Contratar o primeiro funcionário na empresa de TI

O salário é menos de dois terços da conta. O resto vem de FGTS, provisões e do que a convenção coletiva exigir. E existe um retorno que quase nunca entra no orçamento: a contratação melhora o seu Fator R e pode derrubar a alíquota do seu Simples.

Para empresa de TI, esse retorno é grande o bastante para mudar a decisão.

Os blocos que compõem o custo

O salário

Vale conferir o piso da categoria na convenção coletiva aplicável à sua base territorial. Em tecnologia, o piso costuma ficar abaixo do praticado no mercado, mas ele existe e precisa ser respeitado.

FGTS

8% sobre a remuneração, depositados todo mês. Vale dentro e fora do Simples.

Encargos previdenciários patronais

Aqui está a diferença que mais pesa:

Fora do Simples: INSS patronal de 20%, mais terceiros de 5,8%, mais RAT conforme o grau de risco.

No Simples, anexos III e V: essa contribuição já está dentro do DAS. A empresa não recolhe INSS patronal, terceiros nem RAT sobre a folha.

O multiplicador sobre o salário cai de algo próximo de 1,6 para algo próximo de 1,33.

Provisões

• Férias mais um terço, provisionadas mensalmente
• Décimo terceiro, provisionado mensalmente
• FGTS sobre férias e décimo terceiro
• Multa de 40% do FGTS, para o caso de demissão sem justa causa

A multa do FGTS é a que mais surpreende: ela não aparece em nenhum mês e aparece inteira na rescisão.

Benefícios

Vale-transporte, com desconto limitado ao percentual legal, e o que a convenção determinar. Em TI, plano de saúde e vale-refeição costumam ser expectativa de mercado mesmo quando não obrigatórios, e entram no custo.

Custos de admissão

Exame admissional, equipamento, licenças de software. O equipamento é relevante em TI e costuma ficar fora da conta inicial.

O retorno que quase ninguém calcula

Tecnologia entra no Simples pelo Anexo V, com alíquota inicial perto de 15,5%. Quando a folha dos últimos doze meses atinge 28% do faturamento do mesmo período, a empresa passa para o Anexo III, que começa em 6%.

Salário integra a folha pelo valor cheio, incluindo encargos e provisões. Ou seja, contratar aproxima a empresa dos 28%.

Numa empresa que está perto da linha, a primeira contratação pode ser o que vira o anexo. E a economia de alíquota sobre o faturamento inteiro costuma cobrir parte relevante do custo do funcionário.

Simule na calculadora do custo de um funcionário e o efeito no índice na calculadora de Fator R.

A ordem correta continua sendo: contrate porque a empresa precisa. A melhora do enquadramento é consequência, não motivo.

CLT, PJ ou estágio

A pergunta aparece sempre em TI, e a resposta depende da natureza da relação.

CLT. Quando há jornada, subordinação e habitualidade. Se a descrição do trabalho é essa, é o formato correto. Integra a folha pelo valor cheio.

PJ. Quando há autonomia real, o prestador define a própria forma de trabalho e atende outros clientes. Não integra a folha do Fator R.

Estágio. Dentro da lei do estágio, com instituição de ensino e plano de atividades. Não é vínculo empregatício e não integra a folha para esse fim.

O erro mais comum em TI é contratar como PJ quem trabalha em regime de emprego. Além do risco de reconhecimento de vínculo, com todas as verbas do período, existe o efeito fiscal: nota de pessoa jurídica não sobe o Fator R.

Ou seja, o formato que parecia mais barato costuma sair mais caro nas duas pontas.

O que precisa estar pronto antes da admissão

1. Exame médico admissional, realizado antes do início do trabalho
2. Evento de admissão no eSocial, transmitido antes do primeiro dia
3. Contrato de trabalho assinado, com função e jornada definidas
4. Controle de jornada, conforme a exigência aplicável
5. Documentação de benefícios, com opção de vale-transporte formalizada

O item 2 tem prazo rígido e multa automática. Contratação decidida na sexta para começar na segunda é o cenário clássico do evento fora do prazo.

Trabalho remoto

Em TI é o padrão, e ele tem implicações que valem conhecer:

Controle de jornada. Regime de teletrabalho tem regras próprias, e é preciso definir se há controle de jornada ou não.

Fornecimento de equipamento e infraestrutura. O que a empresa fornece e o que ela reembolsa precisa estar no contrato.

Funcionário em outra cidade ou estado. Pode implicar convenção coletiva diferente da sede.

O último item é o que mais gera erro. Contratar remoto sem verificar a convenção aplicável pode significar piso e benefícios diferentes do previsto.

Um exemplo somando os blocos

Considere um desenvolvedor júnior com salário de 4.000 numa empresa optante pelo Simples, tributada pelo Anexo III.

Todo mês saem:

• Salário de 4.000
• FGTS de 8%, cerca de 320
• Provisão de férias com um terço, cerca de 444 por mês
• Provisão de décimo terceiro, cerca de 333 por mês
• FGTS sobre essas provisões
• Vale-transporte, descontado o limite legal do salário
• Benefícios que a empresa oferecer

Não sai: INSS patronal, terceiros e RAT, porque nos anexos III e V eles já estão dentro do DAS.

Aparece só na saída: a multa de 40% sobre o saldo do FGTS depositado, em caso de demissão sem justa causa.

A mesma contratação fora do Simples teria mais 20% de INSS patronal, 5,8% de terceiros e o RAT, o que muda bastante o total.

E vale somar o retorno: os cerca de 5.100 mensais de folha entram inteiros no numerador do Fator R, aproximando a empresa dos 28% que separam o Anexo V do Anexo III.

O eSocial e os prazos que geram multa

O eSocial não é uma entrega mensal, é um fluxo de eventos com prazos próprios, e vários vencem antes do fato.

Admissão: transmitida antes do início do trabalho. É o evento que mais gera multa, porque a contratação costuma ser resolvida em cima da hora.

Afastamento: prazo curto após o início.

Desligamento: prazo curto após o término.

Alteração contratual: mudança de salário, cargo ou jornada tem prazo próprio.

Exame ocupacional: admissional, periódico e demissional precisam ser informados.

A multa é aplicada por ocorrência e não depende de fiscalização presencial. O sistema identifica.

O que evita isso é um combinado interno simples: avisar a contabilidade antes de definir a data de início, e não depois de o funcionário já ter começado.

Perguntas frequentes

Preciso de convenção coletiva específica de TI?

O que vale é o sindicato que representa a categoria na sua base territorial, e ele varia por região e por atividade. Vale confirmar antes da contratação, porque o piso e os benefícios saem dali.

Quanto custa demitir?

Aviso prévio, férias proporcionais com um terço, décimo terceiro proporcional, saldo de salário e a multa de 40% sobre o FGTS depositado. Por isso a provisão importa.

Posso pagar parte do salário como bônus variável?

Pode, e o variável integra a remuneração para efeito de encargos e provisões. Isso significa que ele conta na folha do Fator R, o que é favorável.

Contrato de experiência reduz o custo?

Ele tem prazo determinado e regras próprias de encerramento, o que muda a conta da rescisão dentro do prazo. Não reduz encargos nem provisões durante a vigência.

Equipamento fornecido ao funcionário é despesa da empresa?

É custo da empresa, com o registro contábil correspondente. Em trabalho remoto, o que a empresa fornece e o que ela reembolsa precisa estar definido no contrato.

Posso contratar em regime de meio período?

Pode, com jornada reduzida e salário proporcional, respeitados o piso e as regras da convenção. Encargos e provisões seguem proporcionais.

PJ que trabalha só para mim é problema?

Depende dos quatro elementos de vínculo. Exclusividade combinada com jornada e subordinação é a combinação que mais gera reconhecimento.

Contratar melhora meu imposto?

Melhora se levar a empresa ao Anexo III. Mas contratar sem necessidade custa mais que a economia.

Vale contratar júnior ou pleno primeiro?

É decisão de operação. Do lado fiscal, o que conta é o valor total da folha, então dois júniores somam o mesmo que um pleno de valor equivalente no cálculo do Fator R.

Estagiário conta no Fator R?

Não. Bolsa de estágio dentro da lei do estágio não é vínculo empregatício.

E se eu contratar alguém no exterior?

Contratação de pessoa no exterior tem regras próprias e envolve remessa, com tratamento tributário específico. É caso que exige análise antes de fechar.

Onde a Ethos entra

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