Contador para médico recém-formado: o que exigir

O primeiro contador do médico costuma ser escolhido às pressas: um colega indicou, o hospital precisava da PJ para a semana seguinte, e o preço parecia razoável. O problema é que esse contador vai cuidar de decisões que definem quanto imposto você paga pelos próximos anos. E muitos médicos só descobrem que a escolha foi ruim quando olham o DAS de um ano inteiro no Anexo V.

Este texto é um checklist do que exigir da contabilidade desde o primeiro plantão, das perguntas a fazer antes de contratar e dos sinais de que algo está errado.

O que a contabilidade precisa entregar na abertura

CNAE certo. O código de atividade define a tributação e as exigências da prefeitura. Para o plantonista, costuma ser o de atividade médica ambulatorial ou de urgência. Está em Qual CNAE usar na PJ do médico.

Natureza jurídica adequada. Para quem fatura sozinho, a SLU costuma ser a mais simples. Está em SLU ou LTDA para médico.

Opção pelo Simples Nacional no prazo. A empresa nova tem um prazo curto para optar. Perder o prazo significa um ano inteiro fora do Simples.

Registro da empresa no CRM, com o diretor técnico. Está em CRM PJ: o registro da empresa médica no conselho.

Pró-labore definido para o Fator R desde o primeiro mês.

Emissor de nota fiscal configurado, com as regras de retenção de cada hospital.

O que a contabilidade precisa entregar todo mês

• DAS calculado com o Fator R certo, no Anexo III
• Folha do pró-labore, com o INSS recolhido
• Orientação sobre as notas de cada hospital, com as retenções
• Registro da distribuição de lucros, com a contabilidade que comprova o lucro
• Resposta rápida quando o hospital pede um documento ou certidão

O que a contabilidade precisa entregar todo ano

• As declarações da empresa, no prazo
• O balanço e a escrituração contábil, que sustentam o lucro distribuído isento
• O informe de rendimentos do pró-labore e dos lucros, para a sua declaração
• A sua declaração de imposto de renda, ou pelo menos os dados certos para ela
• A revisão do regime tributário, antes de janeiro, com a conta do Simples contra o Lucro Presumido
• O acompanhamento das regras de 2026 sobre dividendos, quando o seu faturamento chegar lá

O Fator R é o teste principal

A atividade médica no Simples pode pagar pelo Anexo III, a partir de 6%, ou pelo Anexo V, a partir de 15,5%. A diferença é o Fator R: a folha dos últimos 12 meses, com o pró-labore, precisa ser de pelo menos 28% do faturamento.

Um contador que define o pró-labore em um salário mínimo, sem olhar o faturamento, coloca a sua empresa no Anexo V. É o erro mais caro e mais comum. Está em Seu contador está errando o Fator R e em Fator R do médico: quanto de pró-labore retirar.

Para conferir, pegue o extrato do Simples de um mês qualquer e veja em qual anexo a receita foi tributada.

A residência precisa estar no plano

O recém-formado que vai entrar na residência precisa de um contador que saiba o que fazer com a PJ durante o programa: sem movimento, com as declarações em dia e o registro no CRM mantido. E que não cobre como se a empresa estivesse faturando.

Na Ethos, o médico que entra na residência e não movimenta a PJ não paga mensalidade nesse período. Está em Entrei na residência: o que faço com a PJ.

O preço precisa ser claro

Pergunte, antes de contratar:

1. Qual é a mensalidade, e o que muda quando o faturamento sobe?
2. Há cobrança por folha de pagamento, se você contratar alguém?
3. Há honorário anual extra, como décimo terceiro do contador?
4. Quanto custa a abertura da empresa?
5. Quanto custa a declaração de imposto de renda da pessoa física?
6. O que acontece com a mensalidade se a empresa ficar sem movimento?

Na Ethos, a tabela do médico PJ é aberta: R$ 167 por mês para faturamento até R$ 3 mil, R$ 267 até R$ 7 mil e R$ 397 acima de R$ 7 mil. Mais R$ 40 por folha de pagamento e um honorário anual dividido em 3 parcelas no fim do ano. Com a mensalidade zerada na residência sem movimento.

O atendimento

O médico dá plantão de madrugada, no fim de semana, em cidades diferentes. O contador precisa responder por canais que funcionam nessa rotina, como WhatsApp e e-mail, sem exigir reunião presencial para resolver o dia a dia. A Ethos atende de forma 100% digital.

Os sinais de que algo está errado

• O DAS está no Anexo V e ninguém explicou por quê
• O pró-labore é de um salário mínimo com faturamento alto
• Você nunca recebeu o balanço nem sabe se a contabilidade está completa
• A distribuição de lucros não tem registro
• O hospital pediu uma certidão e a empresa tinha pendência
• O contador demora dias para responder uma dúvida simples
• Ninguém falou das regras de 2026 sobre dividendos

As perguntas técnicas para a primeira conversa

Um bom teste é fazer ao contador algumas perguntas que só quem conhece a atividade médica responde bem:

1. Qual pró-labore você recomenda para o meu faturamento, e por quê? A resposta precisa falar em Fator R e em 28%.
2. Em qual anexo a minha empresa vai ser tributada? A resposta certa é Anexo III, com o Fator R.
3. O que acontece com a empresa se eu entrar na residência? A resposta precisa falar em empresa sem movimento, obrigações mantidas e custo reduzido.
4. Como os hospitais tratam a nota da PJ? A resposta precisa falar em retenções e no cadastro de fornecedor.
5. O que muda para mim com as regras de dividendos de 2026? A resposta precisa falar na retenção de 10% acima de R$ 50 mil por mês e no IR mínimo acima de R$ 600 mil por ano.
6. Preciso registrar a empresa no CRM? A resposta precisa ser sim, com diretor técnico.

Um contador que hesita nessas respostas pode ser ótimo para outros negócios, mas talvez não seja o melhor para a sua PJ médica.

O custo do contador barato

A diferença entre o Anexo III e o Anexo V, para um médico com faturamento médio, pode passar de mil reais por mês. Uma mensalidade mais baixa não compensa um Fator R errado. Na hora de comparar propostas, some a mensalidade e o imposto que cada contador vai fazer você pagar.

Trocar de contador

Se você já tem PJ e reconheceu algum desses sinais, a troca é mais simples do que parece. O novo contador pede ao antigo os documentos, e a empresa continua funcionando. Está em Como trocar de contador sendo médico PJ e em O que pedir ao contador antigo.

Perguntas frequentes

Quanto custa um contador para médico?

Varia muito. Na Ethos, a tabela do médico PJ vai de R$ 167 a R$ 397 por mês, conforme o faturamento.

O contador precisa ser da minha cidade?

Não. A contabilidade é feita de forma digital, e as obrigações são as mesmas. O que importa é conhecer a atividade médica e as regras do município da sede.

Como sei se o meu contador está errando o Fator R?

Veja no extrato do Simples em qual anexo a receita foi tributada. Se for Anexo V, pergunte por quê.

O contador cuida da minha declaração de imposto de renda?

Depende do contrato. Pergunte antes de contratar.

Quando devo contratar o contador?

Antes do primeiro plantão pela PJ, de preferência junto com a inscrição no CRM. A abertura leva algumas semanas, e o Fator R começa a contar no primeiro mês.

O contador pode abrir a empresa por mim?

Pode, e é o mais comum. Ele cuida da Junta Comercial, da Receita, da prefeitura, da opção pelo Simples e do registro da empresa no CRM, e você assina o que for preciso.

Posso trocar de contador no meio do ano?

Pode. A troca não interrompe as obrigações da empresa, e o novo contador assume a partir do mês combinado.

Onde a Ethos entra

Entregamos tudo o que está neste checklist, com preço aberto e atendimento digital, desde o primeiro plantão. Veja como atendemos médicos PJ e baixe o Guia do médico recém-formado. Se você está na região de Rio Preto, veja a contabilidade para médicos em São José do Rio Preto.