Fator R do médico: quanto de pró-labore retirar

A regra é direta: a folha de pagamento dos últimos doze meses precisa ser 28% do faturamento dos últimos doze meses. Chegando lá, o serviço médico sai do Anexo V, que começa perto de 15,5%, e passa para o Anexo III, que começa em 6%.

O que não é direto é decidir quanto retirar, porque o pró-labore custa INSS. Este texto mostra como achar o valor e como saber se ele compensa.

A conta do valor necessário

O ponto de partida é simples:

pró-labore anual necessário = faturamento dos últimos 12 meses x 0,28

Divida por doze e você tem o valor mensal aproximado. Um médico que fatura 30 mil por mês, ou 360 mil no ano, precisa de cerca de 100 mil de folha no ano, o que dá algo perto de 8.400 por mês.

Esse é o valor bruto do pró-labore, e é ele que entra na conta do Fator R.

Faça com os seus números na calculadora de Fator R. Ela mostra o índice atual, quanto falta e se o resultado compensa.

O custo de chegar lá

Sobre o pró-labore incide INSS de 11%, limitado ao teto do salário de contribuição. Há também imposto de renda na fonte, conforme a tabela mensal.

O INSS não é dinheiro perdido: ele é a sua contribuição previdenciária. Mas na comparação entre anexos ele entra como custo, porque é o que você passa a desembolsar para conseguir a alíquota menor.

A comparação que decide

Coloque os dois cenários lado a lado, sempre em base anual:

Cenário A, Anexo V: imposto sobre o faturamento com alíquota do Anexo V, pró-labore baixo, INSS baixo.

Cenário B, Anexo III: imposto sobre o faturamento com alíquota do Anexo III, pró-labore no valor necessário, INSS correspondente.

Se a economia de imposto do cenário B for maior que o INSS adicional, migrar compensa. Na maior parte das faixas de faturamento de médico, compensa com folga, porque a diferença entre 15,5% e 6% de alíquota inicial é grande.

Onde costuma não compensar: faturamento baixo, em que a folha necessária fica pequena mas o custo relativo do INSS pesa mais, e situações em que o médico já tem pró-labore alto por outro motivo.

Três faixas de faturamento, três respostas

Vale ver como o valor necessário muda conforme o volume de plantão.

10 mil por mês, 120 mil no ano. A folha necessária fica em torno de 33.600 no ano, algo perto de 2.800 por mês. É um pró-labore modesto, com INSS proporcionalmente baixo, e a economia de anexo já costuma superá-lo.

20 mil por mês, 240 mil no ano. A folha necessária sobe para cerca de 67.200 no ano, perto de 5.600 por mês. Aqui o INSS já é relevante, e o imposto de renda na fonte começa a aparecer.

35 mil por mês, 420 mil no ano. A folha necessária chega a cerca de 117.600 no ano, quase 9.800 por mês. Nessa faixa o pró-labore ultrapassa o teto do INSS em vários meses, o que na prática limita o crescimento da contribuição e muda a conta a seu favor.

Esse último ponto é interessante e pouco comentado: como o INSS do contribuinte individual é limitado ao teto, o custo previdenciário de aumentar o pró-labore para de crescer a partir de certo valor, enquanto a economia de anexo continua proporcional ao faturamento.

Rode a sua faixa na calculadora de Fator R.

Quando faz mais sentido contratar do que aumentar o pró-labore

Se a empresa precisa de alguém, contratar resolve duas coisas ao mesmo tempo: a necessidade operacional e a folha do Fator R.

O ponto de atenção é que o custo cheio de um funcionário não é o salário. Ele inclui encargos, FGTS e as provisões de férias e décimo terceiro. Nos anexos III e V do Simples, a contribuição previdenciária patronal já está dentro do DAS, o que reduz o multiplicador em comparação com empresa fora do Simples.

Dimensione na calculadora do custo de um funcionário antes de decidir.

A ordem correta continua sendo: contrate se a empresa precisa. Se não precisa, o caminho é pró-labore.

O tempo importa mais que o valor

O Fator R olha os últimos doze meses, então o índice se move devagar. Quem começa a fazer pró-labore em janeiro chega aos 28% muito antes de quem começa em outubro.

Isso tem uma consequência prática desconfortável: adiar a decisão custa dinheiro em cada competência que passa. Quem descobre a regra no fim do primeiro ano já pagou doze guias no anexo caro.

O detalhe que engana quem faz a conta em planilha

Comparar o Fator R com 28% parece trivial. Em planilha e em sistema, valores que deveriam dar exatamente 28% às vezes retornam 27,999 por causa de arredondamento, e a empresa cai no Anexo V tendo exatamente o índice necessário.

Se o seu índice está em cima dos 28%, trabalhe com uma folga pequena em vez de mirar o valor exato.

O que entra e o que não entra na folha

Entra:

• Pró-labore dos sócios, com o INSS correspondente
• Salários de funcionários registrados
• Encargos e o FGTS da folha
• Décimo terceiro

Não entra:

• Distribuição de lucro
• Pagamento a autônomo por RPA
• Nota fiscal de outra pessoa jurídica
• Retirada informal sem lançamento

O item que mais gera engano é o RPA. Pagar um colega por recibo de autônomo não sobe o seu Fator R.

Contratar sobe o Fator R?

Sobe, porque salário entra na folha. Mas contratar alguém que a empresa não precisa custa mais que a economia de imposto, entre salário, encargos e provisões.

A ordem certa é: se a contratação faz sentido para o negócio, ela ainda melhora o seu enquadramento. Se não faz, o caminho é pró-labore.

Para dimensionar, use a calculadora do custo de um funcionário.

O erro de ajustar só em dezembro

Existe um hábito comum e caro: chegar em dezembro, perceber que o Fator R não fechou e fazer um pró-labore alto de uma vez para corrigir o índice.

Isso funciona pior do que parece, por três motivos.

O IRRF é mensal e progressivo. Concentrar a retirada num mês só joga o valor para as faixas superiores da tabela, e o imposto de renda pago é maior do que seria se o mesmo total fosse distribuído em doze meses.

O índice sobe e desce. Como a janela olha os últimos doze meses, o pico de dezembro entra e sai. Em janeiro do ano seguinte ele ainda conta, mas ele vai saindo mês a mês, e o índice cai de novo se não houver continuidade.

As competências passadas já foram apuradas. O anexo é aplicado a cada competência. Corrigir o índice em dezembro não devolve o que foi pago a mais de janeiro a novembro.

O caminho que funciona é o oposto: definir o valor no começo do ano, pagar todo mês e revisar quando o faturamento mudar de patamar.

Perguntas frequentes

Posso concentrar o pró-labore em poucos meses?

Pode, e o Fator R olha o acumulado. Mas concentrar gera pico de imposto de renda na fonte em alguns meses, o que costuma sair mais caro que distribuir.

O décimo terceiro do pró-labore conta?

Conta como folha do período em que é pago.

Se eu passar dos 28% posso reduzir depois?

Pode, mas cuidado: como a janela é móvel, reduzir faz o índice cair meses depois, e a empresa volta ao Anexo V sem aviso.

Quanto isso economiza por ano?

Depende do faturamento. A calculadora de Fator R mostra o valor no seu caso, já descontando o custo do INSS.

O que acontece se o meu faturamento subir muito de repente?

O índice cai, porque o denominador cresce e a folha não. Quem pega mais plantão e não ajusta o pró-labore pode sair do Anexo III sem perceber. Vale reconferir sempre que o volume mudar bastante, situação comum em Médico que atende em vários hospitais.

E se eu tiver mais de uma empresa?

O Fator R é calculado por empresa. Cada CNPJ tem a própria folha e o próprio faturamento.

Pró-labore de sócio que não trabalha conta?

Não. Sócio que não trabalha na empresa recebe lucro, e lucro não compõe a folha.

Como eu acompanho isso todo mês sem depender de ninguém?

O extrato do PGDAS mostra o anexo aplicado em cada competência, e o relatório de folha mostra o pró-labore lançado. Com os dois, a conta se refaz em minutos. O roteiro completo está em Como saber se o seu contador está errando o Fator R.

Onde a Ethos entra

Refazemos essa conta todo mês e avisamos quando falta pouco para virar o anexo, em vez de conferir uma vez por ano. Veja como atendemos médicos PJ ou fale com a gente.