O que conferir antes de migrar a contabilidade

Antes de assinar com o escritório novo, vale saber o que você está levando. No comércio, o passivo se acumula em quatro frentes, e nenhuma delas aparece sozinha.

Esta é a conferência de entrada, e ela também serve como revisão anual mesmo sem troca.

Frente 1: situação fiscal estadual

É onde o comércio acumula mais passivo silencioso.

• A inscrição estadual está ativa? Suspensa ou inapta trava a emissão de nota.
• Existe débito de ICMS em aberto?
• Existe ICMS-ST não recolhido em operações interestaduais?
• O DIFAL foi apurado e recolhido nas vendas a consumidor final de outros estados?
• As declarações estaduais foram entregues, mês a mês?
• Existe parcelamento em andamento?

O item do DIFAL é o que mais aparece pendente em empresa que vende pela internet e nunca apurou corretamente.

Frente 2: apuração e segregação

Junte os extratos do PGDAS, se a empresa estiver no Simples, e confira:

1. O anexo aplicado. Comércio entra pelo Anexo I.
2. A segregação de receita de produtos com ICMS-ST. Sem ela, o ICMS é pago duas vezes.
3. A segregação de receita monofásica de PIS e COFINS. Mesmo raciocínio.
4. O acumulado dos últimos doze meses, que define a alíquota.

Os itens 2 e 3 são os que mais geram pagamento a maior no comércio. Vale conferir três competências aleatórias: se a diferença aparecer nas três, o problema é sistemático.

Está em Anexo I do Simples: a conta do comércio e em Monofásico de PIS e COFINS no comércio.

Frente 3: cadastro de produtos

Este é o ativo fiscal mais valioso de uma distribuidora, e ele leva anos para ser construído.

• NCM conferido contra a descrição real do produto
• CEST dos produtos sujeitos a ST
• CST correto por operação
• CFOP habituais mapeados
• Unidade de medida e fator de conversão corretos
• MVA por produto e por estado de destino

O fator de conversão é o item que mais gera diferença de estoque acumulada, e ele quase nunca é revisado.

Frente 4: estoque

• Saldo contábil na data de corte, por item
• Contagem física, ao menos dos itens de maior valor
• Critério de valoração usado
• Inventários dos últimos exercícios
• Registro de perdas, bonificações e consumo interno

Faça a contagem física na entrada. Diferença descoberta agora tem explicação disponível; descoberta um ano depois, não. Está em Estoque que não bate ao trocar de contabilidade.

Frente 5: crédito e ressarcimento

Dinheiro que costuma estar parado:

Crédito de ICMS acumulado, com o demonstrativo de origem.

Ressarcimento de ICMS-ST devido e nunca pedido, nos casos de venda por valor menor que a base presumida, remessa para outro estado ou perda de mercadoria.

Pedidos protocolados e em andamento, com o número e a situação.

O ressarcimento é o item de maior retorno dessa conferência, e ele é o que menos aparece em distribuidora que nunca teve acompanhamento específico. Está em Ressarcimento de ICMS-ST: quando você tem direito.

Frente 6: contábil e trabalhista

• Balanço patrimonial e demonstração de resultado
• Livro diário e livro razão
• Cadastro de funcionários, férias e décimo terceiro
• Eventos do eSocial transmitidos
• FGTS recolhido
• Convenção coletiva aplicável

Acessos

• Certificado digital, sob o controle da empresa
• Acesso à Sefaz do estado
• Portal da prefeitura
• Código de acesso do Simples Nacional
• Procuração eletrônica no e-CAC
• eSocial e FGTS Digital
• Acesso ao sistema de gestão, com os dados de cadastro e estoque

O acesso ao sistema de gestão merece destaque no comércio: o cadastro de produtos vive nele, e perder esse acesso significa reconstruir o cadastro do zero.

Como usar a conferência

Levar essa lista para a conversa com o candidato faz duas coisas.

Mostra o tamanho real do trabalho de entrada, o que evita orçamento que sobe depois.

E revela como ele trabalha. Escritório que pede esses documentos e explica o que vai conferir tem processo. Escritório que diz "manda o que tiver" vai descobrir os problemas junto com você.

Vale perguntar diretamente:

1. Vocês revisam o cadastro de produtos?
2. Como conferem a substituição tributária?
3. Vocês levantam o ressarcimento devido?
4. Como fazem a segregação de receita no PGDAS?
5. Quem levanta estoque e crédito antes de assumir?

O roteiro completo da transição está em Como trocar de contador sendo distribuidora.

Como organizar o que você receber

Documentação recebida e não organizada volta a ser problema no ano seguinte:

Uma pasta por ano, com subpastas para fiscal, contábil, estoque, folha e societário.

Uma pasta separada para o cadastro de produtos, com a exportação completa do sistema, porque ele é o ativo mais valioso e o mais difícil de reconstruir.

Uma pasta de estoque, com os inventários e as contagens realizadas.

Uma pasta de ressarcimento, com os pedidos protocolados e a situação de cada um.

Uma pasta de acessos, com certificado e senhas em gerenciador.

Cópia fora do computador.

A pasta de cadastro de produtos é a que mais importa. Exporte a base completa, com todos os campos fiscais, e guarde em formato aberto. Sistema trocado ou acesso perdido não pode significar cadastro perdido.

O modelo de solicitação

Pedir por escrito muda o tom e cria registro:

Prezados, comunico o encerramento da prestação de serviços a partir da competência [mês/ano]. Solicito a entrega da documentação da empresa, conforme a lista em anexo, com destaque para o cadastro completo de produtos com NCM, CEST, CST e CFOP, o demonstrativo de crédito de ICMS acumulado, o saldo de estoque na data de corte e a relação de pedidos de ressarcimento de ICMS-ST protocolados. Solicito também o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica e o relatório da situação fiscal, incluindo débitos estaduais. Peço a revogação da procuração eletrônica após a conclusão da entrega.

Anexe a lista deste texto, combine uma data e confirme o recebimento item a item.

O que costuma aparecer nessa conferência

Pela experiência com distribuidoras, os achados mais frequentes:

Ressarcimento de ICMS-ST nunca pedido. É o item de maior valor e o mais comum.

Receita monofásica não segregada. PIS e COFINS pagos sobre produtos que já foram tributados na indústria.

Receita de ST não segregada. ICMS pago duas vezes.

Diferença de estoque acumulada, sem conciliação há anos.

NCM desatualizado em produtos cadastrados há muito tempo.

DIFAL não apurado em vendas a consumidor final de outros estados.

Crédito de ICMS sem demonstrativo de origem.

Os três primeiros são dinheiro. Os quatro últimos são risco. Uma conferência bem feita separa os dois e prioriza o que resolver primeiro.

Perguntas frequentes

O escritório antigo pode reter documento?

A documentação é da empresa. Reter por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata desse tipo de conflito. O que reduz atrito é comunicar com antecedência e pedir por escrito com prazo.

Preciso de tudo isso se a empresa é nova?

A lista fica curta naturalmente. O que não muda é a lógica: você precisa de tudo que existe, principalmente dos acessos e do cadastro de produtos.

O que é mais crítico se eu priorizar?

Três coisas: acesso à Sefaz e certificado digital sob seu controle, o cadastro de produtos completo e a contagem física de estoque.

Preciso do cadastro de produtos em formato aberto?

Vale exigir. Exportação completa da base, com todos os campos fiscais, em formato que possa ser importado em outro sistema. Cadastro preso a um sistema que você vai deixar de usar é cadastro perdido.

Vale contratar alguém para auditar?

Boa parte você faz com os acessos e uma tarde. A análise de ressarcimento e de crédito costuma exigir olhar técnico.

E se aparecer passivo que eu não sabia?

É exatamente para isso que a conferência serve. Passivo conhecido tem solução e prazo; passivo descoberto por acaso aparece no pior momento.

Isso atrasa a troca?

Atrasa alguns dias e evita meses de retrabalho. Boa parte pode ser feita em paralelo à negociação do contrato.

Preciso fazer isso mesmo satisfeito com o escritório atual?

As frentes 2, 3 e 5 valem como revisão anual, independentemente de troca. Elas são onde costuma estar dinheiro parado.

Quanto tempo leva?

A parte que você faz sozinho leva uma tarde. O que demora é a contagem de estoque e o levantamento de ressarcimento.

Onde a Ethos entra

Fazemos esse levantamento antes de assumir e apresentamos o que encontramos por escrito, incluindo o ressarcimento de ICMS-ST devido, que costuma pagar o próprio trabalho. Veja como atendemos distribuidoras e comércio ou fale com a gente.