Como abrir uma software house

Software house é a empresa que desenvolve software sob encomenda para outras empresas: sistemas internos, aplicativos, plataformas, integrações. Muitas nascem de um dev que começou como PJ, ganhou clientes demais para atender sozinho e passou a contratar.

A passagem de dev PJ para software house muda muita coisa: a empresa passa a ter equipe, contratos com vários clientes, propriedade de código, folha de pagamento e decisões tributárias bem mais relevantes. Este texto mostra o caminho para abrir, ou para transformar a sua PJ em software house, sem os erros mais caros.

O que muda em relação ao dev PJ

Equipe. A software house tem gente trabalhando, com CLT, PJ ou estágio. Isso traz folha, encargos e risco trabalhista.

Vários clientes e projetos. Com prazos, escopos e formas de cobrança diferentes.

Contrato com cliente. Mais complexo, com escopo, entregas, aceite, garantia, manutenção e propriedade intelectual.

Imposto. A folha passa a ajudar no Fator R, mas o faturamento maior leva a faixas mais altas e a comparar regimes.

O CNAE certo

A atividade de desenvolvimento de software tem códigos diferentes conforme o tipo de produto:

• Desenvolvimento de programas de computador sob encomenda, o típico da software house que desenvolve para um cliente específico
• Desenvolvimento e licenciamento de programas customizáveis, para quem vende um sistema adaptado a cada cliente
• Desenvolvimento e licenciamento de programas não customizáveis, para quem vende um produto pronto, como um SaaS
• Consultoria em tecnologia da informação
• Suporte técnico e manutenção

A empresa pode ter vários códigos, com um principal. O código define o anexo do Simples, o Fator R e o item da lista do ISS. Está em CNAE para desenvolvedor de software.

O ISS do software

O Supremo Tribunal Federal decidiu, em 2021, que o licenciamento e a cessão de uso de software, inclusive o padronizado, estão sujeitos ao ISS, e não ao ICMS. Isso encerrou uma disputa antiga entre municípios e estados.

Para a software house, na prática, o desenvolvimento sob encomenda, o licenciamento e a manutenção são serviços com ISS, com alíquota definida pelo município, entre 2% e 5%. Quando o cliente está no exterior e o resultado é verificado lá, pode haver exportação, sem ISS.

O regime tributário

Simples Nacional. A software house paga pelo Anexo V, a partir de 15,5%, ou pelo Anexo III, a partir de 6%, se a folha dos últimos 12 meses chegar a 28% do faturamento. Com equipe em CLT, os 28% aparecem com mais facilidade. Está em Fator R para empresa de TI.

Lucro Presumido. IRPJ e CSLL sobre 32% da receita, com PIS, COFINS e ISS. Fora do Simples, a empresa paga a contribuição patronal de 20% sobre a folha, o que pesa numa software house com muitos funcionários. Mas a desoneração da folha para o setor de tecnologia, quando vigente e conforme as regras de transição, pode mudar essa conta.

Lucro Real. Faz sentido com margem baixa, muitos custos e créditos de PIS e COFINS.

A comparação precisa ser feita com o faturamento, a folha e a margem da empresa. Está em Imposto de empresa de SaaS e na calculadora do Simples Nacional.

A equipe: CLT, PJ ou estágio

CLT. Encargos maiores, mas segurança jurídica. A folha conta para o Fator R. Está em Contratar o primeiro funcionário na empresa de TI.

PJ. Custo menor, mas risco de vínculo se a relação for de emprego disfarçado. E a PJ contratada não entra na folha para o Fator R.

Estágio. Para formação, com as regras da lei do estágio, e não como mão de obra barata.

Uma software house que troca CLT por PJ para economizar encargo pode derrubar o Fator R e cair no Anexo V, pagando mais imposto na empresa do que economizou na folha.

Para calcular o custo real de cada contratação, use a calculadora de custo de funcionário.

O contrato com o cliente

O contrato de desenvolvimento precisa cobrir:

• Escopo do projeto e o que fica fora
• Forma de cobrança: preço fechado, por hora, por sprint, mensalidade
• Entregas e aceite, com critérios de quando o trabalho está pronto
• Garantia e correção de defeitos
• Manutenção e suporte depois da entrega
• Propriedade intelectual do código, e o que a software house mantém, como bibliotecas próprias
• Confidencialidade
• Rescisão e pagamento do trabalho já feito

Contrato mal feito é a origem de muita inadimplência e de disputa sobre escopo.

A propriedade do código

Na software house, a propriedade intelectual aparece em dois lados.

Com o cliente. Quem fica com o código desenvolvido? Em muitos projetos, o cliente. Mas a software house pode querer manter componentes reutilizáveis.

Com a equipe. O código que os funcionários e PJs escrevem precisa pertencer à software house. Isso deve estar nos contratos de trabalho e de prestação de serviço.

A cobrança e o caixa

Software house tem um ciclo de caixa próprio: a equipe é paga todo mês, e o cliente paga conforme o contrato, muitas vezes por marco de entrega ou com prazo.

Três cuidados:

• Cobrança por marco com adiantamento no início
• Reserva para cobrir a folha em meses de recebimento menor, de preferência equivalente a alguns meses de custo fixo
• Controle por projeto, para saber qual cliente dá lucro
• Contrato de manutenção mensal depois da entrega, que traz receita recorrente e suaviza o caixa entre projetos

Sócios na software house

Muitas software houses nascem de dois ou três devs que se juntam. A sociedade precisa de regras claras desde o começo:

Participação de cada um no capital e nos lucros, que pode ser diferente da divisão do trabalho.

Pró-labore de cada sócio que trabalha, que conta para o Fator R e para o INSS.

Distribuição de lucros, com calendário, e o limite de R$ 50 mil por mês por sócio da Lei 15.270. Cada sócio tem o seu limite, o que ajuda a distribuir sem retenção. Está em Retenção de 10% sobre dividendos acima de R$ 50 mil.

Saída de sócio, com a forma de avaliar e pagar a participação de quem sai.

Propriedade do código criado antes da sociedade por cada um.

O acordo de sócios, separado do contrato social, costuma tratar dos pontos mais sensíveis. Está em Sócio de startup e distribuição de lucros.

Clientes no exterior

Software house que atende clientes de fora tem a vantagem da exportação de serviço: sem PIS, COFINS e ISS na receita que cumpre os requisitos. Muitas equilibram a carteira com clientes nacionais e estrangeiros, e a contabilidade precisa separar as duas receitas, porque a tributação é diferente. Está em Como trabalhar para empresa gringa sendo PJ.

O caminho para abrir

1. Definir o modelo: desenvolvimento sob encomenda, produto próprio, ou os dois
2. Escolher o tipo societário: SLU para um dono, LTDA para sócios. Está em SLU ou LTDA para dev
3. Definir os CNAE principal e secundários
4. Registrar a empresa, com CNPJ, inscrição municipal e certificado digital
5. Escolher o regime com a projeção de faturamento e folha
6. Montar os contratos de cliente e de equipe
7. Organizar a contabilidade com controle por projeto

Para quem já tem PJ, muitas vezes basta alterar o contrato social, os CNAE e a estrutura, em vez de abrir outra empresa.

Perguntas frequentes

Software house paga ISS ou ICMS?

ISS. O STF decidiu em 2021 que o licenciamento e a cessão de software estão sujeitos ao ISS, inclusive o software padronizado.

Software house pode ser Simples?

Pode, dentro do limite de faturamento, pelo Anexo III ou V, conforme o Fator R.

Contratar a equipe como PJ é mais barato?

No custo direto, sim. Mas há risco de vínculo e a PJ não conta para o Fator R, o que pode aumentar o imposto da empresa.

Preciso de sócio para abrir uma software house?

Não. A SLU permite um único dono com proteção patrimonial.

Como cobrar do cliente: hora ou preço fechado?

Os dois funcionam. Por hora protege a software house de mudança de escopo. Preço fechado agrada o cliente, mas exige escopo bem definido e margem para imprevistos.

Posso transformar a minha PJ em software house?

Pode, alterando o contrato social, os CNAE e a estrutura. Muitas vezes é mais simples que abrir outra empresa.

Onde a Ethos entra

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