Checklist para migrar a contabilidade da corretora

Migrar a contabilidade de uma corretora tem um documento central que a maioria das empresas não tem: o extrato de comissão de cada seguradora. É ele que mostra o que foi pago, quando, sobre qual apólice, com qual retenção e com quais estornos.

Sem esse acervo, o escritório novo não consegue conferir nada do que mais importa.

Antes de avisar o escritório atual

Escolha o novo. Corretora sem cobertura no meio do mês perde prazo, e obrigação fiscal não espera.

Confirme que ele atende corretora. Pergunte como trata comissão parcelada e estorno de apólice cancelada. Resposta genérica é resposta ruim.

Peça a lista de documentos ao novo, para fazer um pedido só ao antigo.

Baixe os extratos você mesmo. Eles estão no portal de cada seguradora, e você tem acesso. É a parte mais importante do acervo e a que menos depende do escritório antigo.

O bloco societário e cadastral

1. Contrato social e todas as alterações
2. Cartão CNPJ atualizado
3. Inscrição municipal e alvará
4. Certificado digital, com a senha em seu poder
5. Procurações eletrônicas ativas, para saber o que revogar
6. Registro da corretora e habilitação do profissional

O item 6 é específico do segmento. Está em SUSEP e registro do corretor: como funciona.

O bloco fiscal e contábil

1. Balanços e balancetes dos últimos exercícios
2. Livros contábeis e fiscais
3. Declarações entregues, com recibos
4. Guias pagas e comprovantes
5. Notas fiscais emitidas
6. Parcelamentos em curso, com extrato e demonstrativo
7. Certidões nas três esferas

O item 7 tem peso extra: certidão vencida trava credenciamento junto a seguradora, e isso interrompe o pagamento de comissão.

O bloco específico de corretora

Extratos de comissão

De todas as seguradoras, de todo o período aberto à fiscalização. É o documento central.

O que ele mostra e nenhum outro mostra: qual comissão se refere a qual apólice, se é parcela ou agenciamento, qual retenção foi feita e quais estornos ocorreram.

O critério de reconhecimento adotado

Se a comissão parcelada foi reconhecida na venda ou conforme o recebimento, e se houve opção pelo regime de caixa.

É o que decide se a corretora vem antecipando imposto. Está em Comissão lançada errada: o que fazer.

O tratamento dos estornos

Como as devoluções de comissão por apólice cancelada foram deduzidas na apuração. Está em Comissão da seguradora: como lançar.

As retenções sofridas

Os valores retidos pelas seguradoras e se foram abatidos. Está em ISS sobre comissão de corretagem.

Os contratos de comissionamento

De cada seguradora, com as regras de pagamento, parcelamento e estorno. Servem para conferir se os extratos batem com o combinado.

O histórico do Fator R

Folha de doze meses e receita bruta de doze meses, mês a mês. Corretora costuma ter folha baixa e cair no anexo caro. Está em Fator R para corretora de seguros.

O bloco trabalhista

1. Contratos de trabalho e alterações
2. Folha de pagamento dos últimos exercícios
3. Recolhimentos previdenciários e de FGTS
4. Provisões de férias e décimo terceiro
5. Rescisões do período
6. Pró-labore, com os recolhimentos
7. Contratos com comissionados e parceiros

O item 7 é o que costuma estar mal formalizado em corretora com equipe de vendas. Está em Corretor com equipe de vendas: como formalizar.

O item 6 tem peso duplo: contribuição previdenciária e composição da folha do Fator R.

As conferências que valem dinheiro

Cinco checagens para o primeiro mês:

A receita declarada bate com o creditado? Compare mês a mês com os extratos.

Os estornos foram deduzidos? Some os cancelamentos e confira.

As retenções foram abatidas? Some o retido e compare com o aproveitado.

O anexo aplicado está correto? Compare folha e receita bruta de doze meses.

O pró-labore está registrado e coerente?

As cinco costumam apontar imposto pago a mais, e não passivo.

A ordem da transição

1. Contratar o novo escritório e definir a data de corte
2. Baixar os extratos de comissão você mesmo
3. Comunicar o atual por escrito
4. Solicitar o acervo, com a lista completa
5. Receber e conferir antes de encerrar
6. Transferir responsabilidade na Receita e refazer as procurações
7. Revogar as procurações antigas

O item 2 antes do 3 é de propósito. Extrato de comissão você consegue sozinho, e ter isso em mãos antes da conversa dá independência.

O que fazer com o que faltar

Extratos antigos ausentes. Portal de cada seguradora, que mantém histórico.

Contratos de comissionamento perdidos. Peça segunda via à seguradora.

Histórico de Fator R inexistente. Reconstrua da folha e das declarações.

Comissionados sem formalização. Levante os pagamentos e formalize daqui para frente.

Provisões sem detalhe por pessoa. Reconstrua pelas datas de admissão e períodos aquisitivos.

Lacuna não impede a troca. Ela define a primeira tarefa do escritório novo.

O calendário da migração

Quatro semanas resolvem, e a ordem importa mais que a velocidade.

Semana 1. Contrate o novo escritório, defina a data de corte e baixe os extratos de comissão de todas as seguradoras.

Semana 2. Comunique o escritório atual por escrito e faça o pedido completo do acervo.

Semana 3. Receba e confira. É aqui que se identifica o que falta, enquanto a relação ainda está aberta.

Semana 4. Transfira responsabilidade na Receita, refaça as procurações e revogue as antigas.

Os extratos na semana 1, antes de comunicar o atual, são de propósito. É o documento que você consegue sozinho, e tê-lo em mãos dá independência na conversa.

O que perguntar ao escritório novo antes de assinar

Cinco perguntas que revelam se ele atende corretora de verdade:

1. Você trabalha com os extratos de comissão na apuração mensal?
2. Como trata comissão parcelada?
3. Como trata estorno de apólice cancelada?
4. As retenções das seguradoras entram como?
5. Você acompanha o Fator R todo mês?

A primeira é a mais reveladora. Sem os extratos, não há como responder corretamente nenhuma das outras quatro.

Está em Comissão da seguradora: como lançar.

Perguntas frequentes

O escritório antigo é obrigado a entregar tudo?

A documentação é da empresa, e a devolução é obrigação dele, inclusive com honorário em aberto.

Onde consigo os extratos de comissão?

No portal de cada seguradora, que mantém o histórico do corretor.

Qual o melhor momento para migrar?

A virada do ano organiza o exercício, e depois de um fechamento mensal também funciona.

Preciso avisar as seguradoras?

O credenciamento não muda com a troca de contador.

Quanto tempo leva reunir o acervo?

O bloco cadastral sai rápido. Os extratos de todas as seguradoras são o que leva tempo.

Posso migrar com processo fiscal em andamento?

Pode. Leve o processo completo, com as manifestações apresentadas.

O novo escritório refaz apurações antigas?

Só havendo erro. O padrão é conferir e avaliar retificação.

E se eu descobrir imposto pago a mais?

Cabe retificação e pedido de restituição ou compensação, respeitado o prazo.

O certificado digital fica com quem?

Com a empresa. Resolva antes de encerrar.

Trocar chama fiscalização?

Não. É procedimento rotineiro.

Preciso entregar tudo de uma vez?

Não. O bloco cadastral e os acessos bastam para assumir o mês corrente. O histórico vem em seguida.

Como sei se o acervo veio completo?

Confira pelo que existe fora do escritório: declarações no portal da Receita, notas na prefeitura e comissões no portal das seguradoras.

Posso baixar os extratos sem falar com o contador?

Pode, e é recomendável. O acesso ao portal do corretor é seu, e ter o acervo em mãos antes da conversa acelera a transição.

O escritório novo precisa dos contratos de comissionamento?

Precisa, porque são eles que definem percentuais, prazos de estorno e forma de pagamento de cada seguradora. Sem eles, não dá para conferir se os extratos batem com o combinado.

E se eu não tiver histórico de Fator R?

Reconstrua a partir da folha e das declarações. É o levantamento que mais se paga na migração de uma corretora.

Preciso trocar o certificado digital?

Não, se ele está em nome da empresa e você tem a senha. Emitido em nome do escritório antigo, resolva antes de encerrar.

Trabalho com oito seguradoras. Preciso dos extratos de todas?

Precisa. Cada uma tem regra própria de parcelamento, estorno e retenção, e a conferência só fecha com o conjunto completo.

Onde a Ethos entra

Conduzimos a migração começando pelos extratos de comissão, porque é o cruzamento entre eles e a receita declarada que revela imposto antecipado, estorno não deduzido e retenção não aproveitada. Veja como atendemos corretores de planos e seguros ou fale com a gente.