Ressarcimento de ICMS-ST: quando você tem direito

O ICMS-ST é calculado sobre uma base presumida, com uma margem que se espera que a cadeia pratique. Quando a realidade não confirma essa presunção, existe direito a recuperar parte do imposto pago antecipadamente.

Muita distribuidora nunca pediu, e o valor acumulado ao longo dos anos costuma ser o maior achado de uma revisão fiscal no comércio.

As situações que geram direito

Venda por valor menor que a base presumida

A situação mais comum.

O imposto foi recolhido supondo que a mercadoria seria vendida ao consumidor final por um valor calculado com a MVA. Se a venda efetiva foi por valor menor, o imposto pago superou o devido.

Isso acontece em promoção, em queima de estoque, em negociação com cliente grande e sempre que o mercado pratica margem menor que a presumida.

Saída para outro estado

Mercadoria com ICMS-ST recolhido no estado de origem que é remetida para outro estado gera direito ao ressarcimento, porque a cadeia presumida não se completou naquele estado.

É situação frequente em distribuidora que compra para o estoque e depois atende cliente de fora.

Perda, roubo ou deterioração

O produto não chegou ao consumidor final, então a operação presumida não aconteceu.

Venda a contribuinte com nova incidência

Conforme o caso e a legislação estadual, quando a saída subsequente gera nova tributação.

Por que quase ninguém pede

Três motivos:

Desconhecimento. Muita empresa não sabe que o direito existe.

Complexidade do procedimento. Ele exige escrituração específica, com o levantamento operação a operação.

Falta de controle. Sem registro do valor recolhido por ST em cada entrada e do valor efetivo de cada venda, não há como calcular.

O terceiro é o obstáculo real. O ressarcimento depende de comparar, item a item, a base presumida com a realizada.

O que é preciso ter

Para pedir, a empresa precisa de:

1. Registro do ICMS-ST pago em cada entrada, por item
2. Registro do valor efetivo de cada saída, por item
3. Controle de estoque que permita identificar a entrada correspondente a cada saída
4. Escrituração fiscal com os registros específicos exigidos pelo estado
5. Documentação das perdas, quando for o caso

O item 3 é o que exige sistema. Sem saber qual entrada corresponde a qual saída, a comparação entre base presumida e realizada não se sustenta.

Como o valor se acumula

Vale dimensionar, porque a percepção é de que se trata de valores pequenos.

Numa distribuidora com mix relevante de produtos sujeitos a ST, vendendo com margem abaixo da MVA presumida em parte dos itens, e com saídas interestaduais recorrentes, o ressarcimento mensal costuma ser um percentual relevante do ICMS-ST pago.

Multiplicado por anos, e considerando o prazo em que o direito pode ser exercido, o valor acumulado com frequência supera o honorário contábil de vários anos.

O procedimento

Ele varia por estado, e o desenho geral costuma envolver:

Escrituração dos registros específicos no SPED Fiscal, com o detalhamento por item.

Apuração do valor a ressarcir, competência a competência.

Pedido formal ao estado, conforme o procedimento local.

Utilização do valor, que pode se dar por compensação com débitos próprios, transferência a fornecedor ou, em alguns casos, restituição em espécie.

Alguns estados permitem o aproveitamento direto na escrituração, outros exigem pedido e homologação prévia. Vale confirmar o procedimento do seu estado antes de começar.

O ressarcimento e o complemento

Existe a outra ponta, que também precisa ser observada.

Se a venda efetiva for por valor maior que a base presumida, alguns estados preveem o recolhimento complementar da diferença.

Isso significa que o controle serve nos dois sentidos: ele identifica o que há a recuperar e o que há a complementar.

Empresa que faz o levantamento apenas quando ele é favorável tem uma posição frágil. O controle correto olha as duas pontas.

Por onde começar

Se a sua empresa nunca pediu:

1. Levante o volume de compras com ICMS-ST retido nos últimos períodos
2. Verifique se o sistema registra o ST por item na entrada
3. Confira se as saídas são rastreáveis à entrada correspondente
4. Estime o valor potencial, comparando margem praticada com MVA presumida em alguns itens de maior giro
5. Confirme o procedimento do seu estado
6. Estruture a escrituração dos registros exigidos
7. Faça o levantamento retroativo, dentro do prazo aplicável

O passo 4 é o teste rápido: se você vende com margem abaixo da MVA presumida em parte relevante do mix, existe ressarcimento a levantar.

O controle que sustenta o pedido

O ressarcimento não se calcula no fim do ano olhando totais. Ele exige registro no momento de cada operação.

Na entrada, o sistema precisa gravar, por item: o valor da mercadoria, a base de cálculo do ST, o ICMS-ST retido e a MVA aplicada.

Na saída, ele precisa gravar: o item vendido, o valor efetivo da venda e o destino da operação.

Na conciliação, ele precisa relacionar cada saída à entrada correspondente, para comparar a base presumida com a realizada.

Esse último passo é o que exige critério de baixa de estoque definido e consistente. Sem ele, não há como dizer qual entrada gerou qual saída.

O trabalho de estruturar isso é o mesmo que sustenta o controle de estoque e a formação de preço. Ou seja, ele se paga por três caminhos ao mesmo tempo.

O que fazer com o valor recuperado

Apurado o ressarcimento, a utilização varia conforme o estado:

Compensação com débitos próprios de ICMS. O caminho mais direto para quem apura ICMS por débito e crédito.

Transferência a fornecedor. Alguns estados permitem transferir o crédito para abater compras futuras.

Restituição em espécie, em situações e estados específicos.

Aproveitamento na escrituração, quando o estado permite o crédito direto.

Para empresa no Simples, a utilização tem contornos próprios, porque ela não apura ICMS por débito e crédito dentro do sublimite.

Vale confirmar o caminho disponível no seu estado antes de iniciar o levantamento, porque ele influencia o valor prático do que será recuperado.

Perguntas frequentes

Por que meu contador nunca falou disso?

Ressarcimento exige levantamento operação a operação, com dados que muitos escritórios não recebem da empresa. Ele não trava nada, então passa despercebido. É o achado mais frequente de uma revisão fiscal no comércio.

O ressarcimento aparece no balanço?

O valor a recuperar é ativo da empresa e aparece no balanço quando reconhecido. Saldo alto e não utilizado é capital parado.

Qual o prazo para pedir?

Segue o prazo geral aplicável à restituição de indébito, contado por competência. Quanto mais tempo passa, mais competências saem do alcance.

Quanto tempo leva o levantamento retroativo?

Depende do volume de itens e de a informação estar disponível no sistema. Empresa com registro de ST por item na entrada resolve em semanas; empresa sem esse registro precisa reconstruir a partir das notas.

Preciso de sistema específico?

Precisa de sistema que registre o ICMS-ST por item na entrada e permita rastrear a saída correspondente. Sem isso, o cálculo não se sustenta.

Perda de mercadoria gera ressarcimento?

Gera, porque a operação presumida não aconteceu. Ela exige documentação da perda e, conforme o caso, o tratamento do crédito correspondente. Está em Quebra de estoque e perda: como registrar.

O estado costuma questionar?

O pedido é analisado, e a documentação e a escrituração são o que o sustentam. Levantamento bem feito e escriturado corretamente é o que reduz o questionamento.

Vale a pena se o volume é pequeno?

O esforço de estruturar o controle se paga a partir de determinado volume. E o controle serve também para a formação de preço, então ele tem valor além do ressarcimento.

Isso vale para PIS e COFINS também?

Não. O regime monofásico de PIS e COFINS não tem base presumida, então não existe ressarcimento por venda abaixo da base. O que existe lá é a segregação da receita, tratada em Monofásico de PIS e COFINS no comércio.

Empresa do Simples tem direito?

O tratamento depende da legislação estadual e da situação. Vale confirmar, porque o entendimento não é uniforme entre os estados.

E se eu vender acima da base presumida?

Alguns estados preveem o recolhimento complementar da diferença. O controle correto observa as duas pontas.

A reforma tributária muda isso?

O modelo do IBS e da CBS não prevê a substituição tributária nos moldes atuais, o que tende a encerrar essa discussão ao longo da transição. Até lá, o direito existe. Está em Reforma tributária no comércio.

Onde a Ethos entra

Levantamos o ressarcimento devido desde as competências ainda no prazo e estruturamos o controle para que ele passe a ser apurado mês a mês. Veja como atendemos distribuidoras e comércio ou fale com a gente.