Fluxo de caixa de clínica: o que acompanhar

Clínica quebra com faturamento cheio. O problema quase nunca é falta de paciente, é descompasso: o convênio paga em prazo longo, a folha vence todo dia 5 e o imposto todo dia 20.

O controle que resolve isso não é complicado. Ele só precisa olhar para frente, e não para trás.

O ciclo que aperta

Vale desenhar o que acontece de verdade numa clínica com faturamento de convênio.

O atendimento acontece no dia 10. A produção é enviada no fechamento do mês. A operadora processa, glosa parte e paga no prazo contratual. Somando envio, análise e pagamento, o dinheiro daquele atendimento entra bem depois.

Enquanto isso:

• A folha do mês vence no dia 5 seguinte
• O FGTS tem vencimento próprio
• O DAS vence no dia 20, sobre a competência da emissão da nota
• Aluguel, energia e insumos vencem no mês

Ou seja, a clínica paga o custo do atendimento muito antes de receber por ele. E quanto mais ela cresce, maior fica esse buraco, porque cada novo atendimento antecipa mais custo.

Esse é o motivo de clínica em crescimento sentir aperto justamente no melhor momento.

O que acompanhar, em ordem de importância

1. O previsto de entrada por semana

Não o faturado, o previsto de entrada. São coisas diferentes.

Para cada operadora, você precisa saber: quanto foi enviado, quanto foi aceito e quando cai. Para o particular, quanto entra por semana em média.

Sem essa visão, não há como saber se o dia 20 vai fechar.

2. O comprometido dos próximos 30 dias

Folha, encargos, impostos, aluguel, insumos, parcelas. Tudo com data.

A soma disso é o piso que a clínica precisa gerar. Se o previsto de entrada não cobre, o problema é conhecido com antecedência, e problema conhecido tem solução.

3. A reserva de imposto

Uma regra prática que funciona: separe o percentual da sua alíquota efetiva de cada valor recebido, no dia em que ele cai.

A alíquota aparece no extrato do PGDAS da última competência. Não é exato, porque ela se move com o acumulado, mas erra pouco e evita o aperto do dia 20.

Some a isso a provisão de férias e décimo terceiro da equipe, que também vencem em algum momento.

4. A glosa por operadora

Glosa é dinheiro que você contava e não vem. Ela precisa entrar no controle como redução do previsto, e não como surpresa no dia do pagamento.

E existe o agravante fiscal: se a nota foi emitida pelo valor cheio e não houve ajuste, o imposto incide sobre valor que a clínica não recebeu. Está em Convênio médico: glosa, retenção e nota fiscal.

O controle mínimo

Uma planilha com duas abas resolve para a maior parte das clínicas.

Aba de entradas: data prevista, origem (operadora ou particular), valor previsto, valor recebido, diferença.

Aba de saídas: data de vencimento, descrição, valor, pago ou não.

Com as duas, você monta a projeção das próximas quatro semanas, que é o horizonte que importa. Projeção de um ano é exercício; projeção de 30 dias é operação.

O que costuma sangrar sem aparecer

Taxa de maquininha. Percentual sobre cada recebimento particular, que raramente entra na precificação.

Glosa recorrente. Um percentual fixo da produção que nunca vira dinheiro.

Retenção não abatida. Imposto pago duas vezes, que sai do caixa sem contrapartida.

Insumo sem controle. Compra por urgência, sempre mais cara que compra planejada.

Retirada dos sócios sem critério. Talvez o maior de todos, tratado abaixo.

A retirada dos sócios

Esse é o ponto que separa clínica organizada de clínica no aperto.

Retirada sem critério, feita conforme o caixa do dia, ignora que aquele dinheiro pode se referir a produção de meses anteriores e que as despesas do período ainda vão vencer.

O arranjo que funciona:

1. Pró-labore fixo mensal para cada sócio que trabalha, definido no começo do ano
2. Reserva definida que fica na clínica, em percentual combinado
3. Distribuição de lucro periódica, com base no resultado apurado

O pró-labore ainda tem efeito fiscal a favor: ele compõe a folha do Fator R, que decide se a clínica é tributada pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%, ou pelo Anexo V, perto de 15,5%. Confira na calculadora de Fator R.

E a distribuição precisa ter lastro no lucro apurado. Retirar mais do que a clínica gerou não é distribuição, tema de Clínica com mais de um sócio: divisão de lucros.

Como decidir sobre investimento

Equipamento novo, sala nova, contratação. A pergunta certa não é "temos caixa hoje", é "como fica a projeção de 30 e 90 dias depois disso".

Três checagens antes de comprometer:

1. O comprometido dos próximos 90 dias continua coberto?
2. A reserva de imposto e de provisões continua intacta?
3. Se a entrada atrasar 30 dias, a clínica atravessa?

Se a resposta de qualquer uma for não, o investimento não é inviável, ele só precisa de outro prazo ou de outra forma de pagamento.

No caso de contratação, vale somar o efeito no Fator R, que reduz a alíquota e devolve parte do custo. Dimensione em Quanto custa contratar uma recepcionista.

Os números que dizem se a clínica vai bem

Faturamento sozinho não responde. Cinco indicadores simples respondem:

Prazo médio de recebimento. Quantos dias, em média, entre o atendimento e o dinheiro na conta. Quanto maior, mais capital de giro a clínica precisa.

Percentual de glosa por operadora. Se uma opera com 3% e outra com 12%, isso muda o valor real de cada contrato.

Custo fixo mensal. Folha, aluguel, encargos e o que vence independentemente de atender. É o piso que a clínica precisa cobrir todo mês.

Ponto de equilíbrio. Quanto precisa faturar para cobrir o custo fixo mais os variáveis. Abaixo disso a clínica consome reserva.

Resultado por linha de serviço. Quanto sobra de consulta particular, de convênio e de procedimento, separadamente. Costuma revelar que um deles dá muito menos do que parecia.

O último é o que mais muda decisão. Clínica que descobre que determinado convênio, depois de glosa e prazo, mal cobre o custo do atendimento passa a negociar a tabela ou a rever a participação.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre caixa e resultado?

Caixa é dinheiro entrando e saindo. Resultado é receita menos despesa do período, independentemente de quando o dinheiro circula. Clínica pode ter resultado positivo e caixa apertado, que é exatamente o cenário deste texto.

Preciso de sistema para isso?

Uma planilha resolve para clínica pequena e média. O que faz diferença é o hábito de lançar, não a ferramenta.

Com que frequência devo olhar?

Uma vez por semana, com projeção de quatro semanas. Olhar uma vez por mês é olhar depois que o problema aconteceu.

Como separo o dinheiro da clínica do meu?

Conta bancária exclusiva da clínica e retirada com critério definido. Sem isso não há como apurar resultado nem saber se a clínica dá lucro.

O que faço se o mês não fecha?

Problema conhecido com antecedência tem opções: negociar prazo com fornecedor, antecipar recebível, ajustar retirada. Problema descoberto no vencimento tem menos.

Faturei mais e sobrou menos. Como isso acontece?

É o padrão do crescimento com prazo longo de recebimento: cada atendimento novo antecipa custo e adia entrada. Some a isso a alíquota do Simples, que sobe com o acumulado dos últimos doze meses. Crescer sem capital de giro aperta.

Antecipar recebível de convênio vale a pena?

É crédito, e tem custo. Faz sentido pontualmente, para atravessar um descompasso conhecido. Vira problema quando se torna rotina, porque o custo passa a corroer a margem todo mês.

O imposto atrasado é a saída em mês apertado?

É a pior das opções, porque acumula multa e juros e pode levar à exclusão do Simples. Antes dele vêm negociar prazo, ajustar retirada e revisar a apuração, que às vezes está errada para maior.

Como me preparo para dezembro e janeiro?

São os dois meses que mais apertam: décimo terceiro em dezembro, férias concentradas, e janeiro com faturamento menor em muita especialidade. A provisão mensal ao longo do ano é o que resolve, e ela precisa sair do caixa de verdade, não só da planilha.

Como sei se a clínica dá lucro de verdade?

Pelo resultado apurado com escrituração contábil, não pelo saldo da conta. Saldo alto pode ser dinheiro de terceiros, imposto a recolher ou receita de produção antiga.

Onde a Ethos entra

Trabalhamos com a projeção de entradas e saídas junto da apuração, porque a maior parte do aperto de clínica é descompasso de prazo, e não falta de faturamento. Veja como atendemos clínicas e consultórios ou fale com a gente.