Inventário e Bloco K no comércio

O inventário é a fotografia do estoque numa data, escriturada e informada ao fisco. Ele serve de âncora para um cruzamento simples: o que entrou, mais o que existia, menos o que saiu, tem que ser igual ao que sobrou.

No comércio, esse cruzamento é o principal instrumento usado para presumir omissão de receita.

A equação que o fisco usa

estoque inicial + compras - vendas - perdas = estoque final

Saldo declarado menor que o resultado indica que faltou mercadoria, e a presunção é de venda sem nota.

Saldo maior indica que sobrou, e a presunção é de compra sem nota.

Nos dois casos, o ônus de explicar é da empresa, e a explicação precisa de documento produzido na época do fato.

O que o fisco cruza

Ele tem várias fontes que se conversam:

As notas eletrônicas de entrada e saída, recebidas em tempo real.

A escrituração fiscal digital, com os livros de entrada, saída e apuração.

O inventário declarado.

As informações de terceiros, incluindo o que fornecedores e clientes declararam.

Esse último item merece atenção: a nota que o seu fornecedor emitiu contra você já está no sistema, independentemente de você tê-la escriturado.

O Bloco K no comércio

O Bloco K faz parte do SPED Fiscal e trata de controle de produção e estoque.

Para o comércio, a exigência é reduzida em relação à indústria: enquanto a indústria informa produção, consumo específico e movimentação interna, o comércio informa essencialmente os saldos de estoque.

Isso não torna o assunto menos importante. É justamente sobre esses saldos que o cruzamento acontece.

Empresa que declara saldo estimado, sem contagem que o sustente, entrega ao fisco um número que não bate com a movimentação, e o problema aparece.

As causas de diferença no comércio

Perda e quebra não registradas. Produto vencido, avariado ou furtado que saiu do estoque físico e continuou no contábil.

Devolução não processada. Mercadoria que voltou e não teve a entrada registrada.

Bonificação, amostra e brinde. Produto que saiu sem nota.

Consumo interno.

Erro de unidade de medida. Comprar em caixa e vender em unidade com fator de conversão errado. É a causa mais silenciosa e a que mais cresce.

Cadastro duplicado. Mesmo produto com dois códigos.

Transferência entre filiais não registrada.

Está detalhado em Estoque que não bate ao trocar de contabilidade.

Como valorar o inventário

O critério precisa ser consistente e demonstrável.

Para o comércio, a valoração é pelo custo de aquisição, e aqui entra um detalhe específico do setor:

Produto com ICMS-ST tem o imposto embutido no custo, porque não há crédito a aproveitar.

Produto sem ST, na empresa fora do Simples, tem o custo reduzido pelo crédito aproveitado.

Ou seja, dois produtos comprados pelo mesmo valor de nota podem ter custos diferentes conforme o regime tributário deles.

Errar isso distorce o valor do estoque, o custo das mercadorias vendidas e o resultado apurado.

O que fazer ao longo do ano

Deixar tudo para a contagem de dezembro é o que transforma pequenas diferenças numa grande.

O que funciona:

1. Contagem cíclica. Contar itens ao longo do ano, cobrindo o estoque inteiro.
2. Baixa documentada de perda, no momento em que acontece.
3. Nota para bonificação, amostra e brinde, com CFOP próprio.
4. Registro de consumo interno.
5. Conferência de devolução, garantindo a entrada.
6. Revisão do cadastro, eliminando duplicidade e conferindo unidades.
7. Conciliação mensal dos itens de maior valor.

A contagem cíclica é o que mais muda o resultado. Ela transforma o inventário anual numa confirmação, e não numa descoberta.

O estorno de crédito

Ponto que costuma ser esquecido.

Quando a mercadoria não é vendida por ter perecido, sido furtada ou deteriorada, o crédito de ICMS tomado na entrada pode precisar ser estornado, conforme a legislação estadual.

A baixa de estoque por perda tem duas pontas: o registro contábil e o reflexo fiscal no crédito. Está em Quebra de estoque e perda: como registrar.

O inventário e o resultado

Além do fiscal, existe o efeito gerencial, que é maior do que parece.

O estoque final entra no cálculo do custo das mercadorias vendidas. Erro na valoração distorce o lucro apurado, e com ele a distribuição de lucro e a análise de margem.

Estoque contábil maior que o real faz o custo das mercadorias sair menor, e o lucro parecer maior do que é. A empresa distribui lucro que não existe.

Ou seja: o inventário correto interessa antes de tudo à própria gestão.

Como montar a contagem cíclica

O método que torna o inventário viável sem parar a operação:

Classifique por relevância. Itens de maior valor ou maior giro entram no ciclo curto; os demais, no longo.

Defina a frequência. Críticos mensalmente, os demais trimestral ou semestralmente.

Conte em pequenos lotes, em horário de menor movimento.

Registre a divergência na hora, com a memória fresca de quem operou.

Investigue a causa, e não apenas o número. Diferença recorrente no mesmo item indica erro de cadastro ou de unidade de medida.

Corrija o processo que gerou a diferença.

Com isso, o inventário anual vira confirmação. Sem isso, ele vira descoberta, e descoberta em dezembro raramente tem explicação documentada.

O que fazer quando a diferença aparece

1. Entenda a origem. Diferença sistemática em um item costuma ser cadastro; espalhada, costuma ser falta de registro de baixas.
2. Documente. Perda com relatório ou laudo, furto com boletim, devolução com a nota.
3. Regularize com lastro. Conforme a origem, nota de baixa, estorno de crédito ou ajuste de escrituração.
4. Corrija a causa, para não repetir.

O que não funciona é ajustar o número no papel. Ajuste sem lastro documental é o que mais agrava a situação numa fiscalização. Está em Estoque que não bate ao trocar de contabilidade.

As saídas que não parecem venda

Boa parte da diferença nasce de operações que ninguém classifica:

Bonificação ao cliente, com CFOP próprio de remessa.

Amostra grátis, comum em distribuidora de alimentos e cosméticos.

Brinde de campanha promocional.

Consumo interno da própria empresa.

Perda, quebra e vencimento, com a baixa documentada.

Transferência entre matriz e filial.

Remessa para demonstração ou conserto, com retorno esperado.

Cada uma tem tratamento fiscal próprio e movimenta estoque. O padrão na empresa desorganizada é a mercadoria sair fisicamente, nada ser emitido, e a diferença aparecer no inventário meses depois.

Mapear essas operações e configurar o código de cada uma resolve o controle de estoque e a escrituração ao mesmo tempo. Está em CFOP mais usados no atacado.

Perguntas frequentes

Preciso contar todos os itens?

O inventário precisa refletir a realidade. Contagem cíclica ao longo do ano é o método que torna isso viável em distribuidora com muitos itens, sem parar a operação.

Como valoro produto com ICMS-ST?

Pelo custo de aquisição incluindo o imposto, porque não há crédito a aproveitar na revenda. É diferente do produto sem ST na empresa fora do Simples, cujo custo é reduzido pelo crédito. Está em ICMS-ST: como funciona no comércio.

Quando o inventário precisa ser levantado?

Ele acompanha o encerramento do exercício e é escriturado conforme a periodicidade exigida pela legislação aplicável.

Transferência entre filiais entra na conta?

Entra, e ela precisa de nota com CFOP próprio. Transferência não registrada é uma das causas de diferença em empresa com mais de um estabelecimento.

Empresa do Simples precisa declarar inventário?

A exigência de escrituração e de informação de estoque alcança as empresas conforme a legislação estadual e o porte. Vale confirmar a obrigatoriedade aplicável.

Preciso parar a operação para contar?

Contagem cíclica é feita em pequenos lotes, sem paralisar. Inventário geral costuma exigir parada, e por isso a contagem cíclica é a alternativa prática.

Diferença pequena é problema?

Diferença pequena, explicável e documentada é normal. O problema é diferença relevante, recorrente ou sem justificativa.

O Bloco K do comércio é igual ao da indústria?

Não. A exigência para o comércio é reduzida, concentrando-se nos saldos de estoque, enquanto a indústria informa produção e consumo específico.

O que acontece se o fisco achar diferença?

A empresa é intimada a explicar. Sem documentação que justifique, a diferença pode fundamentar autuação por presunção de omissão de receita.

Como registro perda de mercadoria?

Com a baixa documentada, a nota correspondente quando cabível e o estorno de crédito quando aplicável.

Onde a Ethos entra

Conciliamos estoque contábil e físico ao longo do ano, porque diferença descoberta em dezembro raramente tem explicação documentada. Veja como atendemos distribuidoras e comércio ou fale com a gente.