O que a nova contabilidade precisa receber

Sair de um escritório sem levar a documentação transforma uma troca simples em meses de retrabalho. Em indústria, o risco é maior: estoque, crédito de ICMS e histórico de produção não se reconstroem depois.

Peça tudo por escrito, com prazo combinado, antes de encerrar o contrato.

Fiscal: o bloco mais crítico

• Arquivos do SPED Fiscal de todas as competências
• Bloco K, com o histórico de produção e estoque
• Livros de entrada, saída e apuração de ICMS e IPI
• Demonstrativo de crédito de ICMS acumulado, com a origem
• Notas fiscais emitidas e recebidas
• Guias recolhidas, incluindo ICMS-ST e diferencial de alíquota
• Declarações estaduais entregues, com recibos
• Cadastro de produtos, com NCM, CFOP e CST habituais

O demonstrativo de crédito de ICMS é o item mais valioso da lista. Crédito sem histórico de origem é crédito difícil de sustentar, e reconstruir isso a partir de notas antigas é trabalho caro.

O Bloco K vem logo depois. Sem o histórico de produção, a escrituração da competência seguinte fica sem base, e o estoque inicial vira número solto.

Estoque: o item que precisa de contagem

• Saldo de estoque na data de corte, por item, com quantidade e valor
• Critério de valoração usado
• Inventário dos últimos exercícios
• Registro de perdas, refugo e consumo interno

Vale mais que pedir o saldo: faça uma contagem física na virada, ao menos dos itens de maior valor, e compare.

Estoque que não bate é o problema que aparece no inventário anual e que o fisco cruza com compras, vendas e produção. Descobrir a diferença na virada, com o escritório antigo ainda disponível, é bem melhor que descobrir um ano depois.

Contábil

• Balanço patrimonial e demonstração de resultado dos últimos exercícios
• Livro diário e livro razão
• Balancetes mensais
• Memória de cálculo do custo de produção, com o critério de rateio dos custos indiretos
• Controle de ativo imobilizado, com depreciação e crédito de ICMS a apropriar

A memória de cálculo do custo é o item que mais falta. Se ela não existe, esse já é um resultado da conferência: significa que o custo de produção da empresa é estimativa, e não cálculo.

O controle de ativo imobilizado importa por um motivo específico: o crédito de ICMS sobre bens do ativo é apropriado em parcelas mensais, e sem o controle essas parcelas se perdem.

Trabalhista

• Cadastro completo dos funcionários, com admissão, cargo, salário e benefícios
• Histórico de férias, com o que foi gozado e o que está vencendo
• Décimo terceiro pago nas duas parcelas
• Eventos do eSocial transmitidos
• Exames ocupacionais, admissional, periódico e demissional
• Documentação de saúde e segurança, com o mapeamento de riscos
• Registro de entrega de EPI
• Comunicações de acidente de trabalho
• Convenção coletiva aplicável
• FGTS recolhido, mês a mês
• Demonstrativo de RAT e FAP

Os itens de saúde e segurança têm peso especial em indústria, porque eles alimentam o RAT e o FAP, que multiplicam o custo da folha. Empresa que investiu em segurança e não tem a documentação organizada não consegue demonstrar isso.

Férias vencidas é o outro item que surpreende: elas geram dobra e viram passivo que ninguém provisionou.

Societário e situação fiscal

• Contrato social e todas as alterações
• Licenças ambientais vigentes, com as condicionantes
• Alvará e licença sanitária, quando aplicável
• Relatório de situação fiscal, com débitos federais, estaduais e municipais
• Parcelamentos em andamento, com o demonstrativo de parcelas

O relatório de situação fiscal é o que evita a pior surpresa: descobrir depois que existe ICMS-ST não recolhido ou diferencial de alíquota esquecido de competências anteriores.

Acessos

• Certificado digital, sob o controle da empresa
• Acesso à Sefaz do estado
• Senha do portal da prefeitura
• Código de acesso do Simples Nacional
• Acesso ao eSocial e ao FGTS Digital
• Procuração eletrônica no e-CAC

O acesso à Sefaz é o mais crítico em indústria, porque é por ele que se emite nota e se apura o ICMS. Teste cada acesso antes de encerrar a relação.

O termo que fecha

O Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica define a partir de qual competência a responsabilidade muda. Ele existe para o caso de aparecer autuação de período antigo.

Como conferir o que você recebeu

Receber uma pasta cheia não significa ter recebido tudo:

1. Conte as competências. Doze arquivos de SPED por ano, doze de folha, e as declarações anuais.
2. Abra os arquivos. Recibo sem o arquivo transmitido serve pouco.
3. Cruze três meses aleatórios. As notas emitidas batem com a saída escriturada?
4. Confira o crédito de ICMS. O saldo apresentado tem demonstrativo de origem?
5. Compare o estoque. O saldo contábil bate com a contagem física?
6. Teste os acessos.

Os itens 4 e 5 são os que definem se a transição foi bem feita.

E se o escritório antigo travar a entrega

A documentação pertence à empresa. Reter documento por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata desse tipo de conflito.

O que reduz atrito: comunicar com antecedência razoável, quitar o que estiver em aberto e mandar a lista por escrito com prazo. Registro de solicitação por e-mail ajuda se a conversa piorar.

Vale saber também que boa parte dos arquivos transmitidos aos sistemas oficiais é recuperável com a devida procuração. O que não se recupera é a escrituração contábil, a memória de custo e o demonstrativo de crédito.

Como organizar o que você receber

Documentação recebida e não organizada volta a ser problema no ano seguinte:

Uma pasta por ano, com subpastas para fiscal, contábil, folha, societário e ambiental.

Nome de arquivo com data no começo. `2025-03-sped-fiscal.txt` ordena sozinho.

Uma pasta de acessos, com certificado digital e senhas em gerenciador de senhas.

Uma pasta de estoque, com os inventários e as contagens físicas realizadas.

Uma cópia fora do computador. Nuvem ou disco externo.

A pasta de estoque é a que mais importa em indústria. Ela é o histórico que sustenta o saldo de hoje, e reconstruí-la depois é praticamente impossível.

O modelo de solicitação

Pedir por escrito muda o tom e cria registro:

Prezados, comunico o encerramento da prestação de serviços a partir da competência [mês/ano]. Solicito a entrega da documentação da empresa, conforme a lista em anexo, com destaque para os arquivos do SPED Fiscal, o Bloco K, o demonstrativo de crédito de ICMS acumulado e o saldo de estoque na data de corte. Solicito também o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica e o relatório da situação fiscal, indicando débitos e parcelamentos. Peço a revogação da procuração eletrônica após a conclusão da entrega.

Anexe a lista deste texto, combine uma data e confirme o recebimento item a item.

Perguntas frequentes

O escritório antigo precisa entregar em formato digital?

Não existe formato obrigatório, e arquivo digital é o que o escritório novo consegue usar de imediato. Para SPED e Bloco K, os arquivos originais transmitidos são o que interessa.

Por quanto tempo preciso guardar isso?

Documento fiscal e trabalhista tem prazo de guarda longo. Em indústria, vale manter arquivo digital organizado por ano, indefinidamente, porque o custo de guardar é baixo.

O que é mais crítico se eu tiver que priorizar?

Três coisas: acesso à Sefaz e certificado digital sob o seu controle, o demonstrativo de crédito de ICMS e o saldo de estoque conferido fisicamente.

Recebi tudo em papel. Preciso digitalizar?

Vale muito a pena. O escritório novo trabalha mais rápido com arquivo digital, e você deixa de depender de caixa em armário.

E se eu descobrir um erro no que recebi?

Levante a competência afetada e veja se cabe retificação. Os erros mais comuns estão em Sinais de que a contabilidade da indústria está errada.

Preciso da mesma lista se a fábrica é nova?

A lista fica curta naturalmente. O que não muda é a lógica: você precisa de tudo que existe, principalmente dos acessos e do relatório de situação fiscal.

Quando devo pedir isso?

Depois de contratar o novo escritório e antes de encerrar o anterior. Assim existe alguém do outro lado para receber e conferir. O roteiro está em Como trocar de contador sendo indústria.

Vale contratar alguém para auditar a entrega?

Boa parte da conferência você faz com uma tarde e os acessos. A análise de crédito de ICMS e de custo de produção costuma exigir olhar técnico.

Onde a Ethos entra

Levantamos estoque, crédito de ICMS e situação fiscal antes de assumir, e apresentamos o que encontramos por escrito, para você decidir sabendo o que está herdando. Veja como atendemos indústrias ou fale com a gente.