Nota fiscal de plantão: como emitir para o hospital

A nota de plantão é uma nota fiscal de serviço, emitida pelo portal da prefeitura da cidade onde a sua empresa está inscrita. O que costuma dar problema não é o sistema, é o que se escreve nela e o mês em que ela é emitida.

O que a nota precisa ter

• Tomador: o CNPJ do hospital ou da clínica que contratou, não o do paciente
• Descrição do serviço: o que o contrato descreve, em linguagem que o setor de contas médicas reconheça
• Código de serviço municipal: o que corresponde à atividade médica na lista do seu município
• Valor: o valor bruto contratado, antes de qualquer retenção
• Retenções: quando o tomador é responsável por reter algum tributo

O erro mais comum é descrever o serviço de um jeito que não bate com o contrato. Quando isso acontece, o setor de contas médicas devolve a nota e o pagamento atrasa um ciclo inteiro.

Valor bruto, sempre

A nota é emitida pelo valor cheio do serviço. Se o hospital retém algum tributo, a retenção aparece destacada na nota e o valor líquido é o que cai na conta.

Emitir a nota já pelo valor líquido é erro, e desorganiza tanto a sua apuração quanto a conciliação do hospital.

A retenção e o seu DAS

Quando o tomador retém tributo na nota, esse valor não pode ser esquecido. No Simples Nacional, a retenção sofrida é abatida do DAS da competência.

Retenção não aproveitada significa pagar o mesmo tributo duas vezes. É um dos erros que mais aparece em revisão de empresa de médico, e ele só é visível se você comparar a nota com o extrato do PGDAS.

A data de emissão define o mês do imposto

A competência é a da emissão da nota, e não a do plantão. Um plantão feito no fim de março e faturado em abril entra na apuração de abril.

Isso tem duas consequências práticas:

1. Concentrar emissão no fim do mês joga faturamento para a competência seguinte quando a nota vira o dia
2. O acumulado dos últimos doze meses se move conforme a emissão, e é ele que define a sua alíquota, como mostramos em Quanto de imposto sai do plantão médico

Por isso a orientação é emitir com regularidade, conforme o serviço é prestado e o contrato prevê.

Como conferir se a retenção foi aproveitada

Essa conferência leva poucos minutos e é onde mais aparece dinheiro pago duas vezes.

1. Pegue as notas emitidas na competência e some as retenções destacadas
2. Abra o extrato do PGDAS da mesma competência
3. Procure o campo de retenções consideradas na apuração
4. Compare os dois valores

Se o extrato mostra retenção menor que a soma das notas, parte do que o hospital reteve não foi abatida do seu DAS. Isso é imposto pago duas vezes, e o caminho é retificar a declaração da competência.

Vale fazer essa conferência em três meses aleatórios do último ano. Se der diferença nos três, o problema é sistemático e não pontual.

O que fazer quando o hospital devolve a nota

Acontece, e quase sempre por um destes motivos:

Descrição que não bate com o contrato. É a causa mais comum. O setor de contas médicas compara a descrição da nota com o serviço contratado, e devolve quando não reconhece.

CNPJ do tomador errado. Grupos hospitalares têm vários CNPJ, e o contrato pode ser com um e o pagamento sair por outro.

Valor divergente da medição. A nota precisa refletir os plantões efetivamente registrados na medição do período.

Retenção não destacada. Alguns tomadores exigem o destaque na nota para processar o pagamento.

O prejuízo raramente é o retrabalho. É o ciclo de pagamento perdido, porque a nota corrigida costuma entrar na próxima janela de processamento.

Plantão em outra cidade

Se o hospital fica em município diferente do da sua empresa, vale conferir onde o ISS é devido para aquele serviço e se a prefeitura do tomador exige algum cadastro de prestador de fora.

Não é o caso mais comum do plantão clínico, mas é o tipo de detalhe que aparece como retenção inesperada na nota.

Quando o hospital pede nota da pessoa física

Não emita. Se a contratação é com a sua pessoa jurídica, a nota sai pela empresa. Misturar recebimento entre CPF e CNPJ desorganiza a apuração e cria problema na declaração.

Se o hospital insiste, o ponto a esclarecer é qual contrato está valendo.

Nota cancelada e nota substituída

Erro na nota acontece. O caminho depende do prazo do município: dentro da janela permitida, cancela e emite de novo. Fora dela, costuma existir procedimento de substituição ou carta de correção, conforme a regra local.

O que não pode é deixar a nota errada e emitir outra por cima, porque as duas passam a compor o faturamento e o DAS sai maior.

Checklist antes de emitir

1. O CNPJ do tomador está correto
2. A descrição bate com o contrato
3. O código de serviço é o da atividade médica
4. O valor é o bruto
5. A retenção, se houver, está destacada
6. A competência é a que você quer

O que guardar de cada nota

A nota emitida não vive só no portal da prefeitura. Vale manter, por competência:

• O PDF da nota, com o número e a data
• O extrato de medição do hospital, que mostra quais plantões geraram aquele valor
• O comprovante de pagamento, quando ele chegar
• O extrato do PGDAS da competência correspondente

Esses quatro juntos respondem, meses depois, a pergunta que sempre aparece: este plantão foi faturado, foi pago e o imposto dele foi apurado corretamente?

Sem eles, conferir divergência de pagamento vira trabalho de arqueologia, e quem faz plantão em mais de um lugar sabe que a divergência aparece. O controle mínimo está em Médico que atende em vários hospitais.

Perguntas frequentes

Preciso de certificado digital para emitir?

Depende do município, mas na prática o certificado é necessário para o conjunto das obrigações da empresa, então ele acaba sendo item obrigatório.

O hospital pode exigir nota antes de pagar?

Pode, e é o comum. O fluxo típico é medição do plantão, emissão da nota e pagamento no prazo do contrato.

E se o hospital atrasar meses?

O imposto segue a emissão. Se a nota já foi emitida, o DAS venceu independentemente do recebimento. É por isso que emitir muito antes do prazo de pagamento pode apertar o caixa, e é a causa mais comum de DAS atrasado.

Posso emitir uma nota só para vários plantões?

Pode, se o contrato e o processo do hospital permitirem. Uma nota por período de medição é o formato mais comum.

Emiti a nota e o plantão foi cancelado. O que faço?

Se ainda estiver dentro do prazo do município, cancele. Fora dele, siga o procedimento de substituição previsto pela prefeitura. O que não pode é deixar a nota indevida no ar, porque ela compõe o seu faturamento e infla o DAS.

Preciso emitir nota para plantão que ainda não recebi?

A emissão segue o contrato e a medição, não o pagamento. Emitir antes é o normal, e é justamente por isso que o imposto pode vencer antes de o dinheiro entrar, causa comum de DAS atrasado.

O que escrever na descrição?

O serviço contratado, com a competência e o local quando o contrato assim exigir. Descrição genérica demais é o que gera devolução; descrição que inventa serviço diferente é problema maior.

Emitir muitas notas pequenas ou uma grande muda o imposto?

Não muda o valor, porque o DAS incide sobre o total da competência. O que muda é o controle: nota por medição é mais fácil de conciliar com o extrato de pagamento do hospital.

O hospital pede nota com data retroativa. Posso?

Não. A data de emissão é a data em que a nota é gerada, e ela define a competência da apuração. Emitir com data anterior é irregularidade, e o portal do município normalmente nem permite.

Posso descrever o serviço de forma genérica para agilizar?

Genérico demais é o que mais gera devolução pelo setor de contas médicas. A descrição precisa permitir que quem confere reconheça o serviço contratado.

E quando o contrato é com uma cooperativa ou intermediário?

O tomador da nota é quem contratou o serviço, conforme o contrato. Se existe intermediário, a nota vai para ele, e o fluxo de retenção pode mudar. Vale conferir antes da primeira emissão.

E se eu atender em vários hospitais?

Uma empresa só emite nota para quantos tomadores forem necessários. O cuidado passa a ser o controle do que já foi faturado e do que já foi recebido, assunto de Médico que atende em vários hospitais.

Onde a Ethos entra

Conferimos nota contra guia todo mês, inclusive a retenção sofrida, que é onde mais aparece dinheiro pago em dobro. Veja como atendemos médicos PJ ou fale com a gente.