Como saber se o seu contador está errando o Fator R

Médico no Anexo V pagando quase o dobro do necessário é mais comum do que parece. Nem sempre é erro de cálculo: às vezes ninguém fez a conta, e a empresa foi ficando no anexo caro porque nunca houve pró-labore suficiente.

Dá para conferir sozinho, com a guia deste mês e o extrato da folha. São três checagens.

Primeiro, o que é o Fator R

O Fator R é a divisão entre a folha de pagamento dos últimos doze meses e o faturamento dos últimos doze meses.

Fator R = folha dos últimos 12 meses / faturamento dos últimos 12 meses

Se o resultado é 28% ou mais, o serviço médico é tributado pelo Anexo III, que começa em 6%. Se é menos que 28%, cai no Anexo V, que começa perto de 15,5%.

Entram na folha o pró-labore dos sócios com o INSS correspondente, os salários e os encargos. Não entra pagamento a autônomo por RPA nem nota de outra pessoa jurídica.

Checagem 1: qual anexo está na sua guia

O extrato do PGDAS mostra em qual anexo a receita foi classificada. Se está no Anexo V e você tem pró-labore relevante, algo não fecha.

Um sinal rápido: alíquota efetiva na casa dos 15% ou acima para faturamento baixo indica Anexo V. Alíquota perto de 6% a 8% indica Anexo III.

Checagem 2: faça a divisão

Some o que saiu de pró-labore e folha nos últimos doze meses. Some o que a empresa faturou no mesmo período. Divida o primeiro pelo segundo.

Se der 28% ou mais e a sua guia está no Anexo V, existe erro. Se der abaixo de 28%, a classificação está certa, e a pergunta passa a ser outra: valeria a pena aumentar o pró-labore?

Use a calculadora de Fator R para não fazer a conta na mão. Ela mostra o índice atual e quanto falta de folha para virar o anexo.

Checagem 3: veja se alguém já simulou isso com você

Essa é a mais reveladora. Pergunte ao seu contador quanto de pró-labore fecharia o Fator R e quanto isso economizaria por ano.

A resposta esperada é um número, com a conta do INSS descontada. Se a resposta for genérica, provavelmente ninguém simulou.

O detalhe que engana até quem faz a conta

Comparar o Fator R com 28% parece trivial e não é, quando a conta é feita em planilha ou sistema. Valores que deveriam dar exatamente 28% às vezes retornam 27,999 por arredondamento, e a empresa cai no Anexo V tendo exatamente o índice necessário.

Se o seu Fator R está bem em cima dos 28%, vale conferir com margem. É a diferença entre 6% e 15,5% de alíquota inicial.

Onde achar cada número

As três checagens ficam mais rápidas se você souber onde procurar.

O extrato do PGDAS. É gerado no portal do Simples Nacional, competência a competência. Ele mostra a receita declarada, o anexo aplicado, a alíquota efetiva e as retenções consideradas. É o documento mais importante dessa conferência.

O relatório de folha. Traz o pró-labore lançado e os salários. Some doze meses.

As notas emitidas. Ficam no portal da prefeitura. Some doze meses de faturamento.

O informe de rendimentos. Confirma quanto de pró-labore foi efetivamente pago a você no ano.

Se você não tem acesso a nenhum desses, esse já é um resultado da conferência. Empresário sem acesso ao próprio portal depende inteiramente de terceiro para saber o que está pagando.

Um exemplo de quanto está em jogo

Um médico que fatura 20 mil por mês, 240 mil no ano, sem pró-labore relevante, é tributado pelo Anexo V.

O mesmo médico, com pró-labore de cerca de 5.600 por mês, atinge os 28% e passa ao Anexo III.

O custo de fazer isso é o INSS de 11% sobre o pró-labore, limitado ao teto, mais o imposto de renda na fonte conforme a tabela. A economia é a diferença entre as duas alíquotas efetivas aplicada a 240 mil de faturamento anual.

Na maior parte das faixas, essa diferença é grande o bastante para o saldo ficar claramente positivo. E o INSS não é dinheiro jogado fora: ele constrói a sua contribuição previdenciária, assunto de Médico PJ e aposentadoria: como fica o INSS.

Quando o Anexo V está certo mesmo

Nem sempre migrar compensa. O pró-labore custa INSS, e em faturamento baixo o custo da folha pode superar a economia de imposto.

A conta correta é: economia anual de imposto menos custo anual adicional de INSS. Se o saldo for negativo, ficar no Anexo V é a decisão certa. O que não pode é ninguém ter feito essa conta.

O que fazer se você achou o erro

Se o anexo está classificado errado, existe caminho de retificação das declarações e de recuperação do que foi pago a mais, respeitado o prazo legal. Isso precisa ser levantado competência a competência.

Se só faltou pró-labore, o ajuste é para frente. O Fator R olha doze meses, então o índice sobe aos poucos. Começar em janeiro é diferente de começar em novembro. O valor exato sai em Fator R do médico: quanto de pró-labore retirar.

Outros sinais de conta mal feita

• Retenção sofrida na nota do hospital que não aparece abatida no DAS
• Pró-labore lançado em valor fixo simbólico, sem relação com o faturamento
• Guia que chega sempre no vencimento, sem tempo de conferir nada
• Nenhum aviso sobre a mudança na tributação de lucros que passou a valer em 2026

Se mais de um item da lista bate, veja Como trocar de contador sendo médico PJ.

O que fazer com o resultado da conferência

Depois das três checagens, você cai em um de três cenários.

Está tudo certo e o Anexo III se aplica. Ótimo. Refaça a conferência a cada seis meses, porque o índice se move com faturamento e folha.

Está no Anexo V e o índice justifica. Também pode estar certo. A pergunta que fica é se compensa aumentar o pró-labore, e essa conta precisa ser feita com números, não com opinião.

Está no Anexo V e o índice já dava para o Anexo III. Aqui existe erro, e ele custa dinheiro em cada competência. O caminho é levantar desde quando isso acontece, verificar se cabe retificação e corrigir a apuração dali para frente.

Em qualquer um dos três, vale pedir a simulação por escrito ao seu contador, com o valor do pró-labore necessário e a economia anual estimada. Se essa simulação nunca foi feita, é o momento de pedir. Se ela for recusada ou vier sem números, é informação suficiente para considerar a troca, cujo roteiro está em Como trocar de contador sendo médico PJ.

Perguntas frequentes

O Fator R é mensal?

O cálculo é feito a cada competência, mas sempre olhando os doze meses anteriores. Por isso ele muda devagar.

Pró-labore de dezembro conta em janeiro?

Conta, porque a janela é móvel: cada mês olha os doze anteriores.

Distribuição de lucro entra na folha?

Não. Só entra o que é remuneração com incidência previdenciária, como pró-labore e salário.

Vale contratar alguém só para subir o Fator R?

Só se a contratação fizer sentido para a empresa. Contratar sem necessidade para economizar imposto costuma custar mais que a economia. Dimensione na calculadora do custo de um funcionário.

Meu contador disse que médico é sempre Anexo V. Está certo?

Não. O serviço médico parte do Anexo V e migra para o Anexo III quando o Fator R alcança 28%. Quem afirma que a migração não existe para médico está enganado.

Consigo recuperar o que paguei a mais?

Se houve erro de classificação, existe caminho de retificação das declarações e de recuperação, respeitado o prazo legal. Se apenas faltou pró-labore, não há o que recuperar: o ajuste vale para frente.

Quanto tempo leva para o índice subir?

Depende de quanto falta. Como a janela olha os últimos doze meses, cada mês de pró-labore novo entra e o mês mais antigo sai. Quem está perto dos 28% vira em poucos meses. Quem está longe leva mais.

O que eu levo para uma segunda opinião?

Doze extratos do PGDAS, doze meses de folha e as notas do período. Com isso qualquer contador refaz a conta em pouco tempo.

Onde a Ethos entra

Refazemos essa conta todo mês, não uma vez por ano, e avisamos quando falta pouco para virar o anexo. Veja como atendemos médicos PJ ou fale com a gente.