Distribuidora pode ser Simples Nacional?

Pode, na maioria dos casos. O Simples Nacional aceita comércio atacadista, e muita distribuidora pequena começa nele. Mas existem atividades proibidas no regime, e existe uma questão que pesa mais que a proibição: o Simples costuma ser caro para quem vende para outras empresas.

Este texto separa as duas coisas. Primeiro, quem pode entrar. Depois, quando vale a pena ficar.

O limite de faturamento

A empresa pode estar no Simples enquanto a receita bruta anual não passar de R$ 4,8 milhões.

Existe também o sublimite de R$ 3,6 milhões. Acima dele, o ICMS deixa de ser pago dentro do DAS e passa a ser apurado por fora, como numa empresa comum. Na distribuidora, em que o ICMS é o imposto mais pesado, isso muda muito a rotina. Está em Sublimite do Simples no comércio.

As atividades de atacado que não podem ser Simples

A Lei Complementar 123/2006 proíbe o Simples para quem produz ou vende no atacado:

Cigarros, cigarrilhas, charutos e filtros, além de armas de fogo, munições, pólvoras, explosivos e detonantes.

Bebidas alcoólicas. A venda no atacado de bebida alcoólica é vedada, com exceção de micro e pequenas cervejarias, vinícolas e destilarias e de produtores de licor. Essas exceções são para quem produz, não para quem compra e revende. Distribuidora de cerveja, vinho ou destilado de terceiros, no atacado, fica fora do Simples.

Cervejas sem álcool, que continuam na lista de bebidas não alcoólicas vedadas no atacado.

Refrigerante e água saborizada já saíram da lista de proibições. Distribuidora que trabalha só com eles, com água mineral ou com suco pode estar no Simples.

O detalhe prático: muita distribuidora de bebidas abre com CNAE de atacado de bebidas em geral e descobre a proibição quando o pedido de opção é negado. Está em Como abrir uma distribuidora de bebidas.

Como o comércio paga no Simples

O comércio usa o Anexo I. A alíquota nominal começa em 4% na primeira faixa e sobe conforme a receita dos últimos 12 meses:

• Até R$ 180 mil: 4%, sem parcela a deduzir
• De R$ 180 mil a R$ 360 mil: 7,3%, com R$ 5.940 a deduzir
• De R$ 360 mil a R$ 720 mil: 9,5%, com R$ 13.860 a deduzir
• De R$ 720 mil a R$ 1,8 milhão: 10,7%, com R$ 22.500 a deduzir
• De R$ 1,8 milhão a R$ 3,6 milhões: 14,3%, com R$ 87.300 a deduzir
• De R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões: 19%, com R$ 378.000 a deduzir

A alíquota que a empresa paga de verdade é a efetiva, que desconta a parcela a deduzir. A conta completa está na calculadora do Simples Nacional.

Dentro do DAS do Anexo I estão IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, a contribuição previdenciária patronal e o ICMS, dentro do sublimite.

O que fica fora do DAS

Mesmo no Simples, a distribuidora paga por fora:

• ICMS por substituição tributária, quando é ela quem recolhe
• ICMS de diferencial de alíquota em compras de outro estado, nos casos previstos
• ICMS e demais tributos da importação
• ICMS acima do sublimite

E a parcela do DAS correspondente a produtos com ICMS-ST ou com PIS e COFINS monofásicos pode ser segregada, o que reduz a guia. Esquecer de segregar é um dos erros mais comuns em distribuidora do Simples. Está em Monofásico de PIS e COFINS no comércio.

O problema do crédito

Aqui está o motivo pelo qual o Simples costuma pesar para distribuidora.

Na compra, a empresa do Simples não aproveita crédito de ICMS nem de PIS e COFINS sobre a mercadoria. O imposto que veio embutido no preço do fornecedor vira custo.

Na venda, ela transfere ao cliente um crédito de ICMS limitado ao percentual do Simples, e não a alíquota cheia. Para o cliente que está no Lucro Presumido ou no Lucro Real, comprar de uma distribuidora do Simples gera menos crédito que comprar de uma distribuidora do regime normal.

Na prática, o comprador compara preço líquido de crédito. A distribuidora do Simples precisa vender mais barato para empatar, e é aí que a margem some.

Quanto maior a parcela de clientes empresas fora do Simples, mais o regime pesa.

Um exemplo com números

Uma distribuidora com receita de R$ 2,4 milhões nos últimos 12 meses está na quinta faixa do Anexo I.

A alíquota efetiva é calculada assim: R$ 2,4 milhões vezes 14,3%, menos R$ 87.300, dividido por R$ 2,4 milhões. O resultado é cerca de 10,66% sobre a receita.

Esses 10,66% incidem sobre o faturamento inteiro, e a empresa não desconta nada do que pagou de imposto nas compras. Se ela compra R$ 1,9 milhão por ano de fornecedores do regime normal, todo o ICMS, o PIS e a COFINS embutidos nessas compras viram custo.

Agora o outro lado. Um cliente no Lucro Real que compra dessa distribuidora recebe um crédito de ICMS limitado ao percentual do Simples informado na nota. Se ele comprar o mesmo produto de uma distribuidora do regime normal, leva o crédito pela alíquota cheia. Para ele, a mercadoria da distribuidora do Simples sai mais cara, mesmo com preço igual na nota.

É essa soma, custo na compra e crédito menor na venda, que precisa entrar na comparação.

Quando o Simples costuma compensar

• Faturamento baixo, nas primeiras faixas do Anexo I
• Clientes que também estão no Simples, para quem o crédito importa menos
• Venda para consumidor final ou pequeno varejo
• Produtos com ICMS-ST ou monofásicos, que reduzem a guia com a segregação
• Folha de pagamento relevante, porque a contribuição patronal está dentro do DAS

Quando costuma pesar

• Faturamento próximo ou acima do sublimite
• Clientes no Lucro Presumido ou no Lucro Real, que usam crédito
• Margem apertada, em que o imposto sobre a receita come o lucro
• Muitas compras de outros estados, com diferencial de alíquota pago por fora
• Intenção de usar benefício estadual de ICMS, que em geral exige estar fora do Simples

Para quem está nesse segundo grupo, a comparação com os outros regimes está em Lucro Real para distribuidora: quando compensa.

O que a reforma tributária muda para a distribuidora do Simples

A reforma cria dois tributos sobre consumo, a CBS federal e o IBS de estados e municípios, que substituem PIS, COFINS, ICMS e ISS ao longo da transição.

O Simples continua existindo. A novidade é que a lei prevê que a empresa do Simples possa escolher recolher IBS e CBS fora do DAS, pelo regime regular, justamente para transferir crédito integral ao cliente. Isso pode resolver parte do problema da distribuidora que vende para empresas, ao custo de uma apuração mais complexa.

A CBS entra em vigor de forma plena em 2027, e o IBS sobe gradualmente até 2033. É uma decisão que vai precisar ser refeita com números a partir de 2027. Está em Reforma tributária no comércio.

Como decidir

1. Liste os clientes por regime tributário e o peso de cada grupo no faturamento
2. Calcule o DAS com a segregação correta de ST e monofásico
3. Calcule o Lucro Presumido e o Lucro Real com as mesmas vendas e compras, incluindo os créditos
4. Estime o preço que o cliente aceita em cada cenário, considerando o crédito que ele leva
5. Refaça a conta todo ano, antes de janeiro, porque a opção pelo Simples é feita no começo do ano

Perguntas frequentes

Distribuidora de bebidas pode ser Simples?

Depende da bebida. Atacado de bebida alcoólica e de cerveja sem álcool é vedado, salvo quando quem vende é a própria micro ou pequena cervejaria, vinícola ou destilaria. Atacado de refrigerante, água e suco pode.

Distribuidora do Simples pode destacar ICMS na nota?

Ela informa o crédito que o cliente pode aproveitar, limitado ao percentual do ICMS dentro do Simples. Não é o destaque cheio de uma empresa do regime normal.

Quando sou obrigado a sair do Simples?

Ao passar de R$ 4,8 milhões de receita no ano, ou ao exercer atividade vedada. Acima de R$ 3,6 milhões, o ICMS e o ISS saem do DAS, mas a empresa continua no Simples para os tributos federais.

Posso voltar para o Simples depois?

Pode, se cumprir os requisitos. A opção é feita em janeiro e vale para o ano inteiro.

A distribuidora do Simples paga ICMS-ST?

Paga, quando é a responsável pelo recolhimento. O ICMS-ST é recolhido por fora do DAS, com guia própria.

Onde a Ethos entra

Fazemos a comparação entre Simples, Presumido e Real com as vendas e compras reais da distribuidora e revisamos a segregação de ST e monofásico no DAS. Veja como atendemos distribuidoras e comércio, ou compare os estados em Onde abrir uma distribuidora.