Quanto custa abrir uma agência

A abertura em si é a menor parte da conta. O que decide se a agência fecha o mês é o custo fixo que começa junto com o CNPJ e cresce com a equipe.

Vale separar o que se paga uma vez do que passa a ser recorrente, e enxergar desde já os itens que agência costuma esquecer no primeiro orçamento: ferramentas, freelancer e o imposto sobre um faturamento que inclui repasse de mídia.

O que se paga uma vez

Taxas de registro

Junta Comercial, cadastro federal e prefeitura. Os valores mudam de estado para estado e de cidade para cidade, e é por isso que nenhum escritório sério dá número fechado sem saber onde a empresa será aberta.

A parte federal é a mais barata. A municipal é a que mais varia.

Honorário de abertura

O trabalho de redigir o contrato social, registrar e enquadrar no regime. Cobrado à parte da mensalidade.

Para agência, esse trabalho inclui uma decisão de maior peso que a média: qual CNAE declarar, porque ele define o anexo do Simples. Está em CNAE de agência de publicidade: qual usar.

Certificado digital

Obrigatório para as obrigações fiscais e para a emissão de nota em boa parte dos municípios.

Contrato social bem-feito, quando há sócios

Agência costuma nascer entre dois sócios com perfis complementares. O contrato que define divisão de lucro, decisões e saída custa algumas centenas na abertura e evita a discussão que desfaz sociedade no terceiro ano.

O custo fixo que começa junto

Honorário contábil mensal. Agência dá mais trabalho que a média quando tem equipe, freelancer e repasse de mídia.

Imposto sobre o faturamento. A alíquota depende da faixa e do anexo. A conta sai na calculadora do Simples Nacional.

Pró-labore e a contribuição previdenciária sobre ele. Não é opcional para quem trabalha na própria empresa, e na agência ele tem um segundo papel: compõe a folha do Fator R. Está em Pró-labore de sócio de agência.

Ferramentas. É o custo que agência mais subestima. Plataforma de gestão, banco de imagens, ferramenta de agendamento, ferramenta de análise, licenças de criação. Somadas, viram uma linha relevante do orçamento mensal, e quase todas são cobradas em dólar.

Conta bancária empresarial.

O que agência esquece no orçamento

O imposto sobre o repasse de mídia

O maior de todos, e o menos previsto.

Comprando mídia no próprio CNPJ e sendo reembolsada, a agência registra aquele valor como receita e paga imposto sobre ele. O dinheiro passou e foi embora, e o imposto ficou.

Pior: esse valor infla o faturamento e empurra a agência para faixas mais altas do Simples, encarecendo também o imposto sobre a receita própria.

Está em Repasse de mídia entra no faturamento?, e resolver isso é decisão de estrutura, não de fechamento.

O custo do freelancer

Agência trabalha com demanda variável e resolve com freelancer. O custo aparece no mês em que a demanda existe, e ele precisa estar no preço do projeto.

O cuidado é de formalização: contratação recorrente, com horário e subordinação, cria as condições que caracterizam vínculo. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

A primeira contratação CLT

Quando chega, ela custa bem mais que o salário. FGTS, provisões de férias e décimo terceiro, e o que a convenção coletiva exigir.

E existe um retorno que quase nunca entra na conta: a contratação melhora o Fator R e pode derrubar o anexo. Está em Contratar o primeiro CLT na agência, e a conta sai na calculadora de custo de funcionário.

A sazonalidade

Agência tem mês forte e mês fraco, e o custo fixo não acompanha. O caixa precisa atravessar o mês em que dois clientes saem juntos.

Uma estimativa honesta

Não existe valor único, e quem publica um está chutando. O que dá para dizer com precisão é a composição:

1. Taxas de registro, conforme o estado e a cidade
2. Honorário de abertura
3. Certificado digital
4. Contrato social, quando há sócios
5. Honorário contábil mensal, a partir do primeiro mês
6. Imposto sobre o faturamento, a partir da primeira nota
7. Ferramentas, a partir do primeiro dia
8. Pró-labore e a contribuição sobre ele

Os itens 1 a 4 são de abertura. Os demais são permanentes, e é a soma deles que define o faturamento mínimo para a agência se sustentar.

A estimativa da parte inicial sai na calculadora de custo para abrir empresa.

O ponto de equilíbrio

A conta que vale fazer antes de abrir.

Some o custo fixo mensal: honorário contábil, ferramentas, pró-labore com a contribuição, e o custo de qualquer pessoa já contratada. Divida pelo percentual que sobra depois do imposto e do custo direto de entrega.

O resultado é quanto a agência precisa faturar para não dar prejuízo.

Duas coisas que essa conta revela:

O peso das ferramentas. Em agência pequena, elas costumam representar mais que o honorário contábil.

O efeito do anexo. Estar no Anexo V em vez do III muda o percentual que sobra, e pode significar vários milhares de reais de faturamento adicional necessário por mês. Está em Anexo III ou V para agência: a diferença na conta.

O primeiro ano em três fases

O custo não é linear, e saber disso ajuda a dimensionar a reserva.

Meses 1 a 3. Custo de abertura mais o fixo começando. O faturamento ainda é baixo e o imposto acompanha. É a fase de menor pressão em valor absoluto e a de maior pressão relativa, porque a receita ainda não existe.

Meses 4 a 8. O faturamento cresce e o imposto acompanha. Aparecem os custos de crescimento: mais ferramentas, primeiro freelancer recorrente, e a necessidade de organizar processo.

Meses 9 a 12. A pergunta da contratação aparece, e com ela a conta do Fator R. É quando a decisão de estrutura tomada na abertura mostra o resultado.

A reserva que faz diferença é a da primeira fase. Empresa aberta gera obrigação mensal desde o primeiro dia, faturando ou não.

O erro de subdimensionar o pró-labore

Um ponto que atrapalha no primeiro ano.

Sócio que registra o mínimo possível para economizar acha que está protegendo o caixa. Na prática, ele está mantendo a folha baixa, o Fator R no chão e o anexo caro.

A conta que vale fazer já no primeiro semestre: quanto de pró-labore atinge os 28%, e quanto isso economiza de imposto sobre todo o faturamento.

Para boa parte das agências, a economia supera o custo da contribuição sobre o valor adicional. Está em Pró-labore de sócio de agência.

Perguntas frequentes

Quanto custa abrir uma agência?

O registro varia por estado e cidade. Some honorário de abertura, certificado digital e, havendo sócios, o contrato social.

Preciso de escritório físico?

Depende do município e da atividade. Trabalho remoto costuma admitir endereço residencial, e a regra é local.

Posso começar como MEI?

Depende da ocupação, e boa parte das atividades de marketing ficou fora da lista. Está em Social media pode ser MEI?.

Quanto preciso faturar para me sustentar?

Some o custo fixo e divida pelo que sobra depois do imposto e do custo de entrega. É o ponto de equilíbrio.

O honorário contábil de agência é mais caro?

Costuma ser quando há equipe, freelancer e repasse de mídia, porque o trabalho mensal aumenta.

Preciso pagar contador em mês sem faturamento?

Precisa. A obrigação acessória existe faturando ou não, e a falta de entrega gera multa mesmo com receita zero.

Ferramentas entram como despesa?

Entram, e vale registrar todas. Além do controle, elas ganharão relevância com o crédito amplo do novo modelo tributário. Está em Reforma tributária na agência: o que muda.

Devo abrir antes de ter cliente?

Normalmente não. A empresa gera obrigação mensal e custo fixo desde o primeiro dia.

Quanto custa o certificado digital?

Depende do tipo e da validade. É o item mais previsível da lista.

Tem custo para encerrar se não der certo?

Tem, e ele é maior que o de abrir, porque exige regularidade fiscal e baixa nos três níveis.

Vale abrir com sócio para dividir custo?

Divide custo e cria a necessidade de um contrato social bem-feito. Está em Contrato de agência: o que precisa ter.

Como coloco esses custos no preço?

Pelo fee, com hora de equipe, imposto e margem embutidos. Está em Precificar fee mensal de agência.

Onde a Ethos entra

Montamos o orçamento da agência com o repasse de mídia estruturado desde o começo, porque ele é o item que mais infla faturamento e imposto sem trazer receita. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.