Fechamento do ano na distribuidora: o que fazer de outubro a janeiro

Os últimos três meses do ano decidem quanto imposto a distribuidora vai pagar no ano seguinte. É nesse período que se escolhe o regime, se conta o estoque, se decide como o lucro sai para os sócios e, em 2026, se responde a uma pergunta nova da Reforma Tributária.

Deixar para janeiro custa caro. Algumas dessas decisões têm prazo antes do fim do ano, e outras só podem ser tomadas com os números de dezembro fechados.

Este é o roteiro de fechamento que a distribuidora deveria seguir, mês a mês, de outubro a janeiro.

Outubro: a decisão do Simples híbrido

Se a distribuidora está no Simples Nacional, há uma decisão com prazo em 30 de outubro de 2026: continuar pagando IBS e CBS dentro do DAS a partir de 2027 ou passar a recolher esses dois tributos por fora, no regime regular.

Para a distribuidora, essa é a decisão mais importante do ano. Quem compra de uma empresa do Simples aproveita como crédito só o IBS e a CBS que ela recolheu dentro do DAS, que é pouco. Quem compra de um fornecedor do regime regular aproveita o crédito inteiro. Se os seus clientes são supermercados, farmácias, indústrias e lojas do Lucro Presumido ou do Lucro Real, eles vão comparar o preço já descontado do crédito.

A conta tem que ser feita com as suas vendas reais, separando quem compra de você e em que regime cada cliente está. O detalhe da regra está em Simples híbrido: prazo para IBS e CBS fora do DAS.

Outubro e novembro: a comparação de regimes

A escolha entre Simples, Lucro Presumido e Lucro Real vale para o ano inteiro e é feita no começo do ano:

• Simples Nacional: a opção é feita até o último dia útil de janeiro
• Lucro Presumido: a opção acontece com o pagamento do primeiro imposto do ano, referente ao primeiro trimestre
• Lucro Real: a opção acontece com o pagamento do primeiro imposto do ano, seja a estimativa mensal, seja o trimestral

Ou seja: a conta precisa estar pronta antes de janeiro. Para fazer direito, o contador precisa das vendas e compras dos últimos doze meses, da margem por linha de produto, da folha e de uma projeção para o ano seguinte.

Em 2027 essa comparação tem um elemento novo. A CBS entra no lugar do PIS e da COFINS, com crédito amplo sobre as compras. Distribuidora que hoje está no Presumido, sem crédito de PIS e COFINS, pode ver a conta mudar. Os cenários para o atacado estão em Lucro Real para distribuidora: quando compensa e em Distribuidora pode ser Simples Nacional?.

Novembro: o 13º e a folha de fim de ano

O 13º salário tem duas datas:

• Primeira parcela: até 30 de novembro
• Segunda parcela: até 20 de dezembro, já com os descontos de INSS e imposto de renda

Em distribuidora, com motorista, ajudante e vendedor que recebem hora extra e comissão, a média dessas variáveis entra no cálculo do 13º. É um erro comum pagar o 13º só sobre o salário fixo.

Fique de olho também no fim da escala 6x1, aprovado no Senado em outubro. A primeira redução de jornada pode cair no começo de 2027, e a escala precisa estar pronta. Está em Fim da escala 6x1: o que muda para a empresa.

Novembro também é o mês de olhar as férias coletivas, se a empresa vai parar no fim do ano, e o planejamento da folha de janeiro. O custo de cada contratação nova pode ser simulado na calculadora de custo de funcionário.

Dezembro: o lucro e os sócios

A regra nova dos dividendos

Desde janeiro de 2026, quando a mesma empresa paga a uma mesma pessoa física mais de R$ 50 mil de lucros e dividendos no mesmo mês, há retenção de 10% de imposto de renda na fonte, calculada sobre o total pago no mês.

Isso muda o jeito de planejar a distribuição de fim de ano. A distribuidora que costumava fazer uma grande retirada em dezembro passa a pagar a retenção sobre o total. Distribuir em parcelas mensais menores, até o limite, evita a retenção naquele mês. A retenção é antecipação do imposto e pode voltar na declaração do sócio, mas o dinheiro fica parado até lá.

A regra completa está em Retenção de 10% sobre dividendos acima de R$ 50 mil, e o efeito para quem tem lucro alto no atacado e na fábrica em Dividendos acima de R$ 50 mil para o sócio de indústria e distribuidora.

Lucro só sai se existir na contabilidade

Para distribuir lucro com segurança, a empresa precisa provar que ele existe. No Lucro Presumido e no Simples, distribuir acima da base presumida exige contabilidade completa que demonstre o lucro. Sem balancete fechado, a retirada acima desse valor pode ser tratada como rendimento tributável do sócio.

Dezembro é o mês de fechar o balancete até novembro e ter uma estimativa confiável do lucro do ano.

Pró-labore para o ano seguinte

O valor do pró-labore também se decide agora. Ele tem INSS e imposto de renda na tabela progressiva. A conta entre pró-labore e dividendos mudou com a lei nova e está em Pró-labore ou dividendos em 2026.

31 de dezembro: o inventário

O estoque precisa ser contado no último dia do ano e registrado no Livro de Inventário. No arquivo da EFD ICMS/IPI, esse inventário é informado no Bloco H.

O que conferir antes da contagem:

• Mercadoria de terceiros no seu depósito, que não entra no seu estoque
• Mercadoria sua em poder de terceiros, como consignação ou armazém geral, que entra
• Produto vencido, avariado ou obsoleto, que precisa de baixa documentada antes de 31 de dezembro
• Notas de entrada de dezembro com a mercadoria ainda em trânsito

A diferença entre o estoque físico, o estoque do sistema e o estoque contábil é um dos pontos que a Secretaria da Fazenda mais cruza. Ela compara o que você comprou, o que vendeu e o que declarou ter no fim do ano. Se a conta não fecha, a presunção é de venda sem nota. O passo a passo está em Inventário e Bloco K no comércio, e o tratamento de perdas em Quebra de estoque e perda.

Dezembro: o que mais conferir

Crédito de ICMS acumulado. Se a distribuidora tem saldo credor parado, vale ver se dá para usar, transferir ou pedir ressarcimento. Com a Reforma, o saldo de ICMS vai precisar de uma regra de transição, e quem não organizou o saldo agora corre o risco de perder parte dele.

ICMS-ST pago a mais. Quando a venda final acontece por valor menor que a base presumida, existe direito a ressarcimento em vários estados. Está em Ressarcimento de ICMS-ST.

Certificado digital, alvarás e cadastros. Certificado vencido em janeiro trava a emissão de nota. Alvará e licença sanitária vencidos travam a operação. Conferir as datas agora evita parada.

Certidões. Uma certidão negativa positiva em janeiro atrasa contrato, licitação e crédito no banco. Olhar as pendências em dezembro dá tempo de resolver.

Janeiro: os primeiros prazos do ano

• Escolha e opção pelo regime, conforme o calendário acima
• Revisão do cadastro de produtos e das regras fiscais no sistema de gestão, se o regime mudou
• Informe de rendimentos dos funcionários e dos sócios, entregue até o fim de fevereiro
• A partir de 2027, notas já com CBS cobrada de verdade e PIS e COFINS extintos

A virada para 2027 merece atenção extra. As regras de cálculo da nota fiscal mudam, e o sistema de gestão precisa estar atualizado no primeiro dia útil. Teste antes. O resumo do que muda está em Reforma tributária no comércio.

Perguntas frequentes

Se eu não fizer nada até 30 de outubro, o que acontece?

A empresa do Simples continua pagando IBS e CBS dentro do DAS em 2027. Não há multa. A consequência é comercial: seus clientes do regime regular recebem menos crédito ao comprar de você.

Posso mudar de regime no meio do ano?

Em regra, não. A opção vale para o ano inteiro. As exceções são a exclusão do Simples por excesso de faturamento ou por atividade vedada, que obrigam a mudança.

Preciso parar a empresa para fazer o inventário?

Não precisa parar, mas a contagem tem que refletir a posição de 31 de dezembro. Muitas distribuidoras contam no último dia útil e ajustam as movimentações do dia seguinte.

Vale a pena antecipar a distribuição de lucro para 2026?

A retenção de 10% já vale desde janeiro de 2026, então não há uma proteção nova para dezembro. O que vale é planejar o calendário de distribuição de 2027 para ficar dentro do limite mensal, quando possível.

Meu contador nunca fez essa comparação de regimes. É normal?

Não deveria ser. Na distribuidora, a diferença entre um regime e outro costuma ser grande. Se ninguém fez a conta nos últimos anos, há boa chance de estar pagando mais do que precisa. O que esperar do contador no resto do ano está em Contabilidade para distribuidora: o que o contador precisa fazer todo mês.

A parte do sócio, com distribuição de lucro, IR mínimo e pró-labore de 2027, está em Fechamento de 2026: o que o sócio decide até dezembro.

Onde a Ethos entra

Fazemos o fechamento do ano da distribuidora com a comparação de regimes, a decisão do Simples híbrido, a revisão do inventário e o calendário de distribuição de lucros. Veja como atendemos distribuidoras e comércio, ou chame pela página de contato antes do prazo de 30 de outubro.