Como trocar de contador sendo construtora

Trocar a contabilidade de uma construtora é diferente de trocar a de qualquer outro segmento. Existe obra em andamento com CNO aberto, folha apropriada por obra, retenções sofridas que precisam ser recuperadas e uma aferição futura que depende do histórico inteiro.

Perder informação nessa transição custa caro no encerramento da obra, quando a CND não sai.

A ordem que funciona

1. Contrate o novo escritório antes de avisar o atual

Folha vence, eSocial tem prazo próprio e a medição não espera. Ficar sem responsável em algum momento gera multa e atrasa faturamento.

2. Escolha o momento do calendário

O ideal é virar no início de um mês, com o anterior fechado.

Dois períodos merecem atenção: perto do encerramento de uma obra, quando a aferição está em curso, e perto da janela de opção pela desoneração da folha, que é anual e irretratável.

3. Defina a competência de virada por escrito

A responsabilidade muda por competência. O comum é o escritório antigo fechar o mês corrente, incluindo folha e obrigações, e o novo começar no seguinte.

4. Trate as obras em andamento como prioridade

Aqui está o que diferencia a construção.

Para cada obra ativa, o escritório novo precisa receber:

• A matrícula CNO, com a data de abertura
• O alvará de obra e a área licenciada
• A folha apropriada àquela obra, mês a mês
• As notas emitidas e a retenção sofrida em cada uma
• As guias recolhidas vinculadas à matrícula
• O material aplicado, quando ele foi discriminado
• As medições realizadas e o percentual executado
• A anotação de responsabilidade técnica

Sem isso, a aferição no encerramento fica sem base, e é ela que libera a CND. Está em CND de obra: o que trava a venda do imóvel.

5. Levante as retenções sofridas

A retenção de 11% nas notas é deduzida das contribuições devidas. Retenção não aproveitada é dinheiro perdido.

Ela precisa ser levantada nota a nota, competência a competência, com a vinculação à obra correspondente.

6. Peça a documentação por escrito

A lista completa está em O que pedir ao contador antigo na construção.

7. Assine o termo de transferência de responsabilidade técnica

Ele define a partir de qual competência a responsabilidade contábil muda, e existe para o caso de aparecer autuação de período antigo.

Não confundir com a anotação de responsabilidade técnica do CREA, que é do engenheiro e das obras.

8. Troque acessos e procurações

Certificado digital, portal do eSocial e do FGTS Digital, acessos municipais nas cidades onde há obra, procuração eletrônica no e-CAC e o acesso aos sistemas de obra da Receita.

O que costuma dar errado

O histórico da obra se perde. Sem folha apropriada e guias vinculadas, a aferição usa o método indireto, que costuma sair mais caro. Está em SERO e a aferição de obra.

A retenção não é recuperada. Valor retido que não é deduzido vira imposto pago duas vezes.

Aparece passivo de INSS de obra. Competência anterior sem recolhimento continua sendo da empresa e trava a CND. Está em Obra com INSS em aberto ao mudar de contador.

A folha vira com dado incompleto. Falta histórico de férias, e o cálculo do primeiro mês sai errado.

O ISS municipal se perde. Obra em outra cidade tem cadastro e recolhimento próprios, e o escritório novo precisa saber onde eles existem.

A opção pela desoneração não é observada. Ela é anual e irretratável, então precisa ser respeitada no exercício em curso.

O primeiro fechamento: o que conferir

1. O anexo aplicado. Anexo III ou IV, conforme a atividade
2. A folha completa, com todos os funcionários e o rateio por obra
3. A retenção sofrida, deduzida corretamente
4. O INSS de obra, recolhido na matrícula certa
5. O ISS, recolhido no município correto de cada obra
6. Os eventos do eSocial, sem lacuna no mês da virada
7. A opção pela desoneração, se houver, sendo aplicada

Sinais de que a troca faz sentido

• Você está no Anexo IV sem nunca ter comparado com o Presumido
• Ninguém nunca simulou a desoneração da folha
• A retenção de 11% não aparece deduzida
• Não existe controle de folha por obra
• Você descobriu passivo de INSS de obra ao pedir a CND
• Material aplicado nunca foi discriminado para reduzir a base de retenção

Os dois primeiros costumam valer, sozinhos, mais que toda a diferença de honorário entre escritórios. Estão em Sinais de que a contabilidade da indústria está errada, com a lógica que também se aplica aqui.

O que a troca não resolve

Passivo de INSS de obra continua. Ele trava a CND independentemente de quem é o contador.

Aferição de obra antiga continua devida. Obra encerrada sem regularização segue pendente.

Passivo trabalhista continua. Erro de folha de anos anteriores aparece em rescisão.

Retenção de competência prescrita não volta. Por isso levantar cedo importa.

O que perguntar antes de assinar

Construtora tem particularidades que escritório generalista trata como se fosse prestadora comum. Sete perguntas separam quem lida com o setor:

1. Vocês controlam CNO por obra?
2. Como apropriam a folha por obra?
3. Como conferem a retenção de 11% sofrida?
4. Vocês comparam Anexo III, Anexo IV, Presumido e desoneração da folha?
5. Como tratam o material aplicado na base de retenção?
6. Quem acompanha a aferição e a CND no encerramento?
7. Vocês levantam a situação das obras antes de assumir?

As perguntas 4 e 5 são as que mais valem dinheiro. A primeira porque a decisão de regime na construção é dominada pela folha; a segunda porque discriminar material corretamente reduz a base da retenção. Está em Material aplicado na obra e a base do INSS.

O cronograma da transição

Antes de comunicar o escritório atual

1. Escolha o novo escritório e assine o contrato
2. Defina a competência de virada
3. Liste as obras ativas e encerradas nos últimos anos
4. Consulte a situação de cada CNO nos sistemas da Receita

Na comunicação

1. Comunique por escrito, informando a competência de corte
2. Envie a lista de documentos, com prazo, destacando o histórico por obra
3. Peça o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica
4. Peça o relatório de situação fiscal

Durante a transição

1. Receba e confira a documentação obra por obra
2. Teste todos os acessos, incluindo os municipais
3. Confirme que a folha do mês de corte foi processada e transmitida

Depois da virada

1. Revogue a procuração eletrônica antiga
2. Confira o primeiro fechamento item a item
3. Organize o arquivo por obra

Os passos 3 e 4 são os mais valiosos e os mais ignorados: eles revelam o passivo antes de você assumi-lo sem saber.

Perguntas frequentes

E se eu tiver obra em outro município?

Cada município com obra pode exigir cadastro e recolhimento de ISS próprios. O escritório novo precisa receber a relação desses cadastros, senão o recolhimento para de acontecer sem ninguém perceber. Está em ISS de obra: em qual cidade recolher.

Preciso avisar o CREA?

Não. A troca de contabilidade não mexe no registro da empresa nem no responsável técnico das obras.

O escritório novo consegue ver o histórico sozinho?

Com as procurações, ele acessa o que foi transmitido aos sistemas oficiais e a situação das matrículas CNO. O que não aparece por lá é a folha apropriada por obra e o controle de material aplicado.

Posso trocar com obra em andamento?

Pode, e é o cenário mais comum. O cuidado é transferir o histórico da obra completo, porque ele é a base da aferição.

E se houver parcelamento de INSS de obra?

Ele continua valendo. O escritório novo precisa receber o demonstrativo das parcelas para não perder vencimento.

Vou pagar dois honorários no mês da virada?

Depende de como a competência foi dividida. Definir a data de corte por escrito evita cobrança dobrada.

Meus clientes precisam saber?

Não. A empresa continua a mesma, e o que não pode mudar é a emissão de nota conforme a medição.

E se o escritório antigo travar a entrega?

A documentação é da empresa. Reter documento por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata desse tipo de conflito.

Quanto tempo leva?

Depende do número de obras ativas e de quanto está organizado. O levantamento por obra é o que mais consome tempo.

Onde a Ethos entra

Assumimos levantando obra por obra, com CNO, folha apropriada e retenções sofridas, porque é esse histórico que decide a aferição e a CND no encerramento. Veja como atendemos construção civil ou fale com a gente.