Como trocar de contador sendo indústria

Trocar a contabilidade de uma indústria é mais delicado que trocar a de uma prestadora de serviço. Existe saldo de estoque que precisa atravessar íntegro, crédito de ICMS acumulado, Bloco K com histórico de produção e obrigações estaduais com prazo próprio.

Nada disso se reconstrói depois com facilidade. Por isso a ordem importa.

A ordem que funciona

1. Contrate o novo escritório antes de avisar o atual

Obrigação estadual não espera. SPED Fiscal, apuração de ICMS e recolhimento de substituição tributária têm prazos próprios, e ficar sem responsável em algum momento gera multa.

2. Escolha o momento do calendário

O ideal é virar no início de um mês, com o anterior fechado, incluindo a escrituração fiscal.

Dois períodos merecem atenção: perto do fechamento do inventário anual, e perto da entrega das obrigações estaduais mais pesadas.

3. Defina a competência de virada por escrito

A responsabilidade muda por competência. O comum é o escritório antigo fechar o mês corrente, incluindo SPED e apuração, e o novo começar no seguinte.

4. Trate o estoque como prioridade

Este é o item que diferencia indústria de qualquer outro segmento.

O saldo de estoque precisa atravessar a mudança com valor e quantidade corretos, porque ele é a base de:

• O Bloco K da competência seguinte
• O inventário anual
• O custo de produção
• A apuração do resultado

Estoque que não bate na virada é problema que aparece no inventário e que o fisco cruza. Levante o saldo antes de encerrar, e confira contra a contagem física.

5. Levante o crédito de ICMS acumulado

Crédito de ICMS é dinheiro. Ele precisa ser transferido com o histórico completo, competência a competência, com a base que o sustenta.

Crédito não levantado na migração costuma ser crédito perdido, porque reconstruir a origem depois de meses é trabalhoso.

6. Peça a documentação por escrito

A lista está na seção seguinte.

7. Assine o termo de transferência de responsabilidade técnica

Ele define a partir de qual competência a responsabilidade muda, e existe para o caso de aparecer autuação de período antigo.

8. Troque acessos e procurações

Certificado digital, acesso à Sefaz, senha da prefeitura, código do Simples, procuração eletrônica no e-CAC, acesso ao eSocial e ao FGTS Digital.

O acesso à Sefaz é o mais crítico em indústria, porque é por ele que se emite nota e se apura o ICMS.

O que pedir ao escritório antigo

Fiscal:

• Arquivos do SPED Fiscal de todas as competências
• Bloco K, com o histórico de produção e estoque
• Livros de entrada, saída e apuração de ICMS e IPI
• Notas fiscais emitidas e recebidas
• Demonstrativo de crédito de ICMS acumulado
• Guias recolhidas, incluindo ICMS-ST e DIFAL
• Declarações estaduais entregues

Contábil:

• Balanço patrimonial e demonstração de resultado
• Livro diário e livro razão
• Balancetes mensais
• Inventário dos últimos exercícios
• Memória de cálculo do custo de produção

Trabalhista:

• Cadastro completo dos funcionários
• Histórico de férias e décimo terceiro
• Eventos do eSocial transmitidos
• Exames ocupacionais e documentação de saúde e segurança
• Convenção coletiva aplicável
• FGTS recolhido

Societário e fiscal geral:

• Contrato social e alterações
• Relatório de situação fiscal, com débitos federais, estaduais e municipais
• Parcelamentos em andamento

O item de saúde e segurança do trabalho tem peso especial em indústria, porque ele alimenta o RAT e o FAP.

O que costuma dar errado

O estoque não bate. É o problema número um. Ele aparece no inventário e o fisco cruza com compras, vendas e produção.

O crédito de ICMS se perde. Sem o demonstrativo de origem, o escritório novo não consegue sustentar o saldo.

O Bloco K quebra. Sem o histórico, a escrituração da competência seguinte fica sem base.

Aparece débito estadual antigo. ICMS-ST não recolhido ou DIFAL esquecido continua sendo da empresa.

O RAT muda sem explicação. Informação de saúde e segurança mal migrada afeta a alíquota.

O primeiro fechamento: o que conferir

1. O saldo de estoque inicial bate com o final do escritório anterior
2. O crédito de ICMS foi transportado integralmente
3. O anexo aplicado, se a empresa está no Simples, é o Anexo II para a receita industrial
4. A segregação entre industrialização e revenda, se a empresa faz as duas coisas
5. A substituição tributária foi apurada corretamente
6. O Bloco K foi escriturado com base no histórico correto
7. A folha migrou completa, com o RAT e o FAP corretos

Sinais de que a troca faz sentido

• Crédito de ICMS que ninguém aproveita ou explica
• Estoque contábil que nunca bate com o físico
• Custo de produção estimado no olho, sem memória de cálculo
• Bloco K entregue com dado genérico
• Ninguém nunca comparou Simples, Presumido e Real com os seus números
• Você descobre pendência estadual pelo cliente, e não pelo contador

Os três primeiros são os mais comuns e estão detalhados em Sinais de que a contabilidade da indústria está errada.

O que a troca não resolve

Débito antigo continua da empresa. Inclusive ICMS-ST e diferencial de alíquota de competências anteriores.

Estoque divergente continua divergente. O escritório novo levanta e propõe a regularização, mas a diferença existe.

Passivo trabalhista continua. Erro de folha e de saúde ocupacional segue existindo.

Licença ambiental vencida não é assunto contábil. Continua exigindo solução própria.

O que perguntar antes de assinar com o novo escritório

Use a troca para resolver o que motivou a saída:

1. Como vocês apuram o crédito de ICMS? Energia, ativo imobilizado e material intermediário aparecem na resposta?
2. Como fazem o Bloco K? Com apontamento de produção real ou com dado genérico?
3. Vocês montam memória de cálculo do custo de produção?
4. Como conferem a substituição tributária por produto?
5. Revisam o NCM do cadastro de produtos?
6. Conferem o RAT e o FAP?
7. Quem levanta estoque e situação fiscal antes de assumir?

As perguntas 1, 3 e 4 são as que mais separam um escritório do outro em indústria. Escritório que responde com naturalidade lida com isso; escritório que hesita provavelmente trata a indústria como se fosse comércio.

Perguntas frequentes

O escritório novo consegue ver o histórico sozinho?

Com as procurações, ele acessa o que foi transmitido aos sistemas oficiais. O que não aparece por lá é a escrituração contábil, a memória de cálculo do custo e o demonstrativo de origem do crédito de ICMS.

Preciso avisar a Sefaz?

O que muda são os acessos e as procurações. Não existe comunicação específica de troca de contador.

Posso trocar com parcelamento em andamento?

Pode. O parcelamento é da empresa e continua valendo. O escritório novo precisa receber o demonstrativo das parcelas.

E se o escritório antigo não entregar os arquivos do SPED?

Os arquivos transmitidos ficam disponíveis nos sistemas oficiais com a devida procuração. O que não se recupera por lá é a memória de cálculo e a escrituração contábil.

Posso trocar no meio do ano fiscal?

Pode. O que vale evitar é virar perto do fechamento do inventário anual, quando a apuração de estoque exige continuidade de informação entre os dois responsáveis.

Quanto tempo leva?

Depende de quanto está organizado. O que costuma demorar é o levantamento de estoque e de crédito de ICMS.

E se a indústria estiver com licença ambiental em renovação?

Isso não afeta a troca de contabilidade, porque são processos independentes. O que vale é o escritório novo receber a documentação ambiental, já que as condicionantes geram custos que precisam de tratamento contábil.

Vou pagar dois honorários no mês da virada?

Depende de como a competência foi dividida. Definir a data de corte por escrito evita cobrança dobrada.

Meu crédito de ICMS pode se perder na troca?

Pode, se não houver demonstrativo de origem. O saldo sem histórico que o sustente é frágil, e reconstruir a partir de notas antigas é trabalho caro. É o item que mais vale exigir antes de encerrar.

Preciso fazer inventário na virada?

Não é obrigatório fora da data legal, e vale muito a pena. Contagem física na virada é o que garante que o saldo transferido é real.

O que faço se o estoque não bater na virada?

Levante a diferença, identifique a origem e documente a regularização. Diferença conhecida e justificada é um problema com solução. Diferença descoberta pelo fisco no cruzamento é outro tipo de problema, tratado em Inventário anual e o que o fisco cruza.

Meus clientes precisam saber?

Não. A empresa continua a mesma, e o que não pode mudar é a emissão de nota.

Onde a Ethos entra

Assumimos levantando estoque, crédito de ICMS e situação fiscal antes da virada, porque é o que não se reconstrói depois. Veja como atendemos indústrias ou fale com a gente.