O que pedir ao contador antigo antes de sair

Sair de um escritório sem levar a documentação é o que transforma uma troca simples em meses de retrabalho. A empresa é sua e os documentos também, mas quem não pede lista fechada acaba descobrindo o que faltou seis meses depois, quando aparece uma cobrança.

Peça tudo por escrito, com prazo combinado, antes de encerrar o contrato.

Documentos societários

• Contrato social e todas as alterações
• Comprovante de inscrição no CNPJ
• Inscrição municipal e alvará de funcionamento
• Registro da pessoa jurídica no CRM

São os documentos que provam que a empresa existe e o que ela pode fazer. Sem eles, qualquer alteração futura trava.

Documentos fiscais

• Declarações do Simples entregues, com os recibos
• Extratos do PGDAS de cada competência
• Guias DAS pagas, com comprovante
• Notas fiscais emitidas
• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais dos anos anteriores

Os extratos do PGDAS são o item mais importante da lista para médico. É neles que se vê em qual anexo cada competência foi classificada, e é a partir deles que se descobre se o Fator R foi aplicado.

Documentos contábeis

• Balanço patrimonial e demonstração de resultado dos últimos exercícios
• Livro diário e livro razão
• Balancetes mensais

O balanço não é papel de arquivo morto. Ele é o que autoriza a distribuição de lucro sem retenção, e sem ele o valor retirado pode ser tratado como pró-labore, com incidência previdenciária.

Folha de pagamento

• Recibos de pró-labore
• Guias de INSS recolhidas
• Folha dos funcionários, se houver
• Eventos enviados ao eSocial

Essa parte vale duas vezes para quem é médico: além da obrigação trabalhista, é a base do cálculo do Fator R. Se a folha dos últimos doze meses não migrar completa, o escritório novo calcula o índice errado e você pode voltar para o Anexo V sem motivo.

Acessos e senhas

• Certificado digital, que precisa estar no seu controle
• Senha da prefeitura para emissão de nota
• Código de acesso do Simples Nacional
• Procuração eletrônica no e-CAC, que precisa ser revogada e concedida ao novo escritório

Enquanto a procuração antiga estiver ativa, o escritório anterior continua enxergando a sua empresa no e-CAC. Revogar faz parte do encerramento.

O modelo de solicitação

Pedir por escrito muda o tom da conversa e cria registro. Um e-mail curto resolve:

Prezados, comunico o encerramento da prestação de serviços a partir da competência [mês/ano]. Solicito a entrega da documentação da empresa, conforme a lista em anexo, e a emissão do Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica. Peço também o relatório da situação fiscal, indicando débitos em aberto e parcelamentos em andamento. Solicito ainda a revogação da procuração eletrônica no e-CAC após a conclusão da entrega.

Anexe a lista deste texto. Combine uma data. Confirme o recebimento item a item, e não no atacado.

Como conferir o que você recebeu

Receber uma pasta cheia não significa ter recebido tudo. A conferência que funciona:

1. Conte as competências. Doze meses de PGDAS por ano, doze de folha, e as declarações anuais de cada exercício.
2. Abra os arquivos. Recibo de entrega sem o arquivo da declaração serve pouco.
3. Cruze nota com guia. Pegue três meses aleatórios e confira se o faturamento das notas bate com a receita declarada no PGDAS.
4. Confira o anexo aplicado. É o item mais importante para médico, e é onde aparece o erro de Fator R.
5. Teste os acessos. Entre no portal da prefeitura e no do Simples com as senhas recebidas, antes de encerrar a relação.

O passo 5 é o que mais gente pula, e é o que trava a operação no primeiro mês.

O documento que fecha a conta

Peça um relatório da situação fiscal, dizendo se existe débito federal, estadual ou municipal em aberto e se há parcelamento em andamento.

Esse relatório é o que evita a pior surpresa da troca: descobrir depois que existe competência sem recolhimento. Dívida de período anterior continua sendo da empresa, independentemente de quem era o contador na época.

O termo de transferência

O Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica é emitido pelo contador e define a partir de qual competência a responsabilidade passa para o profissional novo. Ele existe justamente para o caso de aparecer autuação de período antigo.

Sem esse termo, a divisão de responsabilidade fica no boca a boca.

E se o escritório antigo travar a entrega

A documentação da empresa pertence à empresa. Reter documento por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata esse tipo de conflito.

Na prática, o que reduz atrito é simples: comunicar com antecedência razoável, quitar o que estiver em aberto e mandar a lista por escrito com prazo. Registro de solicitação por e-mail ajuda se a conversa piorar.

O que fazer com tudo isso depois

Documentação recebida e não organizada volta a ser problema no ano seguinte. Um arranjo que funciona:

Uma pasta por ano. Dentro dela, subpastas para fiscal, contábil, folha e societário.

Nomes com data no começo. Arquivo chamado `2025-03-pgdas.pdf` ordena sozinho. Arquivo chamado `documento final versão 2` não.

Uma pasta de acessos. Certificado digital, códigos e senhas, guardados em gerenciador de senhas e não em bloco de notas.

Uma cópia fora do computador. Serviço de nuvem ou disco externo, porque perder a memória fiscal da empresa é o tipo de problema que não se resolve com dinheiro.

O escritório novo vai pedir boa parte disso na entrada, e o resto você vai precisar em algum momento: financiamento, contrato com hospital novo, fiscalização ou venda da participação.

Perguntas frequentes

Por quanto tempo preciso guardar isso?

Documento fiscal e trabalhista tem prazo de guarda longo, e alguns itens são exigidos por mais tempo que outros. Na dúvida, guarde tudo em arquivo digital organizado por ano.

O contador pode cobrar para entregar?

O que ele pode cobrar é o serviço prestado. A entrega dos documentos da empresa faz parte do encerramento da relação.

Recebi tudo em papel. Preciso digitalizar?

Vale muito a pena. Além da segurança, o escritório novo trabalha mais rápido com arquivo digital, e você deixa de depender de caixa em armário.

O que eu faço se descobrir um erro no que recebi?

Levante a competência afetada e veja se ainda cabe retificação. É exatamente o tipo de coisa que aparece nos extratos do PGDAS, como mostramos em Como saber se o seu contador está errando o Fator R.

Preciso pedir isso antes ou depois de contratar o novo escritório?

Depois de contratar e antes de encerrar. Assim existe alguém do outro lado para receber e conferir, e você não fica sem responsável no meio do caminho.

O escritório antigo precisa entregar em formato digital?

Não existe formato obrigatório, mas arquivo digital é o que o escritório novo consegue usar de imediato. Vale pedir explicitamente.

E se o meu contador simplesmente parar de responder?

Registre as solicitações por escrito e guarde os comprovantes de envio. Boa parte da documentação fiscal é recuperável pelos portais oficiais com a procuração eletrônica, então nem tudo depende dele. O que não é recuperável é a escrituração contábil.

Preciso da mesma lista se eu for baixar a empresa?

Precisa, e com mais motivo. A baixa exige a empresa regular, com declarações entregues e sem débito, o que só dá para confirmar com a documentação na mão.

Preciso de tudo isso mesmo se a empresa é nova?

Se ela tem poucos meses, a lista fica curta naturalmente. O que não muda é a lógica: você precisa de tudo que existe, e principalmente dos acessos e do relatório de situação fiscal.

O que é mais crítico se eu tiver que escolher?

Três coisas: o certificado digital sob o seu controle, os extratos do PGDAS de todas as competências e a folha dos últimos doze meses. Sem o primeiro a empresa para, e sem os outros dois o Fator R sai errado no escritório novo.

E se o escritório antigo entregar tudo desorganizado?

É comum. A conferência por competência resolve, porque ela mostra o que falta antes de você encerrar a relação. Organizar depois é trabalho seu, e vale fazer logo.

Quanto tempo devo guardar tudo isso?

Documento fiscal e trabalhista tem prazo de guarda longo, e alguns itens são exigidos por mais tempo que outros. O caminho seguro é manter arquivo digital organizado por ano, indefinidamente, porque o custo de guardar é baixo.

Onde a Ethos entra

Levantamos a situação fiscal antes de assumir, para você saber exatamente o que está herdando. O passo a passo completo está em Como trocar de contador sendo médico PJ. Veja como atendemos médicos PJ ou fale com a gente.