ICMS-ST: como funciona no comércio

Na substituição tributária, o ICMS de toda a cadeia é recolhido antecipadamente, normalmente pela indústria ou pelo importador. Quando a mercadoria chega ao comércio, o imposto já foi pago.

Isso muda três coisas na operação: a nota de saída não destaca ICMS, o imposto pago antes integra o custo de aquisição, e existe direito a ressarcimento em algumas situações.

Como a mercadoria chega

O fornecedor, na condição de substituto tributário, calcula e recolhe:

O ICMS próprio, sobre a operação dele.

O ICMS-ST, sobre a operação presumida de toda a cadeia até o consumidor final, calculado com a MVA.

Na nota que você recebe, os dois aparecem destacados. E o valor total pago é o que compõe o seu custo.

O que muda na sua saída

Vendendo mercadoria que já teve o ICMS recolhido por substituição:

Você não destaca ICMS na nota de saída.

Você usa CFOP e CST próprios, que indicam que o imposto foi recolhido anteriormente por substituição.

Você não aproveita crédito sobre a entrada daquele produto, porque não há débito na saída.

O CFOP típico da venda interna de mercadoria com ST já recolhido é o 5.405, e o CST correspondente indica a tributação anterior por substituição.

Está em CFOP mais usados no atacado.

O ICMS-ST integra o custo

Este é o ponto que mais afeta a formação de preço e o mais ignorado.

Como não há crédito a aproveitar, o ICMS-ST pago na aquisição é custo da mercadoria. Ele entra na composição do preço de venda como qualquer outro componente de custo.

Empresa que forma preço aplicando markup sobre o valor da mercadoria sem o ST, ou que trata produtos com e sem ST da mesma forma, tem margem real diferente da planejada.

Vale conferir: no seu cadastro, o custo de aquisição dos produtos de ST inclui o imposto?

Quando você tem direito a ressarcimento

Como a base é presumida, existem situações em que a realidade não confirma a presunção:

Venda por valor menor que a base presumida. O imposto foi recolhido sobre margem maior que a praticada.

Remessa para outro estado. A mercadoria com ST recolhido no estado de origem que sai para outro estado gera direito.

Perda, roubo ou deterioração. O produto não chegou ao consumidor final.

Venda a contribuinte que dará saída com nova incidência, conforme o caso.

O procedimento varia por estado e costuma exigir escrituração específica. Muita distribuidora não pede por desconhecimento, e o valor acumulado ao longo dos anos é relevante.

Está em Ressarcimento de ICMS-ST: quando você tem direito.

Quando você é o substituto

Situação que aparece em distribuidora que compra de fora ou importa.

Se a mercadoria sujeita a ST entra no estado sem o imposto ter sido recolhido, a responsabilidade pode recair sobre quem recebe. Isso acontece quando:

O fornecedor está em estado sem protocolo com o seu para aquele produto.

A mercadoria é importada diretamente pela distribuidora.

O fornecedor não é contribuinte substituto para aquela operação.

Nesses casos, a distribuidora recolhe o ICMS-ST na entrada, com o cálculo próprio.

Deixar de recolher nessa situação é um dos passivos mais comuns em distribuidora que compra de vários estados.

Como saber se o produto está no regime

A sujeição depende de dois elementos combinados:

O produto constar na lista, identificado por NCM e descrição.

A operação e os estados envolvidos, porque a aplicação interestadual depende de protocolo ou convênio.

Não basta o produto estar na lista do seu estado. Para compra de outro estado, é preciso que exista acordo entre eles.

É por isso que o NCM correto importa tanto, e por isso o cadastro de produtos precisa mapear a sujeição por produto e por estado de origem.

A empresa do Simples

Distribuidora no Simples também lida com ST, e ele fica por fora do DAS.

O ponto crítico é a segregação: a receita de venda de mercadoria com ICMS-ST já recolhido é informada separadamente no PGDAS, para que a parcela de ICMS não incida de novo.

Empresa que não segrega paga o ICMS duas vezes: uma na aquisição, embutida no custo, outra dentro do DAS.

Esse é um dos erros que mais aparecem em revisão de distribuidora no Simples.

O que conferir na entrada da mercadoria

Cinco itens, a cada nota de compra:

1. O produto está sujeito a ST conforme o NCM e a legislação aplicável?
2. O fornecedor destacou o ICMS-ST corretamente?
3. A MVA aplicada corresponde à do produto e à operação?
4. A base de cálculo está correta, incluindo o que deve compor?
5. O custo lançado inclui o ICMS-ST?

Conferir na entrada é bem mais barato que descobrir na revenda ou numa fiscalização.

Um exemplo de como o custo se forma

Uma distribuidora compra 100 unidades de um produto sujeito a ST.

Na nota do fornecedor aparecem: o valor da mercadoria, o ICMS próprio do fornecedor destacado, e o ICMS-ST calculado com a MVA e recolhido por ele.

O custo de aquisição da distribuidora é o valor total pago, incluindo o ICMS-ST. Não há crédito a aproveitar sobre nenhuma dessas parcelas.

Na revenda, a nota sai sem destaque de ICMS, com CFOP e CST de mercadoria já tributada por substituição.

Na formação do preço, o custo é o valor cheio pago na entrada.

O erro comum: a empresa lança como custo apenas o valor da mercadoria, tratando o ICMS-ST como imposto a recuperar. Ele não é. E o preço formado sobre um custo menor que o real reduz a margem sem ninguém perceber.

Está em Margem e precificação no atacado.

O efeito no capital de giro

O ICMS-ST é pago na compra e só volta quando a mercadoria é vendida.

Isso significa que o estoque de produtos sujeitos a ST carrega imposto embutido, e ele fica imobilizado enquanto a mercadoria não gira.

Numa distribuidora com estoque relevante, esse valor é significativo. E ele cresce conforme a empresa aumenta o estoque para atender melhor.

Três consequências práticas:

O giro do estoque importa mais. Produto parado é imposto parado.

A negociação de prazo com o fornecedor pesa. Comprar a prazo maior alivia o efeito.

O mix entre produtos com e sem ST muda a necessidade de caixa. Duas distribuidoras com o mesmo faturamento podem ter necessidades de giro bem diferentes conforme o mix.

Vale medir: qual percentual do seu estoque, em valor, é imposto embutido? Esse número costuma surpreender.

Perguntas frequentes

Todo produto do meu mix está sujeito a ST?

Dificilmente. A maior parte das distribuidoras tem mix misto, com produtos dentro e fora do regime, e cada um exige tratamento próprio na nota, na escrituração e na formação de preço.

O que é CEST?

É o código especificador da substituição tributária, que identifica o produto no regime e acompanha o NCM na nota.

Preciso segregar a receita no PGDAS?

Precisa, se estiver no Simples. A receita de venda de mercadoria com ICMS-ST já recolhido é informada separadamente, para a parcela de ICMS não incidir de novo. Sem isso, o imposto é pago duas vezes.

Posso aproveitar crédito de produto com ST?

Não na revenda normal, porque não há débito na saída. O direito que existe é ao ressarcimento, nas situações previstas.

E se o fornecedor calcular errado?

O custo entra errado e a revenda pode ficar comprometida. Conferir a nota de entrada é o que evita isso.

Vendo para outro estado. O que acontece?

A mercadoria com ST recolhido que sai para outro estado gera direito a ressarcimento, e pode haver nova incidência no destino conforme o protocolo. Está em Venda para outro estado: o que muda na nota.

A ST acaba com a reforma tributária?

O modelo do IBS e da CBS não prevê a substituição tributária nos moldes atuais, o que tende a simplificar a operação ao longo da transição. Está em Reforma tributária no comércio.

Como sei a MVA do meu produto?

Ela consta na legislação estadual e nos protocolos aplicáveis, por produto. Cadastro com a MVA mapeada evita erro.

Preciso escriturar diferente?

Sim. Entradas e saídas de mercadoria com ST têm CFOP e CST próprios, e a escrituração precisa refletir isso.

Onde a Ethos entra

Mapeamos a sujeição a ST por produto e por estado de origem, conferimos as notas de entrada e levantamos o ressarcimento devido, que é onde costuma estar dinheiro parado. Veja como atendemos distribuidoras e comércio ou fale com a gente.