Como trocar de contador sendo corretora

Corretora tem três coisas que a empresa média não tem e que precisam atravessar a troca de contador inteiras: comissão parcelada ao longo da vigência da apólice, estorno de venda cancelada e a retenção que a seguradora já fez antes de o dinheiro cair na conta.

Errar qualquer uma delas gera imposto pago a mais, e o erro se repete todo mês até alguém conferir.

Você pode trocar quando quiser

Não existe janela, não existe multa e não existe autorização do contador atual. A relação é contratual, e a única obrigação é o aviso prévio previsto no contrato, quando houver.

A documentação da empresa é da empresa, e a devolução é obrigação de quem sai, inclusive com honorário em aberto. Cobrança se resolve pelos meios próprios, e o conselho de classe trata retenção de documento como falta.

O bloco padrão

1. Contrato social e todas as alterações
2. Cartão CNPJ e inscrição municipal
3. Certificado digital, com a senha em seu poder
4. Balanços e balancetes dos últimos exercícios
5. Livros contábeis e fiscais
6. Declarações entregues, com recibos
7. Guias pagas e comprovantes
8. Notas fiscais emitidas
9. Parcelamentos em curso, com extrato
10. Certidões nas três esferas

O item 10 tem peso extra na corretora: certidão vencida trava credenciamento junto a seguradora, e o efeito é no caixa. Está em SUSEP e registro do corretor: como funciona.

O bloco específico de corretora

Os extratos de comissão

De cada seguradora, de todo o período. É o documento que mostra o que foi pago, quando, sobre qual apólice e com qual retenção.

Sem ele, o novo escritório não consegue conferir se a receita declarada corresponde ao que foi efetivamente recebido.

O critério de reconhecimento da receita

Como a comissão parcelada foi tratada: reconhecida integralmente na venda ou conforme o recebimento.

Este é o item que mais gera imposto antecipado. Reconhecer tudo de uma vez quando o recebimento se estende por doze meses significa pagar imposto sobre dinheiro que ainda não entrou.

Está em Comissão lançada errada: o que fazer e em Comissão parcelada e regime de caixa.

Os estornos

Apólice cancelada gera devolução da comissão já paga. Como esses estornos foram tratados na apuração?

Estorno não deduzido significa imposto pago sobre receita que foi devolvida. Está em Comissão da seguradora: como lançar.

As retenções sofridas

A seguradora costuma reter antes de pagar. Esses valores foram abatidos na apuração?

Retenção sofrida e não aproveitada é imposto pago duas vezes. Está em ISS sobre comissão de corretagem.

Os contratos com as seguradoras

Contratos de comissionamento, com as regras de pagamento, parcelamento e estorno de cada uma.

Eles são a base para conferir se os extratos batem com o combinado.

O histórico do Fator R

Folha de doze meses e receita bruta de doze meses, mês a mês. Corretora costuma ter folha baixa e cair no anexo caro, e essa conferência é a que mais devolve dinheiro na migração.

Está em Fator R para corretora de seguros.

A ordem que evita erro

1. Escolha o novo escritório antes de avisar o atual
2. Confirme que ele atende corretora. Pergunte como trata comissão parcelada e estorno
3. Peça a lista de documentos ao novo, para fazer um pedido só
4. Comunique o atual por escrito
5. Receba o acervo em formato utilizável
6. Confira antes de encerrar
7. Transfira a responsabilidade na Receita e refaça as procurações
8. Revogue as procurações antigas

O item 2 é o que separa uma troca útil de uma troca lateral. Escritório que não sabe responder sobre comissão parcelada vai repetir o erro do anterior.

As conferências que valem dinheiro

Quatro perguntas para o primeiro mês:

A comissão parcelada foi reconhecida corretamente? Compare o que foi declarado como receita com o que os extratos mostram de recebimento.

Os estornos foram deduzidos? Some os cancelamentos do período e confira.

As retenções foram abatidas? Some o que as seguradoras retiveram e compare com o aproveitado.

O anexo aplicado está certo? Compare a folha de doze meses com a receita bruta.

As quatro respostas ruins são comuns, e todas significam imposto pago a mais, não passivo.

Os sinais de que a troca faz sentido

Ninguém nunca pediu seus extratos de comissão. É o documento central da corretora.

Você não sabe se paga imposto na venda ou no recebimento.

Estorno de apólice cancelada nunca foi discutido.

As retenções da seguradora não aparecem na apuração.

Você não sabe em qual anexo está.

Qualquer um deles isolado já justifica a conversa. Os cinco juntos são comuns em corretora atendida por escritório generalista.

O melhor momento

A virada do ano organiza o exercício.

Depois do fechamento mensal é a segunda melhor.

Qualquer momento serve quando o motivo é grave. Corretora reconhecendo comissão parcelada de uma vez está antecipando imposto todo mês, e esperar dezembro custa mais que a bagunça de migrar em março.

O roteiro geral está em trocar de contador, e a lista completa em Checklist para migrar a contabilidade da corretora.

A vantagem que a corretora tem na migração

Diferente da maioria das empresas, você não depende do escritório antigo para o documento mais importante.

Os extratos de comissão estão no portal do corretor de cada seguradora, e o acesso é seu. Isso muda a dinâmica da troca de duas formas:

Você pode conferir antes de conversar com alguém. Baixe os extratos de doze meses, some o que foi creditado e compare com o que consta nas suas declarações. Divergência consistente já responde se vale trocar.

A negociação fica mais tranquila. Chegar ao escritório novo com o acervo de comissões em mãos acelera a transição e reduz o que você precisa pedir ao anterior.

Faça isso antes do passo 4 da lista acima. É meia hora de trabalho e ela decide o resto.

O que costuma dar errado na transição

Quatro falhas se repetem, e todas são evitáveis:

O certificado digital fica com quem saiu. Emitido em nome do escritório, sem cópia com a corretora, ele trava qualquer transmissão.

As procurações antigas continuam ativas. Quem saiu segue com acesso aos portais.

A data de corte não é definida. Os dois escritórios acham que o fechamento é do outro.

Os extratos não são pedidos. É a falha específica do segmento, e ela deixa o escritório novo sem como conferir nada.

Perguntas frequentes

O contador antigo pode reter documento por dívida?

Não. A devolução é obrigação dele.

Preciso avisar as seguradoras?

A relação de credenciamento não muda com a troca de contador. O que muda é quem cuida da parte fiscal.

Trocar chama fiscalização?

Não. É procedimento rotineiro.

Existe multa por trocar no meio do ano?

Depende do que está escrito no seu contrato. Leia a cláusula de rescisão e o prazo de aviso prévio antes de comunicar a saída.

Quanto tempo leva a transição?

A parte formal é rápida. Os extratos de comissão de todas as seguradoras são o que leva tempo.

E se eu não tiver os extratos antigos?

As seguradoras mantêm histórico e costumam disponibilizar no portal do corretor. Comece por lá.

Posso trocar com parcelamento em andamento?

Pode. Leve o extrato e o demonstrativo de cada um.

O novo contador refaz as apurações antigas?

Só havendo erro. O padrão é conferir o período aberto e avaliar retificação.

Descobri imposto pago a mais. Recupero?

Cabe retificação e pedido de restituição ou compensação, respeitado o prazo.

O certificado digital fica com quem?

Com a empresa. Resolva antes de encerrar.

O novo contador precisa ser da minha cidade?

Não. O que importa é dominar comissão parcelada, estorno e retenção.

Vale trocar por honorário mais barato?

Para corretora, raramente. A diferença costuma ser menor que o imposto antecipado por reconhecimento errado da comissão.

Posso conferir sozinho antes de decidir?

Pode. Baixe os extratos de doze meses, some o creditado e compare com o que consta nas suas declarações. É meia hora de trabalho e responde se vale trocar.

As procurações antigas precisam ser revogadas?

Precisam. Sem isso, quem saiu continua com acesso aos portais da empresa.

Qual o melhor mês para o corte?

Depois de um fechamento mensal concluído, com a competência definida entre os dois escritórios para ninguém deixar obrigação sem transmitir.

O novo escritório precisa dos contratos de comissionamento?

Precisa, porque são eles que definem percentuais e prazos de estorno de cada seguradora, e é contra eles que os extratos são conferidos.

Onde a Ethos entra

Conduzimos a troca conferindo os extratos de comissão contra a receita declarada, que é onde a corretora costuma descobrir que vem antecipando imposto sobre dinheiro não recebido. Veja como atendemos corretores de planos e seguros ou fale com a gente.