Fator R de clínica: como calcular

O Fator R é a divisão entre a folha de pagamento dos últimos doze meses e o faturamento dos últimos doze meses. Dando 28% ou mais, o serviço médico é tributado pelo Anexo III do Simples, que começa em 6%. Dando menos, cai no Anexo V, que começa perto de 15,5%.

Clínica tem uma vantagem grande aqui em relação ao médico que atua sozinho: ela já tem folha. Recepção, auxiliar, técnico, mais o pró-labore dos sócios. Muita clínica cruza os 28% ao contratar e nunca refaz a conta.

A fórmula

Fator R = folha dos últimos 12 meses / faturamento dos últimos 12 meses

A janela é móvel: cada competência olha os doze meses anteriores. Por isso o índice se move devagar, e por isso ajuste feito em dezembro não corrige o ano.

O que entra na folha

Entra:

• Pró-labore dos sócios, com o INSS correspondente
• Salários dos funcionários registrados
• Encargos e FGTS sobre a folha
• Décimo terceiro
• Férias e o terço constitucional

Não entra:

• Distribuição de lucro
• Pagamento a autônomo por RPA
• Nota fiscal de outra pessoa jurídica, inclusive de médico PJ contratado
• Estagiário sem vínculo empregatício
• Retirada informal sem lançamento

Os dois itens que mais geram engano em clínica são o RPA e a PJ contratada. Pagar um médico por recibo de autônomo ou contra nota da PJ dele não sobe o seu Fator R, mesmo sendo custo alto. Está tratado em Médico sócio ou médico contratado: como formalizar.

Um exemplo

Clínica que fatura 80 mil por mês, 960 mil no ano.

Para atingir os 28%, ela precisa de cerca de 268.800 de folha no ano, algo perto de 22.400 por mês.

Suponha que a equipe custe 14 mil por mês em folha com encargos. Faltam 8.400, que precisam sair do pró-labore dos sócios. Com dois sócios, são 4.200 cada.

Se esse valor de pró-labore já faz sentido para os sócios, a clínica está no Anexo III sem esforço adicional. Se não faz, a conta precisa ser comparada: a economia de alíquota contra o custo do INSS sobre o pró-labore adicional.

Faça com os seus números na calculadora de Fator R.

Por que na clínica a conta costuma fechar

Três razões:

A folha já existe. Diferente do plantonista, a clínica não precisa criar folha do zero. Ela precisa somar o que já paga.

O pró-labore dos sócios entra. Dois ou três sócios com retirada regular somam rápido.

A folha cresce com a operação. Clínica que contrata para atender mais gente melhora o índice como efeito colateral.

Isso significa que muita clínica já tem direito ao Anexo III e está no Anexo V simplesmente porque ninguém conferiu.

O erro de arredondamento que muda o anexo

Vale um aviso técnico. Comparar o Fator R com 28% em planilha ou sistema parece trivial e não é.

Valores que deveriam dar exatamente 28% às vezes retornam 27,999 por causa de como o computador guarda números decimais. O efeito é a clínica cair no Anexo V tendo exatamente o índice necessário, e dobrar a alíquota inicial.

Se o seu índice está bem em cima da linha, trabalhe com uma folga pequena em vez de mirar o valor exato.

Quando o Anexo V está certo

Nem sempre migrar compensa. Se a clínica tem folha baixa e faturamento alto, o pró-labore necessário pode custar mais em INSS do que a economia de alíquota.

A conta certa é: economia anual de imposto menos custo anual adicional de INSS. Saldo negativo significa que ficar no Anexo V é a decisão correta.

O que não pode é ninguém ter feito essa conta.

Contratar sobe o Fator R?

Sobe, porque salário entra na folha. Mas contratar alguém que a clínica não precisa custa mais que a economia, entre salário, encargos e provisões.

A ordem correta: se a contratação faz sentido para a operação, ela ainda melhora o enquadramento. Se não faz, o caminho é pró-labore.

Dimensione o custo real na calculadora do custo de um funcionário. Um detalhe favorável: nos anexos III e V, a contribuição previdenciária patronal já está dentro do DAS, o que reduz o custo de contratar em relação a empresa fora do Simples.

Como conferir a sua clínica hoje

1. Some a folha dos últimos doze meses. Pró-labore, salários, encargos, FGTS, décimo terceiro e férias.
2. Some o faturamento dos últimos doze meses. Está no extrato do PGDAS.
3. Divida.
4. Abra o extrato do PGDAS da última competência e veja em qual anexo a receita foi classificada.
5. Compare. Índice acima de 28% com apuração no Anexo V é erro.

Se der erro, existe caminho de retificação e recuperação do que foi pago a mais, respeitado o prazo legal. O levantamento é competência a competência.

O efeito de cada decisão de equipe no índice

Vale entender como cada escolha de contratação mexe no Fator R, porque a decisão trabalhista e a fiscal andam juntas.

Contratar pela CLT. Sobe o índice pelo valor cheio: salário, encargos, FGTS e as provisões de férias e décimo terceiro entram na folha.

Contratar médico como PJ. Não sobe nada. A nota da pessoa jurídica dele é despesa, não folha.

Pagar médico por RPA. Não sobe o índice. O RPA é pagamento a autônomo, não integra a folha para esse fim, mesmo gerando contribuição previdenciária.

Aumentar o pró-labore dos sócios. Sobe o índice, e é o caminho mais direto quando falta pouco.

Trocar CLT por PJ para economizar encargo. Derruba o índice. É a decisão que mais costuma pegar clínica de surpresa: a economia de encargo aparece na hora, e a subida da alíquota do Simples aparece meses depois, conforme a folha antiga sai da janela de doze meses.

Esse último ponto merece cuidado. Antes de trocar o formato de contratação de qualquer pessoa da equipe, vale refazer a conta do Fator R considerando o índice doze meses à frente. A comparação entre os formatos está em Médico sócio ou médico contratado: como formalizar.

Perguntas frequentes

O Fator R é calculado todo mês?

Sim, a cada competência, sempre olhando os doze meses anteriores. Por isso ele muda devagar.

Pró-labore de sócio que não trabalha conta?

Não. Sócio que não trabalha na clínica recebe lucro, e lucro não compõe folha.

Se a clínica tem dois sócios, os pró-labores somam?

Somam. A folha do Fator R é a folha inteira da empresa, incluindo todos os pró-labores.

Contratar um médico como PJ ajuda?

Não ajuda o Fator R, porque nota de pessoa jurídica não é folha. Ajuda a operação, mas não o índice. É uma das razões de a decisão entre CLT, PJ e RPA não ser só trabalhista.

E se a clínica tem faturamento sazonal?

O índice olha doze meses, então mês forte e mês fraco se compensam. O que atrapalha é fazer pró-labore só nos meses bons.

Vale a pena aumentar o pró-labore só em dezembro?

Não. Concentrar a retirada gera pico de imposto de renda na fonte, e o índice sobe e desce conforme a janela móvel. Definir o valor no começo do ano e pagar todo mês custa menos.

Achei erro no meu enquadramento. Dá para recuperar?

Onde a apuração saiu no Anexo V tendo índice para o Anexo III, existe caminho de retificação das declarações e de recuperação do que foi pago a mais, respeitado o prazo legal. O levantamento é competência a competência.

Estagiário conta na folha?

Bolsa de estágio, dentro da lei do estágio, não é vínculo empregatício e não integra a folha para esse fim. Ela é custo sem retorno no índice.

Sócio que só recebe lucro pode passar a receber pró-labore?

Pode, se ele efetivamente trabalha na clínica. Sócio que trabalha deve ter pró-labore, e isso ajuda o índice. Sócio que não trabalha recebe lucro.

O décimo terceiro entra de uma vez no cálculo?

Ele entra como folha da competência em que é pago. Como a janela é de doze meses, ele acaba contando o ano inteiro, saindo apenas quando passa da janela.

O Fator R vale se a clínica está no Lucro Presumido?

Não. O Fator R é regra do Simples Nacional. No Presumido, o que muda a conta é a equiparação hospitalar, tratada em Equiparação hospitalar: quando a clínica paga menos.

Onde a Ethos entra

Refazemos essa conta todo mês e avisamos quando falta pouco para virar o anexo, em vez de conferir uma vez por ano. Veja como atendemos clínicas e consultórios ou fale com a gente.