Sinais de que a contabilidade da indústria está errada

Indústria tem mais superfície de erro que qualquer outro segmento: estoque, crédito de ICMS, substituição tributária, IPI, custo de produção, folha com grau de risco. A maior parte desses erros não trava nada, então eles passam anos despercebidos.

Estes são os seis que mais aparecem, com o jeito de conferir cada um sem depender de quem fez.

1. Crédito de ICMS que não é aproveitado

Indústria fora do Simples tem direito a crédito sobre o ICMS pago nas aquisições. Insumo, energia elétrica consumida no processo produtivo, frete e ativo imobilizado geram crédito em condições diferentes.

O que costuma ficar na mesa:

• Energia elétrica usada no processo produtivo
• Ativo imobilizado, cujo crédito é apropriado em parcelas mensais
• Frete sobre operações que dão direito
• Material intermediário consumido no processo

Como conferir: pegue o livro de apuração de ICMS de três competências e compare o crédito escriturado com as notas de entrada do período. Se energia e ativo imobilizado não aparecem, existe crédito a recuperar.

O detalhe está em Crédito de ICMS na indústria: o que dá para aproveitar.

2. Estoque contábil que não bate com o físico

É o erro mais comum e o mais perigoso, porque o fisco cruza esse número.

A diferença nasce de várias fontes: perda de produção não registrada, refugo sem baixa, consumo interno não lançado, entrada de matéria-prima sem nota e produção sem apontamento.

Como conferir: faça uma contagem física de alguns itens de maior valor e compare com o saldo contábil. Diferença relevante em três itens indica problema sistemático.

Diferença de estoque é o que o fisco usa para presumir omissão de receita, então ela não é apenas um problema de controle. Está em Inventário anual e o que o fisco cruza.

3. Custo de produção estimado no olho

Muita indústria não tem memória de cálculo do custo. O preço é definido por percentual sobre a matéria-prima, e o resto se ajusta pelo mercado.

O efeito é que a empresa não sabe qual produto dá lucro e qual dá prejuízo, e frequentemente empurra volume no produto errado.

Como conferir: peça a memória de cálculo do custo de um produto. Ela precisa separar matéria-prima, mão de obra direta e custo indireto de fabricação, com o critério de rateio explicitado.

Se a resposta for um percentual genérico, o custo não está calculado.

O método está em Custo de produção: como calcular de verdade.

4. Substituição tributária mal apurada

O ICMS-ST tem três erros clássicos:

Recolher ST em produto que não está no regime. Pagamento indevido.

Não recolher em produto que está. Passivo, com multa e juros.

Aplicar MVA errada. A margem de valor agregado varia por produto, por estado e por acordo entre estados.

Existe ainda o ressarcimento: quando o produto é vendido por valor menor que a base presumida, ou remetido para outro estado, existe direito a recuperar parte do imposto pago antecipadamente.

Como conferir: pegue os produtos de maior volume e confira, na legislação estadual, se eles estão sujeitos ao regime e qual a MVA aplicável. Está em Substituição tributária na indústria.

5. NCM incorreto

O NCM define a alíquota de IPI, a sujeição à substituição tributária e a aplicação de benefício fiscal.

Código errado gera três problemas: alíquota de IPI incorreta, ST aplicada ou deixada de aplicar indevidamente, e rejeição de nota pelo cliente.

Como conferir: compare o NCM cadastrado dos seus produtos com a descrição real deles na tabela vigente. Produto cadastrado há anos e nunca revisado é candidato a erro, porque a tabela é atualizada periodicamente.

Está em NCM errado: o que acontece com a sua nota.

6. RAT e FAP sem revisão

O RAT é a contribuição por grau de risco, de 1%, 2% ou 3% conforme a atividade. O FAP é um multiplicador calculado com o histórico de acidentes da própria empresa, e ele pode reduzir ou aumentar bastante o valor.

Indústria costuma ter grau de risco mais alto, então esse item pesa.

Como conferir: confirme se o grau de risco aplicado corresponde à atividade preponderante da empresa, e confira o índice FAP publicado para o seu CNPJ. Empresa que investiu em segurança e reduziu acidentes deveria ver isso refletido.

Está em RAT e FAP: como reduzir o que a indústria paga.

O erro que não é da contabilidade mas aparece nela

Produção sem apontamento.

Se o chão de fábrica não registra o que produziu, com consumo de matéria-prima e apontamento de horas, nenhum sistema contábil resolve. O Bloco K fica genérico, o estoque não bate e o custo de produção vira estimativa.

Nenhum contador conserta isso de fora. Começa com o apontamento de produção.

Um roteiro de auditoria

Junte:

1. Livros de apuração de ICMS e IPI dos últimos doze meses
2. Arquivos do SPED Fiscal e do Bloco K
3. Inventário do último exercício
4. Memória de cálculo do custo de produção
5. Cadastro de produtos com NCM
6. Balanço e demonstração de resultado
7. Guia de FGTS e demonstrativo de RAT e FAP

Com isso dá para responder as seis perguntas deste texto, e levar para uma segunda opinião sem depender de quem fez.

Se mais de dois itens vierem errados, vale considerar a troca, cujo roteiro está em Como trocar de contador sendo indústria.

Quanto cada erro custa por ano

Vale ordenar por tamanho, porque nem todos merecem a mesma urgência.

Crédito de ICMS não aproveitado. Costuma ser o maior. Energia elétrica de processo produtivo e ativo imobilizado, numa indústria de porte médio, somam valor relevante ao longo do ano.

Regime tributário errado. A diferença entre Simples, Presumido e Real, com a estrutura de custo certa, é o item de maior impacto potencial.

Custo de produção mal calculado. Não gera autuação, gera prejuízo comercial: produto vendido abaixo do custo real, mês após mês.

Substituição tributária mal apurada. Pode custar nos dois sentidos, pagamento indevido ou passivo.

NCM errado. Alíquota de IPI incorreta e ST aplicada indevidamente, com efeito acumulado.

RAT e FAP sem revisão. Percentual sobre a folha inteira. Em indústria com folha grande, é relevante.

Estoque divergente. Não custa nada até virar presunção de omissão de receita numa fiscalização, e aí custa muito.

A ordem sugere por onde começar: revise o crédito de ICMS neste mês, compare os regimes no fechamento do ano, e monte a memória de custo antes da próxima revisão de preço.

Perguntas frequentes

Dá para recuperar crédito de ICMS não aproveitado?

Existe possibilidade de aproveitamento extemporâneo, com procedimento e prazo definidos na legislação estadual. Vale levantar competência a competência.

Como sei se estou pagando IPI a mais?

Confira o NCM dos seus produtos contra a descrição real e veja a alíquota correspondente na tabela vigente. Código desatualizado é a causa mais comum de alíquota incorreta, tratada em IPI: quando a indústria paga e quanto.

Estoque com diferença pequena é problema?

Diferença pequena e explicável é normal em operação industrial. O problema é diferença relevante, recorrente e sem justificativa documentada.

Meu contador diz que o Bloco K é só formalidade. Está certo?

Não. Ele é cruzado com as demais informações fiscais, e escrituração genérica é justamente o que chama atenção.

Descobri que pago ST em produto que não está no regime. E agora?

Levante desde quando isso acontece e verifique o cabimento de restituição, conforme a legislação estadual e o prazo aplicável. É um dos casos em que existe dinheiro a recuperar.

Como sei se estou no regime tributário certo?

Comparando os três com os seus números, incluindo o efeito do crédito sobre os seus clientes. Está em Lucro Real ou Presumido para indústria.

Com que frequência devo revisar isso?

Estoque e crédito de ICMS merecem conferência mensal. NCM, RAT e custo de produção cabem numa revisão anual.

Meu contador nunca comentou nenhum desses pontos. É normal?

É comum, e é justamente o que separa apuração de acompanhamento. Nenhum desses seis erros trava a operação, então eles não geram reclamação e podem passar anos despercebidos.

Preciso de sistema para resolver isso?

Precisa de apontamento de produção e de controle de estoque estruturado. A ferramenta importa menos que a disciplina de registro.

Encontrei erro. Devo trocar de escritório?

Nem sempre. Apresente o achado e veja a resposta. Escritório que confere, explica e corrige resolve. Escritório que minimiza sem olhar os números é outro sinal.

Onde a Ethos entra

Revisamos esses seis pontos na entrada de qualquer indústria, antes de assumir a rotina, porque é onde costuma estar o dinheiro parado. Veja como atendemos indústrias ou fale com a gente.