negociação quando o cliente atrasa. Sem ela, a agência continua entregando enquanto cobra.

O repasse de mídia

Esta cláusula vale dinheiro em imposto.

Sem ela, o valor que o cliente envia para compra de mídia entra como receita da agência e é tributado, além de inflar a faixa do Simples e derrubar o Fator R.

O que precisa estar escrito:

A natureza do valor, deixando expresso que a agência atua como intermediária na compra e que o repasse não é remuneração dela.

Quem é titular da conta de anúncios.

Como o valor é enviado e prestado contas.

Se há comissão sobre mídia, e qual é. Comissão é receita da agência, diferente do repasse.

Está em Repasse de mídia entra no faturamento?.

A propriedade do material

Quem fica com a arte, o código, o texto e as peças criadas.

Três configurações usuais:

Cessão total ao cliente depois do pagamento. É o mais comum e o mais simples.

Licença de uso, com a agência mantendo a titularidade. Faz sentido quando há elementos reaproveitáveis.

Cessão parcial, separando o que é do cliente do que é ferramenta interna da agência.

O que não pode faltar, em qualquer configuração: a autorização para a agência usar o trabalho em portfólio. Sem ela, a agência não pode mostrar o que fez, e o portfólio é o principal ativo comercial dela.

Vale prever também o que acontece com arquivos-fonte e acessos ao fim do contrato.

Os acessos e os dados

Cláusula que evita o problema mais desagradável da rescisão.

Quais acessos o cliente fornece e quais permanecem com ele.

O que a agência devolve ao fim do contrato: contas, senhas, arquivos e históricos.

Titularidade das contas de anúncio, analytics e redes.

A regra prática que evita conflito: contas do cliente ficam no nome do cliente, com a agência tendo acesso. Conta de anúncio no CNPJ da agência é problema fiscal e vira problema de rescisão.

A rescisão

Prazo de vigência e se há renovação automática.

Aviso prévio para encerrar, com prazo.

O que acontece com trabalho em andamento no período de aviso.

Multa rescisória, quando houver, e em que situações.

A devolução de acessos e materiais.

O aviso prévio protege as duas partes. Agência que perde um cliente de um dia para o outro tem custo fixo que não desaparece junto.

As cláusulas que evitam surpresa

Confidencialidade. A agência tem acesso a dados comerciais do cliente.

Limites de responsabilidade. Resultado de campanha depende de fatores fora do controle da agência, e prometer resultado em contrato cria obrigação de resultado.

Aprovações. Quem aprova pelo lado do cliente, e prazo para isso. Cliente que demora a aprovar e cobra prazo é situação recorrente.

Uso de subcontratados. A agência pode acionar freelancer e fornecedor. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

A cláusula de aprovação é subestimada. Ela transfere para o cliente a responsabilidade pelo atraso que ele causa.

O que o contrato faz pela contabilidade

Não é só documento comercial.

Sustenta a natureza dos valores, separando fee de repasse na apuração.

Comprova a receita recorrente para análise de crédito e para o próprio planejamento.

Documenta a relação com o cliente do exterior, quando houver, o que é requisito da caracterização de exportação. Está em Agência que atende cliente fora do Brasil.

Orienta a emissão da nota, que precisa refletir o que foi contratado. Está em Nota fiscal de serviço de marketing.

As cláusulas por ordem de importância

Nem toda cláusula vale o mesmo. Se você vai revisar contratos antigos e não tem tempo para tudo, esta é a ordem:

1. Repasse de mídia. É a que vale dinheiro em imposto todo mês. Sem ela, a agência tributa valor do cliente.
2. Escopo com exclusões. É a que evita trabalho não pago, que é o maior custo invisível de agência.
3. Reajuste. É a que impede a margem de encolher sozinha ano após ano.
4. Rescisão com aviso prévio. É a que dá tempo de reorganizar custo fixo.
5. Portfólio. É a que protege o principal ativo comercial da agência.
6. Aprovações com prazo. É a que transfere ao cliente a responsabilidade pelo atraso dele.

As três primeiras resolvem a maior parte dos problemas. Revisar só elas em todos os contratos vale mais do que revisar tudo em um contrato.

Quando renegociar contrato antigo

Contrato vigente não muda sozinho, e existem momentos naturais para propor ajuste:

A renovação. Data de aniversário é a ocasião esperada, sem parecer que algo deu errado.

A mudança de escopo. Cliente pedindo algo novo abre a conversa sobre o contrato inteiro.

O reajuste anual, quando previsto. É a hora de acertar também o que cresceu sem ter sido combinado.

A entrada de um novo contato do lado do cliente. Gestor novo costuma querer entender o contrato, e é uma oportunidade de formalizar o que estava no informal.

O que não funciona é esperar o problema. Renegociar depois de um desentendimento sobre escopo é sempre mais difícil do que antes.

Perguntas frequentes

Preciso de contrato escrito com cliente?

Precisa. Ele resolve escopo, pagamento, propriedade e rescisão, e sustenta a natureza dos valores na apuração.

Modelo pronto da internet serve?

Serve de ponto de partida, e as cláusulas de escopo e repasse de mídia precisam ser específicas do seu caso.

O que colocar sobre repasse de mídia?

A natureza do valor como repasse, a titularidade da conta de anúncios, a prestação de contas e a comissão, se houver.

Posso usar o trabalho em portfólio?

Se o contrato autorizar. Sem cláusula, é discussão.

Quem fica com a conta de anúncios?

Idealmente o cliente, com a agência tendo acesso. Conta no CNPJ da agência gera problema fiscal e de rescisão.

Preciso de cláusula de reajuste?

Sem ela, o preço fica congelado e a renegociação depende de boa vontade.

Qual prazo de aviso prévio usar?

O suficiente para a agência reorganizar custo fixo e concluir o que está em andamento.

Posso prometer resultado no contrato?

Prometer resultado cria obrigação de resultado, e ele depende de fatores fora do seu controle.

Quantas revisões devo prever?

Um número definido, com cobrança para as excedentes. Sem limite, a entrega não termina.

O contrato protege contra vínculo de freelancer?

Esse é outro contrato, entre a agência e o prestador, e o que decide é a realidade da relação.

Cliente do exterior precisa de contrato diferente?

Precisa de cláusulas específicas, sobretudo sobre onde o serviço é utilizado.

Como cobro trabalho fora do escopo?

Pela cláusula que define aprovação e forma de cobrança de extras. Está em Precificar fee mensal de agência.

Onde a Ethos entra

Revisamos o contrato de agência olhando o que ele produz na apuração, porque a cláusula de repasse de mídia e a definição de escopo decidem quanto imposto a agência paga. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.