Quanto custa contratar uma recepcionista

O salário é menos da metade da conta. Quem orça a contratação pelo valor do contracheque descobre o resto no primeiro mês, e o pior aparece só na rescisão.

Existe uma boa notícia para clínica no Simples Nacional: o multiplicador é bem menor que o de empresa fora do regime, porque a contribuição previdenciária patronal já está dentro do DAS.

Os blocos que compõem o custo

1. O salário

O piso da categoria costuma ser definido em convenção coletiva. Vale conferir qual sindicato representa a função na sua região, porque o piso e os benefícios obrigatórios saem dali.

2. FGTS

8% sobre a remuneração, depositado todo mês. Vale para clínica no Simples e fora dele, sem exceção.

3. Encargos previdenciários patronais

Aqui está a diferença que mais pesa.

Fora do Simples: INSS patronal de 20%, mais terceiros de 5,8%, mais RAT de 1%, 2% ou 3% conforme o grau de risco da atividade.

No Simples, anexos III e V: essa contribuição já está dentro do DAS. A clínica não recolhe INSS patronal, terceiros nem RAT sobre a folha.

O efeito prático é que o multiplicador sobre o salário cai de algo próximo de 1,6 para algo próximo de 1,33.

4. Provisões

São valores que a clínica vai pagar mais adiante e que precisam ser reservados desde já:

• Férias mais um terço, provisionadas mensalmente
• Décimo terceiro, provisionado mensalmente
• FGTS sobre férias e décimo terceiro
• Multa de 40% do FGTS, para o caso de demissão sem justa causa

A multa do FGTS é a que mais surpreende. Ela não aparece em nenhum mês e aparece inteira na rescisão.

5. Benefícios

Vale-transporte, com desconto limitado ao percentual legal sobre o salário, e o que a convenção coletiva determinar: vale-refeição, cesta, plano de saúde.

Em clínica, o plano de saúde para a equipe costuma ser uma expectativa natural, e ele entra no custo mesmo quando não é obrigatório.

6. Custos de admissão e manutenção

Exame admissional, exame periódico, uniforme, treinamento. Individualmente pequenos, relevantes em função com rotatividade alta.

O número prático

Para clínica no Simples, nos anexos III e V, um caminho rápido de estimativa é multiplicar o salário por algo em torno de 1,33 e somar os benefícios.

Para empresa fora do Simples, o multiplicador sobe para perto de 1,6 antes dos benefícios.

Faça a conta exata com os seus valores na calculadora do custo de um funcionário, que separa cada bloco.

O retorno que ninguém coloca na conta

Contratar melhora o seu Fator R.

O índice compara a folha dos últimos doze meses com o faturamento do mesmo período. Chegando a 28%, a clínica sai do Anexo V, com alíquota inicial perto de 15,5%, e passa ao Anexo III, que começa em 6%.

Ou seja: parte do custo da contratação volta como redução de alíquota. Em clínica que está perto da linha dos 28%, a recepcionista pode se pagar parcialmente por essa via.

O cuidado é a ordem. Contrate porque a operação precisa. A melhora do enquadramento é consequência, não motivo. Confira o seu índice na calculadora de Fator R e o detalhe em Fator R de clínica: como calcular.

CLT, PJ ou autônomo para a recepção

A pergunta aparece sempre, e para essa função a resposta é quase sempre CLT.

Recepcionista trabalha em horário definido, no local da clínica, com subordinação e habitualidade. Isso é vínculo empregatício pela descrição, e contratar de outra forma cria risco trabalhista real.

Existe ainda o efeito fiscal: nota de pessoa jurídica e recibo de autônomo não integram a folha do Fator R. A economia de encargo aparece na hora, e a alíquota maior do Simples aparece meses depois, conforme a folha antiga sai da janela de doze meses.

A comparação entre formatos de contratação está em Médico sócio ou médico contratado: como formalizar.

Um exemplo somando os blocos

Considere uma recepcionista com salário de 2.200 numa clínica optante pelo Simples, tributada pelo Anexo III.

Todo mês saem:

• Salário de 2.200
• FGTS de 8%, cerca de 176
• Provisão de férias com um terço, cerca de 244 por mês
• Provisão de décimo terceiro, cerca de 183 por mês
• FGTS sobre essas provisões
• Vale-transporte, descontado o limite legal do salário
• O que a convenção coletiva determinar de vale-refeição ou cesta

Não sai: INSS patronal, terceiros e RAT, porque nos anexos III e V eles já estão dentro do DAS.

Aparece só na saída: a multa de 40% sobre o saldo do FGTS depositado, em caso de demissão sem justa causa.

A mesma contratação numa empresa fora do Simples teria mais 20% de INSS patronal, 5,8% de terceiros e o RAT, o que muda bastante o total.

Rode com os seus valores na calculadora do custo de um funcionário.

O que precisa estar pronto antes da admissão

1. Exame médico admissional, realizado antes do início do trabalho
2. Evento de admissão no eSocial, transmitido antes do primeiro dia
3. Contrato de trabalho assinado, com função e jornada definidas
4. Registro em livro ou sistema de ponto, conforme a exigência aplicável
5. Documentação de benefícios, com opção de vale-transporte formalizada

O segundo item tem prazo rígido e multa automática. Está detalhado em eSocial para clínica: o que enviar e quando.

O custo de errar

Admissão sem eSocial no prazo. Multa automática, independentemente de fiscalização.

Sem exame admissional. Além da multa, fragiliza a clínica em qualquer discussão sobre saúde ocupacional.

Contratar como PJ ou autônomo função com subordinação. Risco de reconhecimento de vínculo, com todas as verbas do período, mais FGTS e encargos.

Não provisionar férias e décimo terceiro. O custo existe desde o primeiro mês; ignorá-lo só transfere o aperto para dezembro e para a rescisão.

Como a convenção coletiva muda a conta

Muita clínica orça pelo salário que pretende pagar e descobre depois que a convenção coletiva da categoria exige mais.

O que costuma vir dela:

• Piso salarial da função, que pode ser maior que o mínimo
• Reajuste anual na data-base, obrigatório independentemente de desempenho
• Benefícios obrigatórios, como vale-refeição ou cesta básica
• Adicionais previstos para condições específicas
• Regras de jornada, como intervalo e compensação
• Contribuição assistencial ou sindical, conforme o que estiver válido

A convenção aplicável depende do sindicato que representa a categoria na sua base territorial. Em clínica, isso pode variar conforme a função: recepção e auxiliar de enfermagem podem estar sob convenções diferentes.

Levantar isso antes da contratação evita ter que corrigir salário retroativamente, o que acontece quando a clínica contrata abaixo do piso sem saber.

Perguntas frequentes

Quanto custa demitir?

Aviso prévio, férias proporcionais com um terço, décimo terceiro proporcional, saldo de salário e a multa de 40% sobre o FGTS depositado. Por isso a provisão importa.

Experiência reduz o custo?

O contrato de experiência tem prazo determinado e regras próprias de encerramento, o que muda a conta da rescisão dentro do prazo. Ele não reduz encargos nem provisões durante a vigência.

Posso contratar meio período?

Pode, com jornada reduzida e salário proporcional, respeitados o piso e as regras da convenção coletiva. Os encargos e provisões seguem proporcionais.

Contratar familiar muda alguma coisa?

Do ponto de vista trabalhista, se há subordinação, jornada e habitualidade, há vínculo, e o registro é o caminho. Do ponto de vista fiscal, a folha conta normalmente no Fator R.

O aprendiz ou o estagiário ajudam no Fator R?

Estágio dentro da lei do estágio não é vínculo empregatício e não integra a folha para esse fim. Aprendiz tem contrato de trabalho e entra na folha.

Preciso pagar plano de saúde para a equipe?

Só se a convenção coletiva exigir. Muita clínica oferece por expectativa da categoria, e nesse caso ele entra no custo como qualquer outro benefício.

O salário da recepcionista pode ser variável?

Parte fixa com parte variável é possível, respeitados o piso e as regras da convenção. O variável integra a remuneração para efeito de encargos e provisões, então ele conta na folha do Fator R.

Vale a pena contratar duas pessoas meio período?

É decisão operacional. Fiscalmente, o que conta é o total da folha, então duas meias jornadas somam o mesmo que uma integral de valor equivalente.

Onde a Ethos entra

Dimensionamos o custo cheio antes da contratação e mostramos o efeito dela no seu Fator R, para a decisão ser tomada com os dois números na mesa. Veja como atendemos clínicas e consultórios ou fale com a gente.