Nota fiscal de serviço de marketing

A nota fiscal de serviço da agência parece uma formalidade e decide três coisas: quanto ISS a agência paga, quanto o cliente retém na fonte e se o repasse de mídia vai ser tributado como receita própria.

Descrição genérica de "serviços de marketing" resolve o mês e cria problema em todos os três pontos.

O que a descrição precisa dizer

Uma descrição útil responde três perguntas:

1. Qual serviço foi prestado, especificamente
2. Qual o período ou entrega a que se refere
3. Como o valor se divide, quando o contrato mistura fee e outros valores

O item 3 é o que separa a nota bem-feita da nota que gera imposto a mais.

O que não funciona:

"Serviços de marketing digital". Não diz nada e cobre qualquer coisa.

"Conforme contrato". Transfere o peso todo para um documento que a prefeitura não tem.

Descrição que mistura fee e mídia num valor só. Depois ninguém separa.

O item de serviço

O código da lista de serviços do município correspondente à atividade prestada.

Ele decide a alíquota de ISS e orienta a retenção que o cliente faz. Precisa conversar com o CNAE declarado e com o que o contrato descreve.

Agência que presta serviços variados emite notas com itens diferentes conforme o trabalho. Usar sempre o mesmo item porque está salvo no sistema é o atalho que gera divergência.

Está em CNAE de agência de publicidade: qual usar.

Quando o contrato mistura fee e mídia

É o ponto mais caro da nota fiscal de agência.

Emitindo uma nota única cobrindo honorário e o valor destinado à compra de mídia, o total vira receita da agência. Ela paga imposto sobre dinheiro que é do cliente, sobe de faixa no Simples e derruba o próprio Fator R.

O que precisa acontecer:

O contrato define a natureza de cada valor, deixando expresso que o repasse não é remuneração.

A nota reflete essa divisão, conforme a estrutura adotada.

O que entra na conta bate com o que a nota diz.

Está em Repasse de mídia entra no faturamento? e em Contrato de agência: o que precisa ter.

Quando o cliente retém

Clientes maiores retêm ISS e tributos federais nas notas que recebem.

Duas coisas precisam ser conferidas:

A retenção está correta? Ela decorre da atividade e da regra do município. Retenção feita sobre o item errado gera valor errado.

A retenção foi abatida na sua apuração? Valor retido é imposto já pago. Não aproveitá-lo significa pagar duas vezes.

O segundo ponto é o que mais escapa. Está em ISS de agência e retenção na fonte.

O cliente de outra cidade

Agência atende cliente de qualquer lugar, e o ISS é municipal.

A regra geral aponta para o município do prestador, com exceções em que o imposto é devido no local da prestação, conforme o tipo de serviço.

O que isso significa na prática:

Confira o item de serviço e se ele está entre as exceções.

Verifique se o cliente vai reter e para qual município.

Não recolha em dois lugares sem conferir. É erro comum quando o cliente retém e a agência recolhe também.

O cliente fora do Brasil

Muda a análise inteira, porque exportação de serviço tem tratamento próprio.

A nota é emitida com os campos de tomador no exterior, e a caracterização depende de onde o resultado do serviço se verifica.

Está em Agência que atende cliente fora do Brasil.

Quando emitir

O fato gerador acompanha a prestação do serviço.

Para fee mensal, a nota costuma acompanhar a competência do mês contratado. Para projeto, ela acompanha a entrega ou os marcos definidos em contrato.

Dois erros:

Emitir só quando o cliente paga. Atrasa a competência e cria descompasso na apuração.

Emitir tudo no fim do trimestre para simplificar. Concentra receita em uma competência e distorce a apuração dos meses.

Os erros mais comuns

Descrição genérica. Não sustenta nada.

Item de serviço sempre igual, independentemente do trabalho.

Fee e mídia juntos no mesmo valor.

Não conferir a retenção feita pelo cliente.

Não abater a retenção na apuração.

Emitir pelo recebimento e não pela prestação.

O que a nota produz na apuração

A nota não é papelada de fim de mês. Ela alimenta quatro coisas ao mesmo tempo, e por isso o descuido nela é caro.

A receita bruta da competência, que define a faixa do Simples e o limite anual.

O denominador do Fator R, que decide entre o Anexo III e o Anexo V. Nota com repasse embutido infla esse denominador e pode derrubar o anexo da agência inteira. Está em Fator R de agência de marketing.

A base do ISS, conforme o item de serviço apontado.

O valor da retenção que o cliente vai fazer, orientada pelo mesmo item.

Um exemplo do encadeamento: a agência emite nota única de cinquenta mil cobrindo dez de honorário e quarenta de mídia. A receita registrada é cinquenta. A faixa do Simples sobe por causa dos quarenta. O Fator R cai por causa dos quarenta. E o ISS incide sobre um valor que não é serviço prestado.

Uma linha mal escrita na nota, repetida doze vezes no ano, muda o anexo da empresa.

A conferência mensal

Cinco minutos no fechamento resolvem o que depois vira levantamento:

Todas as notas do mês foram emitidas? Fee de cliente que não gerou nota é receita não declarada.

As descrições refletem o que foi entregue?

As retenções sofridas foram anotadas com os comprovantes?

O somatório das notas bate com o que entrou, considerando prazos de pagamento?

As notas com repasse estão separadas conforme o contrato?

Perguntas frequentes

O que escrever na descrição da nota?

O serviço prestado, o período ou entrega, e a divisão de valores quando houver repasse.

Posso usar sempre a mesma descrição?

Agência que presta serviços variados precisa de descrições que reflitam cada trabalho.

Fee e mídia na mesma nota?

Juntar os dois num valor único faz o repasse virar receita da agência e ser tributado.

O cliente reteve ISS. Preciso recolher também?

Não sobre o mesmo valor. Confira se a retenção está correta e abata na apuração.

Para qual cidade vai o ISS?

A regra geral aponta o município do prestador, com exceções conforme o tipo de serviço.

Quando emito a nota do fee mensal?

Acompanhando a competência do mês contratado.

Posso emitir depois de receber?

O fato gerador acompanha a prestação, não o pagamento.

Cliente fora do Brasil muda a nota?

Muda. Está em Agência que atende cliente fora do Brasil.

O que é o item de serviço?

O código da lista municipal correspondente à atividade, que decide a alíquota de ISS e orienta a retenção.

Errei a nota. Dá para cancelar?

Depende da regra e do prazo do município. Fora do prazo, o caminho costuma ser substituição ou ajuste.

Preciso emitir nota para cliente pessoa física?

Precisa. A obrigação não depende do tipo de tomador.

A nota do freelancer que contrato é despesa minha?

É, e ela é o que comprova o custo. Está em Freelancer: como contratar sem criar vínculo.

A nota afeta meu Fator R?

Afeta pelo valor da receita, que é o denominador do cálculo. Nota com repasse embutido derruba o resultado.

Posso juntar vários clientes numa nota só?

Não. Cada tomador recebe a sua nota, com os dados dele.

Cliente pediu para eu emitir mês que vem. Posso?

Postergar a competência para acomodar o caixa do cliente é irregularidade, e ela desloca receita entre períodos na sua apuração.

Preciso descrever cada peça entregue?

Não peça por peça. O que a descrição precisa ter é o serviço, o período ou entrega e a divisão de valores quando houver repasse.

Cliente não paga. Cancelo a nota?

Inadimplência não é motivo de cancelamento: o serviço foi prestado e o fato gerador ocorreu. O caminho é a cobrança, com a suspensão prevista em contrato.

Emito nota do projeto todo ou por etapa?

Segue o contrato. Projeto com marcos definidos gera nota por marco, acompanhando a entrega de cada um.

O sistema da prefeitura guarda a descrição anterior. Posso reaproveitar?

Pode como ponto de partida, e vale conferir se ela ainda descreve o que foi entregue naquele mês. Descrição repetida no automático é o que gera divergência entre nota e contrato.

Onde a Ethos entra

Configuramos a emissão da agência separando fee de repasse e conferimos as retenções sofridas, que é onde a agência costuma pagar imposto duas vezes sobre o mesmo valor. Veja como atendemos marketing e agências ou fale com a gente.