O que pedir ao contador antigo na construção

Na construção civil, sair de um escritório sem a documentação das obras é o que transforma uma troca simples em passivo descoberto anos depois, quando a CND não sai.

O histórico de cada obra é o que sustenta a aferição no encerramento. Ele não se reconstrói depois.

Documentos por obra

Esta é a lista que diferencia a construção. Para cada obra, ativa ou encerrada nos últimos anos:

• Matrícula CNO, com data de abertura e situação atual
• Alvará de obra, com a área licenciada
• Anotação de responsabilidade técnica no CREA
• Folha apropriada àquela obra, mês a mês
• Guias de INSS recolhidas vinculadas à matrícula
• Notas emitidas, com a retenção de 11% destacada
• Notas de subempreiteiros, com as retenções feitas e recolhidas
• Comprovação de material aplicado, quando discriminado
• Medições realizadas, com o percentual executado
• Aferição e CND, quando a obra já foi encerrada

A folha apropriada por obra é o item mais valioso. Sem ela, a aferição no encerramento tende a usar o método indireto, calculado pela área construída, que costuma sair mais caro que o gasto real. Está em SERO e a aferição de obra.

Documentos fiscais da empresa

• Declarações do Simples entregues, com recibos
• Extratos do PGDAS de cada competência
• Guias DAS pagas
• Notas fiscais emitidas e recebidas
• Cadastros municipais nas cidades onde há obra
• Guias de ISS recolhidas, por município
• Opção pela desoneração da folha, se houver, com o exercício em que foi feita
• Relatório de situação fiscal, com débitos federais, estaduais e municipais

O item dos cadastros municipais é frequentemente esquecido. Construtora que atua em várias cidades tem inscrição e recolhimento em cada uma, e o escritório novo precisa saber onde elas existem.

Documentos trabalhistas

• Cadastro completo dos funcionários
• Histórico de férias, com o vencido e o a vencer
• Décimo terceiro pago nas duas parcelas
• Eventos do eSocial transmitidos
• Exames ocupacionais, admissional, periódico e demissional
• Documentação de segurança do trabalho, com o programa de gestão de riscos
• Registro de entrega de EPI
• Comunicações de acidente de trabalho
• Convenção coletiva aplicável
• FGTS recolhido, mês a mês
• Demonstrativo de RAT e FAP
• Rescisões anteriores, com termos e comprovantes

O bloco de segurança tem peso duplo na construção: ele é o mais fiscalizado no canteiro e alimenta o FAP, que multiplica a contribuição sobre a folha.

Está em NR-18 e segurança na obra: o que a lei cobra.

Documentos societários e contábeis

• Contrato social e alterações
• Registro no CREA da pessoa jurídica, com o responsável técnico
• Balanço patrimonial e demonstração de resultado
• Livro diário e livro razão
• Balancetes mensais
• Controle de custo por obra, se existir

O último item raramente existe, e a resposta já é informação: se não há controle de custo por obra, a empresa não sabe qual obra deu lucro.

Acessos

• Certificado digital, sob o controle da empresa
• Portal do eSocial e do FGTS Digital
• Acessos municipais de cada cidade com obra
• Código de acesso do Simples Nacional
• Procuração eletrônica no e-CAC
• Acesso aos sistemas de obra da Receita

Teste cada acesso antes de encerrar a relação anterior.

O termo que fecha

O Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica define a partir de qual competência a responsabilidade contábil muda.

Não confundir com a anotação de responsabilidade técnica do CREA, que é do engenheiro e vincula-se às obras.

Como conferir o que você recebeu

1. Liste as obras e confira se cada uma tem a documentação completa
2. Consulte a situação de cada CNO nos sistemas da Receita
3. Some as retenções destacadas nas notas e compare com o deduzido na apuração
4. Cruze três meses de folha com as guias recolhidas
5. Confira o ISS recolhido em cada município com obra
6. Teste os acessos

Os itens 2 e 3 são os que revelam passivo e dinheiro a recuperar. Estão detalhados em Obra com INSS em aberto ao mudar de contador.

Como organizar depois

Uma pasta por obra, com CNO, alvará, folha, notas, guias e medições. É a organização que faz sentido na construção, mais do que a organização por ano.

Dentro de cada obra, subpastas por ano.

Uma pasta da empresa, com societário, fiscal geral e trabalhista.

Uma pasta de acessos, com certificado e senhas em gerenciador.

Cópia fora do computador.

A pasta por obra é o que permite responder rápido quando a aferição chega, e ela é o que sustenta a redução do cálculo indireto.

O modelo de solicitação

Pedir por escrito muda o tom e cria registro:

Prezados, comunico o encerramento da prestação de serviços a partir da competência [mês/ano]. Solicito a entrega da documentação da empresa e das obras, conforme a lista em anexo, com destaque para a relação de matrículas CNO com a respectiva situação, a folha apropriada por obra e o demonstrativo das retenções de 11% sofridas e deduzidas. Solicito também o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica e o relatório da situação fiscal, indicando débitos e parcelamentos, inclusive de INSS de obra. Peço a revogação da procuração eletrônica após a conclusão da entrega.

Anexe a lista deste texto, combine uma data e confirme o recebimento item a item, por obra.

Por que a organização por obra importa

Na maior parte dos segmentos, a organização por ano funciona. Na construção, não.

A aferição acontece por obra, e o questionamento chega anos depois do encerramento. Quando ele chega, a pergunta é sobre uma obra específica: quanto de mão de obra ela consumiu, quanto foi recolhido na matrícula, quem foram os subempreiteiros.

Arquivo organizado por ano exige garimpar em doze pastas para reconstruir uma obra. Arquivo organizado por obra responde de imediato.

E a resposta rápida e documentada é o que afasta a aferição indireta, que é o cenário mais caro. Está em SERO e a aferição de obra.

Perguntas frequentes

O escritório antigo precisa entregar em formato digital?

Não existe formato obrigatório, e arquivo digital é o que o escritório novo consegue usar de imediato. Para a documentação de obra, o que importa é ela estar completa e vinculada à matrícula correta.

E se faltar a folha apropriada por obra?

Esse é o item mais difícil de reconstruir. Sem ele, a aferição tende ao método indireto. Vale insistir na entrega e, não sendo possível, levantar o que existir a partir das guias recolhidas e das notas emitidas.

Por quanto tempo guardar?

Documento de obra vale enquanto houver possibilidade de questionamento sobre a aferição e a responsabilidade pela construção. Na prática, vale manter indefinidamente em arquivo digital.

Recebi tudo em papel. Preciso digitalizar?

Vale muito a pena, e na construção mais ainda: a documentação de obra é consultada anos depois, e caixa em armário some com mudança de escritório.

O escritório antigo pode reter documento?

A documentação é da empresa. Reter por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata desse tipo de conflito.

E se eu não souber quantas obras a empresa teve?

A consulta aos sistemas da Receita, com o certificado digital da empresa, mostra as matrículas CNO vinculadas ao CNPJ. É o ponto de partida quando o histórico interno está incompleto.

O que é mais crítico se eu tiver que priorizar?

Três coisas: a situação de cada CNO, a folha apropriada por obra e as retenções sofridas. As duas primeiras decidem a aferição; a terceira é dinheiro.

E se uma obra antiga não tiver documentação?

Levante o que existir e avalie a exposição. Obra sem documentação tende à aferição indireta, que é mais cara, e saber disso antes permite planejar.

Preciso da mesma lista se a construtora é nova?

A lista fica curta naturalmente. O que não muda é a lógica: você precisa de tudo que existe.

Preciso pedir documentação de obra já encerrada?

Precisa, porque obra encerrada sem aferição continua pendente, e o questionamento sobre ela pode chegar anos depois. Está em Obra com INSS em aberto ao mudar de contador.

Quando pedir?

Depois de contratar o novo escritório e antes de encerrar o anterior. O roteiro está em Como trocar de contador sendo construtora.

Vale auditar a entrega?

O levantamento por obra é a auditoria mais valiosa na construção, e ela costuma se pagar no primeiro passivo evitado.

Onde a Ethos entra

Organizamos a documentação por obra na entrada, com a situação de cada CNO conferida, porque é esse histórico que decide a aferição e a CND no encerramento. Veja como atendemos construção civil ou fale com a gente.