DAS da clínica: como conferir se está certo

Não é preciso ser contador para saber se a guia da sua clínica faz sentido. Com o extrato do PGDAS da competência e vinte minutos, dá para fazer quatro conferências que pegam os erros mais caros.

E vale fazer: os erros deste texto não travam nada na clínica, então eles podem passar anos sem ninguém notar.

Onde achar o extrato

O extrato do PGDAS é gerado no portal do Simples Nacional, competência a competência, com certificado digital ou código de acesso.

Ter esse acesso sob seu controle é o primeiro passo. Empresário que não consegue abrir o próprio extrato depende inteiramente de terceiro para saber o que está pagando.

Conferência 1: o anexo aplicado

É a mais importante e a que mais aparece errada.

O serviço médico entra pelo Anexo V, com alíquota inicial perto de 15,5%. Quando a folha dos últimos doze meses atinge 28% do faturamento do mesmo período, a tributação passa para o Anexo III, que começa em 6%. É o Fator R.

Clínica costuma ter folha: recepção, auxiliar, técnico, mais o pró-labore dos sócios. Muita clínica cruza os 28% ao contratar e a apuração continua no anexo caro.

Como conferir: some a folha dos últimos doze meses, some o faturamento do mesmo período, divida. Se der 28% ou mais e o extrato mostra Anexo V, existe erro.

Um sinal rápido, sem fazer conta: alíquota efetiva na casa dos 15% ou acima, com faturamento moderado, indica Anexo V. Perto de 6% a 9% indica Anexo III.

Use a calculadora de Fator R e veja o detalhe em Fator R de clínica: como calcular.

Conferência 2: a receita declarada

Compare a receita informada no extrato com a soma das notas emitidas na competência.

Três coisas costumam gerar diferença:

Nota de convênio emitida pelo valor cheio. Se a operadora glosou parte e a nota não foi ajustada, você está declarando receita que não existiu.

Nota emitida pelo líquido do cartão. A receita é o valor da consulta, e a taxa da maquininha é despesa. Emitir pelo líquido subdeclara receita.

Nota esquecida. Atendimento particular do começo do mês, lembrado tarde demais.

O primeiro caso é o que mais custa, porque significa imposto sobre dinheiro que não entrou. Está em Convênio médico: glosa, retenção e nota fiscal.

Conferência 3: o acumulado dos últimos doze meses

A alíquota efetiva não sai do faturamento do mês, sai da receita bruta dos últimos doze meses.

Como conferir: o extrato mostra esse acumulado. Compare com o seu faturamento real do período.

Duas situações merecem atenção:

Clínica nova. No primeiro ano o acumulado começa baixo e vai enchendo, então a alíquota efetiva sobe progressivamente mesmo com faturamento mensal constante. Quem se acostuma com a guia dos primeiros meses leva um susto depois.

Clínica que reduziu. Saindo de um ano forte para um ano fraco, a alíquota desce aos poucos, conforme o faturamento antigo sai da janela.

Conferência 4: as retenções consideradas

Operadora de plano de saúde costuma reter tributo no pagamento. No Simples, essa retenção é abatida do DAS da competência.

Como conferir: some as retenções destacadas nas notas e nos demonstrativos das operadoras do mês. Compare com o campo de retenções do extrato.

Se o extrato mostra menos, parte do que foi retido não foi abatida, e você pagou o mesmo tributo duas vezes.

Vale fazer essa conferência em três competências aleatórias do último ano. Diferença nas três indica problema sistemático, não esquecimento pontual.

Conferência extra para quem trabalha com equiparação

Clínica no Lucro Presumido que aplica a equiparação hospitalar tem uma quinta conferência, e ela não está no extrato do PGDAS, porque esse regime não usa o PGDAS.

Nesse caso, o que se confere na apuração é:

1. A segregação da receita entre serviço que se equipara e serviço que não se equipara
2. A base aplicada a cada parcela, 8% e 12% para a parte equiparada, 32% para a demais
3. O adicional de IRPJ sobre a parcela da base que ultrapassa o limite trimestral
4. PIS, COFINS e ISS sobre o faturamento
5. Os encargos patronais sobre a folha, recolhidos por fora

O item 1 é o que mais falta. Muita clínica aplica a base reduzida e não tem, na contabilidade, o registro que demonstra qual receita é qual. Está em Equiparação hospitalar: quando a clínica paga menos.

O que fazer se achar erro

Se o anexo está errado: existe caminho de retificação das declarações e de recuperação do que foi pago a mais, respeitado o prazo legal. O levantamento é competência a competência.

Se apenas faltou folha para o Fator R: não há o que recuperar, o ajuste vale para frente. E como a janela olha doze meses, começar cedo importa.

Se a retenção não foi abatida: cabe retificação da competência.

Se a receita foi declarada a maior por glosa: o ajuste depende de como a nota foi tratada, e o critério de emissão precisa ser revisto para os meses seguintes.

Um sinal que vale mais que as quatro conferências

Pergunte ao seu contador quanto de folha falta para a clínica cair no Anexo III e quanto isso economizaria por ano.

A resposta esperada é um número. Se vier genérica, provavelmente ninguém simulou, e essa é a informação mais valiosa que essa conversa pode trazer.

Outros sinais estão em Erros de contabilidade que custam caro em clínica.

O que o extrato mostra, campo a campo

Vale saber ler o documento, porque ele responde quase tudo.

Receita bruta do período de apuração. O faturamento declarado naquela competência.

Receita bruta acumulada nos doze meses anteriores. É esse número que define a faixa e, portanto, a alíquota.

Alíquota efetiva. O percentual realmente aplicado, que é menor que a alíquota nominal da tabela. Ela sai da fórmula que desconta a parcela a deduzir do acumulado.

Anexo e faixa. Onde a receita foi classificada. É o campo da conferência 1.

Repartição por tributo. Quanto do DAS corresponde a cada tributo, incluindo o ISS e a contribuição previdenciária patronal.

Retenções e deduções. O que foi abatido. É o campo da conferência 4.

Valor devido. O total da guia.

A repartição por tributo é útil por um motivo prático: ela mostra quanto do seu DAS é ISS, o que importa quando a clínica se aproxima do sublimite e esse tributo passa a ser recolhido por fora.

Perguntas frequentes

Quando vence o DAS?

No dia 20 do mês seguinte à competência, ou no dia útil seguinte quando cai em fim de semana ou feriado.

O DAS inclui o quê?

Nos anexos III e V, ele reúne IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS e a contribuição previdenciária patronal. Fica de fora o INSS sobre o pró-labore e o imposto de renda na fonte sobre ele.

Alíquota nominal e alíquota efetiva são a mesma coisa?

Não. A nominal é a da tabela do anexo. A efetiva é a que você realmente paga, e ela sai da fórmula que aplica a nominal ao acumulado dos doze meses e desconta a parcela a deduzir. A efetiva é sempre menor.

Mês sem faturamento tem DAS?

Sem receita não há DAS a pagar, mas a declaração continua obrigatória. Multa por declaração não entregue existe mesmo sem faturamento.

E se a clínica passou do sublimite?

O ISS sai do recolhimento único e passa a ser apurado e pago separadamente ao município, com o extrato refletindo isso.

Dá para retificar uma competência já paga?

Dá, dentro do prazo legal. A retificação recalcula a apuração, e a diferença aparece como valor a recolher ou a compensar, conforme o caso.

Posso conferir sozinho sem certificado digital?

O portal aceita código de acesso gerado a partir dos dados da empresa em algumas situações. Ter o certificado sob seu controle continua sendo o caminho mais completo.

Com que frequência devo fazer isso?

A conferência 1 vale todo mês, porque o índice se move. As outras três cabem numa revisão trimestral, e em três competências aleatórias uma vez por ano.

A guia veio maior que o mês passado e faturei o mesmo. Por quê?

Quase sempre é o acumulado dos últimos doze meses subindo, o que eleva a alíquota efetiva. Menos comum, mas possível, é mudança de anexo por queda do Fator R.

Achei diferença mas não sei explicar. E agora?

Leve os documentos: extratos do PGDAS, relatórios de folha, notas emitidas e demonstrativos das operadoras. Com esse conjunto, qualquer contador refaz a conta e aponta a origem.

Onde a Ethos entra

Fazemos essas quatro conferências todo mês, antes de a guia sair, e não uma vez por ano quando alguém desconfia. Veja como atendemos clínicas e consultórios ou fale com a gente.