Fator R para empresa de TI

Empresa de tecnologia entra no Simples Nacional pelo Anexo V, que é o mais caro, com alíquota inicial perto de 15,5%. Quando a folha de pagamento dos últimos doze meses atinge 28% do faturamento do mesmo período, ela passa para o Anexo III, cuja alíquota começa em 6%.

Essa regra se chama Fator R, e ela é a diferença mais relevante na conta de qualquer dev PJ ou empresa de TI no Simples.

A fórmula

Fator R = folha dos últimos 12 meses / faturamento dos últimos 12 meses

A janela é móvel: cada competência olha os doze meses anteriores. Por isso o índice se move devagar, e por isso ajuste feito em dezembro não corrige o ano.

O que entra na folha

Entra:

• Pró-labore dos sócios, com o INSS correspondente
• Salários de funcionários registrados
• Encargos e FGTS sobre a folha
• Décimo terceiro
• Férias e o terço constitucional

Não entra:

• Distribuição de lucro
• Pagamento a autônomo por RPA
• Nota fiscal de outra pessoa jurídica
• Estagiário sem vínculo empregatício
• Retirada informal sem lançamento

O item que mais gera engano em TI é o terceiro. Contratar dev como PJ é prática comum, e o custo é alto, mas nota de pessoa jurídica não sobe o seu Fator R.

O caso do dev que trabalha sozinho

Sem funcionário, os 28% saem inteiramente do pró-labore.

Exemplo: um dev que fatura 15 mil por mês, ou 180 mil no ano, precisa de cerca de 50.400 de folha no ano, algo perto de 4.200 por mês de pró-labore.

Sobre isso incide INSS de 11%, limitado ao teto, mais IRRF conforme a tabela mensal. Desde 2026, com a faixa de isenção ampliada, essa faixa de pró-labore pode ficar sem imposto de renda, o que barateia bastante a migração.

Do outro lado, a diferença entre a alíquota do Anexo V e a do Anexo III sobre 180 mil de faturamento é grande. Na maior parte das faixas, o saldo é claramente positivo.

Simule na calculadora de Fator R.

O caso da empresa com equipe

Aqui a conta costuma fechar sozinha.

Empresa com dois ou três devs contratados pela CLT tem folha relevante. Somando os salários com encargos e o pró-labore dos sócios, os 28% aparecem sem esforço adicional.

O que exige atenção é o movimento contrário: empresa que troca CLT por PJ para economizar encargo derruba a folha e pode cair no Anexo V. A economia aparece na hora, e a alíquota maior aparece meses depois, conforme a folha antiga sai da janela de doze meses.

Antes de mudar o formato de contratação de qualquer pessoa, refaça a conta projetando o índice doze meses à frente.

O detalhe que engana quem calcula em planilha

Comparar o Fator R com 28% parece trivial e não é.

Valores que deveriam dar exatamente 28% às vezes retornam 27,999 por causa de como o computador guarda números decimais. O efeito é a empresa cair no Anexo V tendo exatamente o índice necessário, e quase dobrar a alíquota inicial.

Se o seu índice está em cima da linha, trabalhe com folga pequena em vez de mirar o valor exato.

O que fazer com receita de exportação

Quem fatura para fora tem uma camada a mais, e ela é independente do Fator R.

A receita de exportação é segregada no PGDAS e não sofre a incidência de determinados tributos que compõem o DAS. Isso reduz a alíquota efetiva sobre aquela parcela, em qualquer anexo.

Ou seja: os dois mecanismos se somam. Empresa no Anexo III e com exportação segregada paga bem menos que empresa no Anexo V sem segregação, e a diferença entre esses dois extremos é grande.

Está em Dev PJ recebendo do exterior: quais impostos.

Um cuidado no cálculo: o denominador do Fator R é o faturamento total, incluindo a receita de exportação. Empresa que fatura muito para fora precisa de folha proporcional a esse total.

Quando o Anexo V está certo

Nem sempre migrar compensa. Se o faturamento é alto e você não precisa de retirada grande, o pró-labore necessário pode custar mais em INSS do que a economia de alíquota.

A conta certa é: economia anual de imposto menos custo anual adicional de INSS e IRRF. Saldo negativo significa que ficar no Anexo V é a decisão correta.

Existe um fator que trabalha a favor de quem fatura mais: o INSS do sócio é limitado ao teto do salário de contribuição. Passado certo valor, ele para de crescer, enquanto a economia de anexo continua proporcional ao faturamento.

Como conferir a sua empresa hoje

1. Some a folha dos últimos doze meses. Pró-labore, salários, encargos, FGTS, décimo terceiro e férias.
2. Some o faturamento dos últimos doze meses. Está no extrato do PGDAS.
3. Divida.
4. Abra o extrato do PGDAS da última competência e veja o anexo aplicado.
5. Compare. Índice acima de 28% com apuração no Anexo V é erro.

Um sinal rápido, sem conta: alíquota efetiva na casa dos 15% ou acima indica Anexo V. Perto de 6% a 9% indica Anexo III.

Se der erro, existe caminho de retificação e recuperação do que foi pago a mais, respeitado o prazo legal.

O erro de ajustar só em dezembro

Existe um hábito comum e caro: chegar em dezembro, perceber que o índice não fechou e fazer um pró-labore alto de uma vez.

Isso funciona pior do que parece:

O IRRF é mensal e progressivo. Concentrar a retirada joga o valor para as faixas superiores da tabela, e o imposto pago é maior do que seria distribuindo em doze meses.

O índice sobe e desce. Como a janela olha os últimos doze meses, o pico entra e sai. Sem continuidade, o índice cai de novo.

As competências passadas já foram apuradas. O anexo é aplicado a cada competência, e corrigir em dezembro não devolve o que foi pago de janeiro a novembro.

O caminho que funciona é definir o valor no começo do ano, pagar todo mês e revisar quando o faturamento mudar de patamar. Simule em Pró-labore de dev: quanto retirar.

Perguntas frequentes

Achei erro no meu enquadramento. Dá para recuperar?

Onde a apuração saiu no Anexo V tendo índice para o Anexo III, existe caminho de retificação e recuperação do que foi pago a mais, respeitado o prazo legal. O levantamento é competência a competência.

Contratar sobe o Fator R?

Sobe, porque salário entra na folha. Mas contratar sem necessidade custa mais que a economia. Dimensione em Contratar o primeiro funcionário na empresa de TI.

Como sei em qual anexo estou hoje?

O extrato do PGDAS mostra o anexo aplicado em cada competência. Ele é gerado no portal do Simples Nacional com certificado digital ou código de acesso.

Pagar dev como PJ ajuda o índice?

Não. Nota de pessoa jurídica é despesa, não folha. É custo alto sem retorno no índice.

O Fator R vale no Lucro Presumido?

Não. Ele é regra do Simples Nacional. No Presumido, o que define a conta é a base de presunção aplicável à atividade.

O Fator R é calculado todo mês?

Sim, a cada competência, olhando os doze meses anteriores.

Se a empresa tem dois sócios, os pró-labores somam?

Somam. A folha é a folha inteira da empresa.

Posso concentrar o pró-labore em poucos meses?

Pode, e o índice olha o acumulado. Mas concentrar gera pico de IRRF, o que costuma sair mais caro que distribuir ao longo do ano.

Se eu passar dos 28% posso reduzir depois?

Pode, com cuidado: como a janela é móvel, reduzir faz o índice cair meses depois, e a empresa volta ao Anexo V sem aviso.

Quanto isso economiza por ano?

Depende do faturamento. A calculadora de Fator R mostra o valor no seu caso, já descontando o custo do INSS.

Estagiário conta na folha?

Bolsa de estágio dentro da lei do estágio não é vínculo empregatício e não integra a folha para esse fim.

Distribuição de lucro conta?

Não. Só entra o que é remuneração com incidência previdenciária, como pró-labore e salário.

E se meu faturamento subir muito?

O índice cai, porque o denominador cresce. Vale reconferir sempre que o faturamento mudar de patamar, especialmente ao fechar contrato grande.

Onde a Ethos entra

Refazemos essa conta todo mês, junto com a segregação da receita de exportação, porque os dois mecanismos se somam e ignorar um deles já é caro. Veja como atendemos tecnologia e desenvolvedores ou fale com a gente.