Médico que atende em vários hospitais: como organizar

Quem faz plantão em três ou quatro lugares tem o mesmo problema todo mês: contrato diferente, prazo de pagamento diferente, valor de plantão diferente e nenhuma visão única de quanto já foi feito e quanto já entrou. O dinheiro que se perde nesse arranjo raramente é imposto. É plantão pago a menos que ninguém conferiu.

Uma empresa serve para todos os contratos

Sim, e é o normal. Não é preciso abrir uma PJ por hospital. A mesma empresa emite nota para quantos tomadores forem necessários.

Abrir mais de uma empresa para o mesmo sócio com o objetivo de dividir faturamento e se manter em faixas baixas do Simples é justamente o arranjo que a legislação trata como irregular.

Existe uma exceção legítima: atividades realmente diferentes, com estruturas diferentes, como um consultório com estrutura própria separado da atividade de plantão. Aí a separação tem motivo econômico, não fiscal.

O que muda com vários tomadores

O acumulado é somado

A alíquota do Simples sai do faturamento dos últimos doze meses da empresa inteira, somando todos os hospitais. Quem fatura em quatro lugares sobe de faixa mais rápido do que imagina.

As retenções chegam de formas diferentes

Cada tomador pode ter uma prática de retenção. No Simples, toda retenção sofrida é abatida do DAS, mas só se ela for identificada. Com quatro fontes, é fácil perder uma.

Retenção não aproveitada é imposto pago duas vezes, e é o erro mais caro dessa configuração.

A competência bagunça

Um plantão de março faturado em abril entra na apuração de abril. Com quatro hospitais e ciclos de medição diferentes, o mês de imposto alto raramente coincide com o mês de trabalho pesado.

O controle que resolve

O mínimo que funciona é uma planilha com cinco colunas:

1. Data do plantão
2. Local
3. Valor combinado
4. Nota emitida, sim ou não
5. Pago, sim ou não

Com isso você responde as duas perguntas que importam: o que eu fiz e ainda não faturei e o que eu faturei e ainda não recebi.

Sem esse controle, o plantão pago a menos passa despercebido, porque o valor cai junto com outros e ninguém confere linha a linha.

O ciclo que trava o caixa

Com vários tomadores, o descompasso entre imposto e recebimento fica mais visível.

A nota é emitida na medição. O DAS vence no dia 20 do mês seguinte à competência da emissão. O hospital paga conforme o prazo do contrato, que pode ser bem depois.

Quando os prazos são diferentes entre hospitais, existe mês em que o imposto de tudo vence antes de parte do dinheiro entrar. Não é um problema contábil, é um problema de caixa, e é a causa mais comum de DAS atrasado.

O que resolve não é adiar nota, que só empurra o problema e desorganiza o acumulado. O que resolve é conhecer o ciclo de cada contrato e reservar o imposto quando o dinheiro entra, não quando a guia chega.

Como saber quanto reservar

Uma regra prática que funciona: separe o percentual da sua alíquota efetiva de cada valor recebido, no dia em que ele cai.

A alíquota efetiva aparece no extrato do PGDAS da última competência. Se ela está perto de 8%, separe 8% de cada recebimento. Não é exato, porque a alíquota se move com o acumulado, mas erra pouco e evita o aperto.

Some a isso o INSS e o imposto de renda do pró-labore, que são valores mais previsíveis por serem fixos ao longo do ano.

O que fazer quando o hospital paga a menos

Compare o extrato de pagamento com a sua lista de plantões do período. Divergência costuma ter três causas: plantão lançado em competência seguinte, desconto que o contrato prevê e não foi comunicado, ou plantão simplesmente não registrado na medição.

Levantar isso exige ter a lista. É a razão de o controle valer o esforço.

Um cuidado com o Fator R

Faturamento em alta com pró-labore parado derruba o Fator R, porque ele é a razão entre folha e faturamento dos últimos doze meses. Quem pega mais plantão e não ajusta a retirada pode sair do Anexo III sem perceber.

Confira na calculadora de Fator R sempre que o volume mudar bastante.

Plantão em cidade diferente

Se o hospital fica em outro município, vale conferir onde o ISS é devido para aquele serviço e se a prefeitura do tomador exige cadastro de prestador de fora. É o que costuma aparecer como retenção inesperada na nota.

O que muda quando um contrato acaba

Perder ou encerrar um contrato mexe em mais coisas do que parece.

O acumulado continua contando. A alíquota do Simples olha os últimos doze meses. Sair de um contrato grande não derruba a alíquota no mês seguinte, ela desce aos poucos conforme o faturamento antigo sai da janela.

O Fator R sobe. Com faturamento menor e a mesma folha, o índice melhora. Quem estava em cima dos 28% ganha folga.

As notas pendentes continuam. Serviço prestado e ainda não faturado precisa ser emitido, e o imposto vence normalmente.

O recebimento atrasa mais. Contrato encerrado costuma ter o último pagamento processado com menos prioridade, e é onde mais aparece divergência.

O conjunto disso reforça a mesma coisa: com vários tomadores, o controle do que foi feito, faturado e recebido é o que evita perder dinheiro na saída.

Perguntas frequentes

Um hospital pede exclusividade de PJ. Preciso abrir outra empresa?

Não por causa disso. Exclusividade é cláusula de contrato e diz respeito a onde você trabalha, não a quantas empresas você tem. Abrir uma segunda empresa para o mesmo sócio, com a mesma atividade, é justamente o arranjo que a legislação trata como irregular quando o objetivo é dividir faturamento.

Preciso de contrato com cada hospital?

O contrato é o que define o serviço, o valor e o prazo de pagamento. Ele também é o que sustenta a descrição da nota fiscal. Trabalhar sem contrato escrito complica exatamente na hora de cobrar diferença.

Posso emitir uma nota só por mês para cada hospital?

Pode, e é o formato mais comum: uma nota por período de medição, por tomador.

E se um hospital exigir exclusividade?

É uma cláusula contratual e precisa ser avaliada caso a caso. Do ponto de vista fiscal, nada muda.

Vale a pena separar consultório de plantão em empresas diferentes?

Só se as duas atividades tiverem estrutura e realidade próprias. Separar apenas para dividir faturamento não é caminho. A diferença entre os dois casos está em Qual CNAE usar na PJ do médico.

Como sei se estou perto de mudar de faixa no Simples?

O acumulado dos últimos doze meses é o que define a faixa. Ele aparece no extrato do PGDAS. Quem fatura em vários lugares sobe mais rápido do que a intuição sugere, porque cada fonte parece pequena isolada.

Preciso de conta bancária separada por hospital?

Não. Uma conta da empresa basta. O que ajuda é o histórico da transferência identificar o pagador, para a conciliação ficar simples.

E se um hospital contratar como autônomo e outro como PJ?

É possível, e aí você tem rendimento nas duas condições, cada um com o próprio tratamento. Isso precisa aparecer certo na sua declaração, assunto de IRPF do médico com PJ: o que declarar.

Como organizo isso sem virar trabalho de escritório?

O controle mínimo cabe numa planilha, e o que faz diferença é o hábito de lançar o plantão no dia em que ele acontece. Deixar para reconstruir no fim do mês é o que faz o plantão esquecido virar plantão não faturado.

Vale a pena recusar contrato com prazo de pagamento muito longo?

É decisão de negócio, e o que ajuda é conhecer o efeito no caixa. Contrato que paga tarde não é ruim por si, ele só precisa ser compensado por outros que pagam antes, senão o imposto vence com o dinheiro ainda na rua.

Preciso de contrato mesmo em plantão eventual?

Quanto menor a formalização, maior a dificuldade de cobrar diferença. Mesmo em plantão eventual, vale ter registro escrito do valor combinado e da data.

Um hospital reteve imposto e o outro não. Está certo?

Pode estar. A obrigação de reter depende do tributo, do serviço e da regra aplicável ao tomador. O que não pode é a retenção sofrida deixar de ser abatida do seu DAS.

Onde a Ethos entra

No nosso sistema, o médico acompanha os plantões por local, o que já foi recebido e o que está pendente, com o imposto previsto calculado a partir disso. Veja como funciona na página de médicos PJ ou fale com a gente.