Trocar de contador sendo distribuidora do Lucro Real

Trocar de contador numa distribuidora do Lucro Real é diferente de trocar numa empresa do Simples. No Simples, a troca é quase só de rotina: a guia é uma, o cálculo é padronizado e o que passa de um escritório para o outro é pouco. No Lucro Real, passa muita coisa: saldo de crédito, prejuízo acumulado, controle de estoque, livros fiscais e contábeis, e decisões tomadas lá atrás que continuam produzindo efeito.

Uma troca mal feita pode custar crédito perdido, prejuízo fiscal que some da conta e erro herdado que só aparece na fiscalização. Este texto mostra o que conferir.

Quando é hora de trocar

Os sinais mais comuns numa distribuidora do Lucro Real:

Balancete que não fecha todo mês. No Real, o imposto depende do lucro contábil. Sem balancete mensal, a empresa paga estimativa sem saber se deve.

Crédito de PIS e COFINS mal aproveitado. Só a mercadoria entra no crédito, e aluguel, energia e frete ficam de fora sem análise.

Estoque que não bate. Contábil diferente do físico, sem explicação.

Nenhuma revisão de regime. Ninguém compara Real e Presumido há anos.

Respostas que demoram ou que chegam sem número.

A lista completa de sinais, para distribuidoras em geral, está em Como trocar de contador sendo distribuidora.

O que pedir ao escritório anterior

Contabilidade

• Balancetes e razão dos últimos cinco anos
• Balanços e DREs, com as notas explicativas quando houver
• Arquivos da ECD, a escrituração contábil digital, de cada ano
• Conciliações bancárias e de fornecedores e clientes

IRPJ e CSLL

• Arquivos da ECF de cada ano
• Controle do LALUR e do LACS, com as adições, exclusões e o saldo de prejuízo fiscal e de base negativa de CSLL
• Memórias de cálculo das estimativas mensais e dos balancetes de suspensão ou redução

PIS e COFINS

• Arquivos da EFD Contribuições
• Memória do crédito tomado, com a base de cada item
• Saldo de crédito não aproveitado e pedidos de ressarcimento ou compensação

ICMS

• Arquivos da EFD ICMS/IPI
• Saldo credor de ICMS e controle de ressarcimento de ST
• Termos de regimes especiais ou benefícios, se houver

Estoque

• Inventários anuais
• Relatório de custo médio por item na data da troca

O que conferir nos primeiros meses

O saldo de prejuízo fiscal. É dinheiro. Se o controle do LALUR não vier ou vier inconsistente, o prejuízo acumulado pode ser perdido na prática. Conferir com a ECF entregue.

O crédito de PIS e COFINS. Revisar se todos os créditos possíveis foram tomados, e se algum crédito foi tomado sem base. Crédito esquecido dos últimos cinco anos pode ser recuperado. Crédito indevido precisa ser corrigido antes de virar autuação.

O saldo credor de ICMS. Confirmar que o saldo da escrituração bate com o controle interno.

O estoque. Comparar o inventário contábil com o físico na data da troca. Diferença sem explicação precisa ser tratada logo, porque afeta o custo e o imposto.

As estimativas do ano corrente. Conferir se as estimativas pagas estão coerentes com o balancete e se cabia suspensão ou redução.

O momento da troca

A troca pode acontecer em qualquer mês, mas alguns momentos facilitam.

Início do ano. A nova contabilidade começa o exercício inteiro, e a opção de apuração do IRPJ, trimestral ou anual, é feita já com o novo escritório.

Depois do fechamento de um trimestre, para quem apura trimestralmente.

Longe das entregas anuais. Trocar em cima da ECD e da ECF gera risco de atraso. Combinar quem entrega cada obrigação do período de transição é essencial.

Os erros herdados mais comuns

Algumas situações aparecem com frequência quando uma distribuidora do Lucro Real troca de escritório:

Estimativa paga sem balancete. A empresa pagou IRPJ e CSLL mensais sobre a receita, pela regra da estimativa, sem nunca levantar balancete de suspensão. Em ano de lucro baixo, pagou mais do que devia e acumulou saldo negativo que pode ser compensado.

Crédito de PIS e COFINS limitado à mercadoria. Energia, aluguel de galpão de pessoa jurídica, frete na venda e depreciação de bens usados na operação ficaram fora.

Produto monofásico tratado como tributado. Débito de PIS e COFINS sobre revenda que deveria ter alíquota zero.

Custo médio desatualizado. Estoque avaliado por um custo antigo, que distorce o lucro de cada mês.

Obrigações entregues com dados diferentes. A escrituração contábil diz uma coisa, a ECF outra e a EFD Contribuições uma terceira. Os cruzamentos da Receita pegam exatamente isso.

Cada um desses itens pode ser corrigido, mas antes precisa ser encontrado. É para isso que serve a conferência dos primeiros meses.

O que não pode acontecer

Ficar um mês sem ninguém. A apuração de ICMS, PIS, COFINS e das estimativas não para. O último mês do escritório antigo e o primeiro do novo precisam estar definidos por escrito.

Perder o acesso aos sistemas. Certificado digital, procurações eletrônicas e acesso ao portal da Receita e da Sefaz precisam ser transferidos com antecedência.

Recomeçar o estoque do zero. O saldo precisa vir com o custo médio, senão o custo da mercadoria vendida dos meses seguintes sai errado.

Um roteiro de 30 dias

Semana 1. Assinatura do contrato com o novo escritório, definição da data de corte e comunicação formal ao escritório anterior, pedindo a lista de documentos e arquivos acima.

Semana 2. Transferência de procurações eletrônicas, acessos aos portais e, se for o caso, do certificado digital. Recebimento dos primeiros arquivos.

Semana 3. Conferência dos saldos: prejuízo fiscal, créditos de PIS, COFINS e ICMS, estoque e contas patrimoniais. Registro das diferenças encontradas.

Semana 4. Primeira apuração feita pelo novo escritório, com as obrigações do mês entregues e um relatório do que foi encontrado na conferência.

O roteiro muda com o tamanho da empresa, mas a ordem vale sempre: acessos e arquivos antes, conferência depois, apuração por último.

O que perguntar ao novo escritório

Antes de fechar, vale fazer algumas perguntas que separam quem atende Lucro Real de quem só aceita o cliente:

• Como vocês controlam o LALUR e o saldo de prejuízo fiscal?
• Que itens, além da mercadoria, vocês analisam para crédito de PIS e COFINS?
• O balancete sai fechado todo mês? Em que dia?
• Vocês revisam a opção entre Presumido e Real todo ano?
• Como é feita a conciliação do estoque contábil com o físico?
• Quem responde quando o fiscal da Receita ou da Sefaz pede esclarecimento?

Respostas vagas nessas perguntas indicam que a próxima troca vai chegar logo.

O que ganhar com a troca

Troca bem feita é também uma revisão. É o momento de olhar com calma:

• Se o Lucro Real continua sendo o melhor regime, ou se o Presumido passou a compensar
• Se o crédito de PIS e COFINS está completo
• Se a apuração anual com balancete de suspensão reduziria as estimativas
• Se existe ICMS-ST a ressarcir. Está em Ressarcimento de ICMS-ST
• Se a estrutura de estados e filiais ainda faz sentido com a reforma tributária. Está em Fim dos benefícios de ICMS: o calendário da reforma

A comparação entre os regimes está em Lucro Real para distribuidora: quando compensa.

Perguntas frequentes

Posso trocar de contador no meio do ano?

Pode. O cuidado é definir por escrito quem responde por cada obrigação do período e garantir que os arquivos e controles passem completos.

O escritório antigo é obrigado a entregar os documentos?

Os documentos e arquivos são da empresa. O escritório deve entregá-los na transição, e o conselho de contabilidade tem regras sobre a passagem do serviço.

Perco o prejuízo fiscal se trocar de contador?

Não, o prejuízo é da empresa. Mas sem o controle do LALUR e a ECF consistente, fica difícil comprovar e usar o saldo.

Dá para recuperar crédito que o contador anterior não tomou?

Crédito de PIS e COFINS não aproveitado pode ser recuperado dentro do prazo de cinco anos, com retificação das obrigações e análise de cada item.

O novo escritório refaz o que foi feito antes?

Não refaz tudo. Confere os saldos e os pontos de risco. Se encontrar erro, corrige o que ainda está no prazo e avisa a empresa do que foi encontrado.

Quanto tempo leva para a nova contabilidade estar em dia?

Depende da qualidade do que vem do escritório anterior. Com arquivos completos, a transição é rápida. Com controles faltando, parte do trabalho é reconstrução.

Onde a Ethos entra

Fazemos a transição conferindo prejuízo fiscal, créditos de PIS, COFINS e ICMS e o estoque na data da troca, e aproveitamos para revisar se o Lucro Real continua sendo o melhor regime. Veja como atendemos importadoras e atacadistas e distribuidoras e comércio, ou veja como funciona a troca de contador.