Como abrir uma clínica médica: passo a passo

Abrir clínica é diferente de abrir a PJ de um médico que faz plantão. Aqui existe estrutura física, paciente circulando, equipamento e quase sempre funcionário. Isso significa que a prefeitura e a vigilância sanitária entram na história, e elas travam a abertura se as etapas forem feitas fora de ordem.

Este texto segue a sequência real, porque uma etapa depende da anterior. Quem pede alvará antes de resolver o endereço, ou compra equipamento antes de saber o que a vigilância exige da sala, refaz trabalho.

Etapa 1: definir sociedade e quem entra

A primeira decisão é societária, e ela é mais importante numa clínica do que numa PJ individual, porque existe patrimônio comum.

Sozinho: Sociedade Limitada Unipessoal. Um sócio, com separação entre o patrimônio da empresa e o pessoal.

Com outro médico: Sociedade Limitada ou Sociedade Simples. A Limitada é registrada na Junta Comercial e é o formato mais comum. A Simples é registrada em cartório de registro civil de pessoas jurídicas.

O que precisa ser decidido antes de escrever o contrato:

1. Quem entra com quanto, em dinheiro ou em equipamento
2. Como a produção de cada um vai ser medida
3. Como o lucro é dividido, se pelas cotas ou por outro critério
4. Como um sócio sai e como as cotas dele são avaliadas
5. Quem administra e o que exige aprovação de todos

Essa conversa custa uma tarde. Não tê-la custa a sociedade. Tratamos do assunto em Sociedade entre médicos: como dividir a empresa.

Etapa 2: escolher o endereço

Numa clínica o endereço não é detalhe cadastral, é condição de funcionamento. Ele precisa ser aceito em três frentes ao mesmo tempo:

Zoneamento. A prefeitura define quais atividades podem funcionar em cada região. Atividade de saúde tem restrição em algumas zonas.

Estrutura física. A vigilância sanitária exige requisitos de sala, ventilação, pia, acessibilidade e descarte de resíduo, conforme o tipo de procedimento.

Contrato de locação. Ele precisa permitir a atividade e permitir as adaptações necessárias.

O erro clássico é assinar a locação, reformar e só então descobrir que a sala não atende ao que a vigilância pede para o procedimento que a clínica pretende realizar. Adaptação depois da reforma custa muito mais que planejar antes.

Etapa 3: escolher o CNAE

O CNAE define o anexo do Simples, aparece em toda nota fiscal e é o que a prefeitura usa para decidir o que exigir.

Para clínica, os códigos mais usados giram em torno da atividade médica ambulatorial, separada por nível de estrutura: restrita a consultas, com recursos para exames complementares ou com recursos para procedimentos cirúrgicos.

A escolha precisa refletir o que a clínica realmente vai fazer. Registrar um código de procedimento "por precaução", sem usar, faz a empresa herdar exigências de licenciamento que ela não precisaria cumprir. O detalhe está em CNAE de clínica e consultório: qual escolher.

Clínica que também faz estética precisa de atenção redobrada, porque procedimento estético e procedimento médico nem sempre caem no mesmo código nem no mesmo tratamento fiscal.

Etapa 4: viabilidade e registro

A sequência burocrática:

1. Consulta de viabilidade na prefeitura, confirmando atividade e endereço
2. Registro na Junta Comercial ou no cartório, conforme o tipo societário
3. CNPJ na Receita Federal
4. Inscrição municipal, que libera a emissão de nota fiscal de serviço
5. Alvará de funcionamento
6. Licença sanitária, emitida pela vigilância

As duas últimas costumam ser as demoradas, e elas dependem de vistoria. É por isso que a etapa 2 importa tanto.

Etapa 5: registro da clínica no CRM

A pessoa jurídica precisa de registro no Conselho Regional de Medicina, com um diretor técnico médico indicado e responsável.

Esse registro é separado da inscrição pessoal de cada médico e gera anuidade própria. É um dos custos mais esquecidos no orçamento de abertura.

Se a clínica realiza procedimento de outra área da saúde, pode haver exigência de registro em outro conselho também.

Etapa 6: certificado digital e sistemas

Sem certificado digital a clínica não emite nota, não assina obrigação, não acessa o portal do Simples e não transmite eSocial.

Com funcionário na equipe, o eSocial deixa de ser opcional e passa a ter prazo próprio para admissão, afastamento, férias e exame ocupacional. Está detalhado em eSocial para clínica: o que enviar e quando.

Etapa 7: escolher o regime tributário

Aqui está a decisão que mais mexe no seu resultado, e ela tem uma particularidade que a PJ de plantonista não tem.

Simples Nacional. O serviço médico entra pelo Anexo V, com alíquota inicial perto de 15,5%, e cai para o Anexo III, que começa em 6%, quando a folha dos últimos doze meses atinge 28% do faturamento do mesmo período. Essa regra é o Fator R.

Clínica costuma ter vantagem aqui, porque já tem folha: recepcionista, auxiliar, técnico. Somando pró-labore dos sócios e salários, os 28% aparecem com naturalidade. Confira na calculadora de Fator R.

Lucro Presumido. A base presumida padrão do serviço é de 32%. Mas clínica que cumpre os requisitos de equiparação hospitalar reduz essa base para 8% no IRPJ e 12% na CSLL, o que muda completamente a conta. É assunto de Equiparação hospitalar: quando a clínica paga menos.

Ou seja: para clínica, a comparação entre regimes é bem menos óbvia que para o médico sozinho. Vale simular os dois com números reais, o que está em Simples ou Lucro Presumido para clínica.

O que preparar para o primeiro mês de operação

A clínica abre e no dia seguinte começa a rotina:

• Emissão de nota para paciente particular e para convênio, que funcionam de formas diferentes
• Controle de glosa, porque o convênio paga menos do que a produção enviada
• Folha e eSocial, com os eventos no prazo
• Apuração e recolhimento dos tributos da competência
• Controle de caixa, com convênio pagando em prazo longo e folha vencendo todo mês

Esse último item é o que derruba clínica nova. A produção existe, o faturamento existe, e o dinheiro entra depois. Tratamos disso em Fluxo de caixa de clínica: o que acompanhar.

Os erros que mais aparecem na abertura

Assinar locação antes de conferir a exigência sanitária. É o mais caro, porque envolve obra.

Registrar CNAE que não reflete a atividade. Puxa exigência desnecessária ou deixa a atividade real fora do registro.

Contratar antes de estruturar a folha. Funcionário contratado sem eSocial em dia gera multa automática.

Escolher o regime sem simular a equiparação hospitalar. Clínica que se enquadraria e não avaliou pode passar anos pagando mais.

Não separar o dinheiro da clínica do dinheiro dos sócios. Sem essa separação não há como apurar lucro, e sem lucro apurado a distribuição não se sustenta.

Perguntas frequentes

Preciso ser médico para ser sócio de clínica?

A composição societária de clínica médica tem exigências próprias e o registro no CRM exige diretor técnico médico. Arranjos com sócio investidor não médico precisam ser avaliados caso a caso, porque a regra do conselho pesa.

Posso começar como consultório e virar clínica depois?

Pode, e é o caminho mais comum. O que muda ao crescer é o CNAE, a exigência sanitária e a estrutura de folha. Planejar isso na abertura evita alteração logo no primeiro ano.

Clínica pode ser MEI?

Não. Atividade médica está fora da lista de ocupações permitidas ao MEI, independentemente do faturamento. O detalhe está em Médico pode ser MEI?.

Preciso de alvará dos bombeiros?

Costuma ser exigido conforme a área e o tipo de imóvel, e ele frequentemente é pré-requisito do alvará de funcionamento. É item para levantar junto com o zoneamento.

Como funciona a nota fiscal para convênio?

O convênio é o tomador, e a nota vai para o CNPJ dele, normalmente com retenção. O detalhe da glosa e da retenção está em Convênio médico: glosa, retenção e nota fiscal.

Posso usar o mesmo CNPJ que já uso para plantão?

Só se o objeto social e o CNAE cobrirem a atividade da clínica e a estrutura estiver licenciada. Muitos médicos preferem separar, porque a clínica tem estrutura, funcionário e risco próprios. A separação precisa ter motivo econômico real, e não apenas fiscal.

Preciso de conta bancária exclusiva da clínica?

Precisa na prática. Sem separar o dinheiro da clínica do dinheiro dos sócios não há como apurar lucro, e sem lucro apurado a distribuição não se sustenta.

Quando devo contratar o primeiro funcionário?

Quando a operação exigir. E vale saber que, além da necessidade operacional, a folha melhora o seu Fator R. Dimensione o custo em Quanto custa contratar uma recepcionista.

Onde a Ethos entra

Fazemos a abertura já com a simulação dos dois regimes, incluindo a avaliação de equiparação hospitalar, e estruturamos a folha antes da primeira contratação. Veja como atendemos clínicas e consultórios ou fale com a gente.