Obra com INSS em aberto ao mudar de contador

Passivo de INSS de obra não some com a troca de escritório. Ele fica vinculado à matrícula CNO e aparece exatamente no pior momento: quando você pede a CND para averbar, financiar ou vender o imóvel.

Por isso o levantamento precisa acontecer na entrada da nova contabilidade, e não quando a obra termina.

Por que o INSS de obra é diferente

Na construção, a contribuição previdenciária tem três mecanismos que não existem em outros setores:

A retenção de 11% sobre serviços de empreitada e cessão de mão de obra, feita pelo tomador e recolhida na matrícula da obra.

O CNO, matrícula própria de cada obra, onde os recolhimentos são vinculados.

A aferição no encerramento, que compara o que foi recolhido com o que a obra deveria ter gerado de contribuição.

É esse terceiro mecanismo que revela o passivo. A Receita calcula quanto de mão de obra aquela construção exigiria e compara com o recolhido. A diferença é cobrada.

Como o passivo se forma

Obra sem CNO aberto no prazo. Sem matrícula, os recolhimentos não se vinculam à obra, e no fim a aferição encontra uma obra sem contribuição.

Folha não apropriada à obra. A empresa recolheu, e o recolhimento não foi vinculado ao CNO correto.

Subempreiteiro sem regularidade. A construtora responde pelo que ele deixou de recolher.

Retenção não recolhida pelo tomador. O valor foi retido da nota e não chegou à matrícula.

Aferição indireta. Quando não há escrituração que comprove o gasto real com mão de obra, a Receita calcula pela área construída, e esse cálculo costuma ser maior que o custo real.

O último item é o mais caro e o mais evitável. Está em SERO e a aferição de obra: como funciona.

O levantamento que precisa ser feito na entrada

Antes de assinar com o escritório novo, ou logo na entrada dele:

1. Liste todas as obras

Ativas e encerradas nos últimos anos. Cada uma com CNO, endereço, área, data de início e situação.

2. Consulte a situação de cada matrícula

A Receita disponibiliza a consulta da situação do CNO, com os recolhimentos vinculados e as pendências.

3. Confira as retenções sofridas

Cada nota emitida com retenção de 11% precisa ter o valor deduzido das contribuições devidas. Levante nota a nota.

4. Confira as retenções feitas

Se a construtora contratou subempreiteiros, ela reteve deles. Esses valores precisam ter sido recolhidos na matrícula correta.

5. Verifique obras encerradas sem regularização

Obra concluída e não aferida continua pendente, e a pendência não desaparece com o tempo.

6. Levante parcelamentos em andamento

Com o demonstrativo de parcelas e o vencimento.

O que fazer com o passivo encontrado

Se ele é devido, existem caminhos: pagamento à vista, parcelamento ou, dependendo do caso, revisão do cálculo quando a aferição usou método indireto e há documentação que comprove o gasto real.

Se ele decorre de aferição indireta, vale reunir a documentação da obra: folha apropriada, notas de subempreiteiros, guias recolhidas e material aplicado. Escrituração completa costuma reduzir o valor apurado em relação ao cálculo por área.

Se ele decorre de retenção não deduzida, cabe correção da apuração.

Se a obra não tem CNO, a matrícula precisa ser aberta, ainda que fora do prazo, com as implicações correspondentes.

Por que descobrir cedo importa

A diferença entre descobrir na entrada e descobrir no fim é grande:

Na entrada, você tem tempo de reunir documentação, avaliar o cálculo e planejar o pagamento ou o parcelamento.

No fim, a CND é urgente, porque ela trava a averbação, o financiamento do comprador e a escritura. Urgência elimina opções: sobra pagar o que for cobrado para destravar.

É por isso que o levantamento de obras precisa fazer parte da entrada de qualquer contabilidade nova na construção.

O que pedir ao escritório antigo

Especificamente sobre INSS de obra:

• Relação de todas as obras com CNO, situação e datas
• Guias recolhidas vinculadas a cada matrícula
• Folha apropriada por obra, mês a mês
• Notas emitidas com a retenção destacada
• Notas de subempreiteiros e as retenções feitas
• Aferições realizadas e as CND emitidas
• Parcelamentos com demonstrativo

A lista completa da transição está em O que pedir ao contador antigo na construção.

O que a documentação completa evita

Vale entender o mecanismo, porque ele explica por que o histórico da obra vale tanto.

A aferição pode acontecer de duas formas:

Pela escrituração. Quando a empresa comprova o gasto real com mão de obra na obra, com folha apropriada, notas de subempreiteiros e guias vinculadas, a contribuição é calculada sobre esse valor comprovado.

Pela aferição indireta. Quando não há comprovação suficiente, a Receita calcula a mão de obra que aquela construção teria exigido, a partir da área construída e do padrão da obra. Esse cálculo costuma resultar em valor maior que o gasto real.

A diferença entre os dois métodos, numa obra de porte médio, é relevante. E ela decorre inteiramente de a empresa ter ou não o histórico organizado.

Ou seja: a documentação da obra não é burocracia, é o que reduz a conta no encerramento.

Um roteiro de regularização

Se você já encontrou o passivo:

1. Reúna toda a documentação da obra, mesmo incompleta
2. Compare o recolhido com o que a obra exigiria, para dimensionar a diferença
3. Avalie se a documentação permite afastar a aferição indireta
4. Verifique retenções sofridas que não foram deduzidas
5. Confira as retenções feitas de subempreiteiros e se foram recolhidas
6. Dimensione o valor final e escolha entre pagamento e parcelamento
7. Regularize antes de precisar da CND, e não quando ela estiver travando a venda

O passo 3 é o que mais reduz valor, e ele depende do passo 1.

O que fazer nas obras em andamento

Enquanto o passivo antigo é resolvido, as obras ativas precisam parar de gerar problema novo.

Confira o CNO de cada obra ativa. Aberto no prazo, com os dados corretos.

Aproprie a folha à obra correspondente. Todo mês, e não no fim.

Vincule as guias à matrícula certa. É isso que a aferição vai olhar.

Confira a retenção sofrida em cada nota e a dedução correspondente.

Exija regularidade dos subempreiteiros a cada medição, com certidão e comprovação de recolhimento.

Discrimine material no contrato e na nota, quando aplicável, para reduzir a base da retenção.

Guarde tudo por obra, e não por ano.

Esses sete pontos custam pouco quando feitos no ritmo da obra e custam caro quando reconstruídos no encerramento.

Perguntas frequentes

Como consulto a situação de uma matrícula CNO?

Pelos sistemas da Receita Federal, com o certificado digital da empresa ou com procuração eletrônica. A consulta mostra os recolhimentos vinculados e a situação da obra.

O passivo de obra passa para o novo contador?

Não. Ele é da empresa. O que muda é quem passa a responder tecnicamente pelas competências seguintes, o que o termo de transferência define.

Quem responde pelo passivo, a empresa ou os sócios?

O débito é da empresa. A responsabilização pessoal dos sócios depende de situações específicas previstas em lei, e não acontece automaticamente por atraso.

Obra antiga sem CND ainda pode ser regularizada?

Pode, com a aferição e o recolhimento do que for apurado. Quanto mais tempo passa, mais difícil reunir a documentação que reduz o cálculo.

O que acontece se eu não regularizar?

A CND não sai, e sem ela não há averbação da construção, o que trava financiamento, venda e escritura do imóvel.

Posso parcelar o INSS de obra?

Existem modalidades de parcelamento aplicáveis. O parcelamento em dia costuma permitir certidão positiva com efeito de negativa.

A empresa consegue certidão com passivo de obra parcelado?

Parcelamento ativo e em dia costuma permitir certidão positiva com efeito de negativa, que serve para a maior parte das finalidades.

Retenção sofrida e não deduzida pode ser recuperada?

Cabe correção da apuração dentro do prazo aplicável, com a documentação que comprove a retenção.

E se o subempreiteiro não recolheu?

A construtora responde. Por isso a conferência de regularidade a cada medição importa, tratada em Subempreiteiro: como contratar sem risco.

Vale contratar alguém para auditar isso?

O levantamento de obras é a auditoria de entrada mais valiosa na construção, e ela costuma se pagar já no primeiro passivo evitado.

Onde a Ethos entra

Levantamos obra por obra na entrada, com a situação de cada CNO e as retenções sofridas, para você saber o que está herdando antes de precisar da CND. Veja como atendemos construção civil ou fale com a gente.