Como trocar de contador sendo distribuidora

Trocar a contabilidade de uma distribuidora exige cuidado com três coisas que não se reconstroem depois: o saldo de estoque, o crédito de ICMS acumulado e o cadastro de produtos com NCM, CEST e CFOP corretos.

Perder qualquer uma das três significa apuração errada no primeiro mês e risco no inventário do fim do ano.

A ordem que funciona

1. Contrate o novo escritório antes de avisar o atual

Obrigação estadual não espera. SPED Fiscal, apuração de ICMS e recolhimento de ST têm prazos próprios.

2. Escolha o momento do calendário

O ideal é virar no início de um mês, com o anterior fechado, incluindo a escrituração fiscal.

Evite virar perto do fechamento do inventário anual, quando a continuidade da informação de estoque entre os dois responsáveis é mais crítica.

3. Defina a competência de virada por escrito

A responsabilidade muda por competência. O comum é o escritório antigo fechar o mês corrente, incluindo SPED e apuração, e o novo começar no seguinte.

4. Trate o estoque como prioridade

O saldo precisa atravessar com quantidade e valor corretos, porque ele é a base do inventário, do custo das mercadorias vendidas e da apuração do resultado.

Vale mais que pedir o saldo: faça contagem física na virada, ao menos dos itens de maior valor, e compare.

Estoque que não bate é o que o fisco cruza, e descobrir a diferença na virada, com o escritório antigo disponível, é bem melhor que descobrir um ano depois.

5. Levante o crédito de ICMS acumulado

Crédito é dinheiro, e ele precisa ser transferido com o histórico de origem, competência a competência.

Crédito sem demonstrativo é crédito frágil, e reconstruir a origem a partir de notas antigas é trabalho caro.

6. Exija o cadastro de produtos completo

Este é o item específico do comércio.

O cadastro com NCM, CEST, CST e CFOP de cada produto é o que faz o imposto sair certo em toda nota. Ele leva anos para ser construído e é o ativo fiscal mais valioso de uma distribuidora.

7. Peça a documentação por escrito

A lista completa está na seção seguinte.

8. Assine o termo de transferência e troque os acessos

Certificado digital, acesso à Sefaz, portal da prefeitura, código do Simples, procuração eletrônica no e-CAC, eSocial e FGTS Digital.

O acesso à Sefaz é o mais crítico, porque é por ele que se emite nota e se apura o ICMS.

O que pedir ao escritório antigo

Fiscal

• Arquivos do SPED Fiscal de todas as competências
• Livros de entrada, saída e apuração de ICMS
• Demonstrativo de crédito de ICMS acumulado, com a origem
• Cadastro de produtos completo, com NCM, CEST, CST e CFOP
• Notas fiscais emitidas e recebidas
• Guias recolhidas, incluindo ICMS-ST e DIFAL
• Pedidos de ressarcimento de ICMS-ST feitos e pendentes
• Declarações estaduais entregues

Estoque

• Saldo na data de corte, por item, com quantidade e valor
• Critério de valoração usado
• Inventários dos últimos exercícios
• Registro de perdas e quebras

Contábil

• Balanço patrimonial e demonstração de resultado
• Livro diário e livro razão
• Balancetes mensais

Trabalhista e societário

• Cadastro dos funcionários, férias, décimo terceiro e eventos do eSocial
• FGTS recolhido
• Contrato social e alterações
• Relatório de situação fiscal, com débitos federais, estaduais e municipais

O item dos pedidos de ressarcimento costuma ser esquecido, e ele pode representar valor relevante em trânsito.

O que costuma dar errado

O estoque não bate. É o problema número um, e ele aparece no inventário.

O crédito de ICMS se perde. Sem demonstrativo de origem, o escritório novo não sustenta o saldo.

O cadastro de produtos vem incompleto. Sem NCM e CEST corretos, as notas passam a sair erradas de imediato.

Aparece débito estadual antigo. ICMS-ST não recolhido ou DIFAL esquecido continua sendo da empresa.

O ressarcimento em andamento se perde. Pedido protocolado e não acompanhado fica parado.

A segregação de receita quebra. Produtos de ST e monofásicos precisam ser segregados no PGDAS, e o escritório novo precisa saber quais são.

O primeiro fechamento: o que conferir

1. O saldo de estoque inicial bate com o final do anterior
2. O crédito de ICMS foi transportado integralmente
3. O cadastro de produtos está completo e correto
4. A segregação de receita de ST e monofásicos está sendo feita
5. O ICMS-ST e o DIFAL foram apurados corretamente
6. As notas emitidas saíram com CFOP e CST corretos

O item 4 é o que mais gera pagamento a maior quando falha.

Sinais de que a troca faz sentido

• Crédito de ICMS que ninguém explica
• Estoque contábil que nunca bate com o físico
• Nunca houve pedido de ressarcimento de ICMS-ST
• A receita de produto monofásico não é segregada
• Notas recusadas por clientes com frequência
• Ninguém revisa o cadastro de produtos

O terceiro e o quarto itens costumam representar, sozinhos, valor maior que a diferença de honorário entre escritórios.

O que perguntar antes de assinar

Use a troca para resolver o que motivou a saída:

1. Vocês revisam o cadastro de produtos, com NCM, CEST e CFOP?
2. Como conferem a substituição tributária por produto e por estado?
3. Vocês levantam o ressarcimento de ICMS-ST devido?
4. Como fazem a segregação de receita de produtos de ST e monofásicos?
5. Como calculam o DIFAL nas vendas interestaduais?
6. Vocês acompanham a conciliação de estoque ao longo do ano?
7. Quem levanta estoque e crédito antes de assumir?

As perguntas 3 e 4 são as que mais separam um escritório do outro no comércio. Está em Ressarcimento de ICMS-ST: quando você tem direito e em Monofásico de PIS e COFINS no comércio.

O cronograma da transição

Antes de comunicar o escritório atual

1. Escolha o novo escritório e assine o contrato
2. Defina a competência de virada
3. Levante a situação fiscal pelos sistemas oficiais
4. Programe a contagem física de estoque

Na comunicação

1. Comunique por escrito, com a competência de corte
2. Envie a lista de documentos, destacando cadastro de produtos e crédito de ICMS
3. Peça o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica

Durante a transição

1. Receba e confira a documentação
2. Faça a contagem física e compare com o saldo informado
3. Teste todos os acessos, especialmente o da Sefaz

Depois da virada

1. Revogue as procurações antigas
2. Confira o primeiro fechamento item a item

O passo 9 é o mais valioso: ele revela a diferença de estoque enquanto o escritório antigo ainda está disponível para explicar, tema de Estoque que não bate ao trocar de contabilidade.

O que a troca não resolve

Débito estadual antigo continua da empresa. Inclusive ICMS-ST e DIFAL de competências anteriores.

Diferença de estoque continua existindo. O escritório novo levanta e propõe a regularização, e a diferença é real.

Ressarcimento prescrito não volta. Por isso levantar cedo importa.

Cadastro de produtos errado precisa ser refeito. Não é o escritório novo que criou o problema, e ele herda o trabalho.

Inscrição estadual inapta continua inapta até a regularização da omissão que a causou.

Esse último ponto vale atenção: empresa que chega com inscrição suspensa precisa resolver isso antes de qualquer coisa, porque sem inscrição ativa não há emissão de nota. Está em Inscrição estadual: como tirar e quem precisa.

Perguntas frequentes

Preciso avisar a Sefaz?

O que muda são os acessos e as procurações. Não existe comunicação específica de troca de contador.

Posso trocar com pedido de ressarcimento em andamento?

Pode. O pedido é da empresa e continua tramitando. O escritório novo precisa receber o protocolo e acompanhar.

E se o cadastro de produtos vier incompleto?

É o cenário mais trabalhoso. Ele precisa ser reconstruído a partir das notas de entrada e da revisão de NCM, produto a produto.

Quanto tempo leva?

Depende do número de itens no cadastro e de quanto está organizado. O levantamento de estoque e de crédito é o que mais consome tempo.

Meus clientes precisam saber?

Não. A empresa continua a mesma, e o que não pode mudar é a emissão de nota.

E se o escritório antigo travar a entrega?

A documentação é da empresa. Reter documento por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata desse tipo de conflito.

Vale fazer inventário na virada?

Vale muito. Contagem física na virada é o que garante que o saldo transferido é real, e ela é a base do primeiro fechamento.

Onde a Ethos entra

Assumimos levantando estoque, crédito de ICMS e cadastro de produtos antes da virada, porque é o que não se reconstrói depois. Veja como atendemos distribuidoras e comércio ou fale com a gente.