Checklist para migrar a contabilidade de quem exporta

Migrar a contabilidade de uma empresa que fatura só no Brasil é uma lista de documentos. Migrar a de quem exporta serviço é a mesma lista mais um acervo que quase ninguém pede: câmbio, contrato com o contratante estrangeiro e a memória de como a receita foi separada em cada apuração.

Esse acervo extra é o que sustenta o tratamento tributário da exportação. Sem ele, a empresa fica regular no papel e sem prova do benefício que aplicou.

Este é o roteiro para levantar tudo antes de trocar de escritório.

Antes de avisar o escritório atual

Escolha o novo. Empresa sem cobertura no meio do mês perde prazo, e obrigação fiscal não espera acerto entre escritórios.

Confirme que ele atende quem exporta. Pergunte como trata a segregação de receita e a conciliação de câmbio. Resposta genérica é resposta ruim.

Peça a lista de documentos ao novo escritório, para fazer um pedido só ao antigo.

Baixe o que você mesmo consegue. Muita coisa está em portal ao qual você tem acesso, e o que você já tem não precisa ser pedido.

O bloco societário e cadastral

1. Contrato social e todas as alterações
2. Cartão CNPJ atualizado
3. Inscrição municipal e alvará
4. Inscrição estadual, quando houver
5. Certificado digital, com a garantia de que ele é seu e você tem a senha
6. Procurações eletrônicas ativas, para saber o que revogar

O item 5 trava mais transição do que parece. Certificado emitido em nome do escritório, sem cópia com a empresa, deixa você dependente de quem está saindo.

O bloco fiscal e contábil

1. Balanços e balancetes dos últimos exercícios
2. Livros contábeis e fiscais
3. Declarações entregues, com recibos de transmissão
4. Guias pagas e comprovantes
5. Notas fiscais emitidas e recebidas
6. Parcelamentos em curso, com extrato e demonstrativo
7. Situação fiscal nas três esferas, com as certidões

O item 7 é o que dá a fotografia real. Certidão negativa nas três esferas mostra se a empresa está limpa ou se existe pendência que a transição vai herdar.

O bloco de quem exporta

Este é o que diferencia a sua migração.

Contratos de câmbio

Todas as operações do período aberto à fiscalização. É a prova de que o dinheiro veio de fora, e sem ela o tratamento de exportação fica sem lastro.

Faltando alguma, peça segunda via à instituição financeira antes de encerrar a relação com o escritório antigo, porque depois ninguém ajuda a localizar. Está em Contrato de câmbio: o que guardar.

Contratos com os clientes estrangeiros

Com aditivos e renovações. É o documento que descreve o serviço e onde o resultado se verifica, que é o núcleo da caracterização da exportação.

Ordem de compra, proposta aceita e troca de e-mails que formalizaram o acordo entram junto, quando não houver contrato assinado.

Notas fiscais com tomador no exterior

Na forma em que a prefeitura emitiu, com o campo de tomador estrangeiro preenchido. Está em Nota fiscal para cliente do exterior.

A memória da segregação

Como a receita de exportação foi separada da nacional em cada apuração, mês a mês.

É o documento mais negligenciado e o mais útil. Ele mostra se o benefício foi aplicado e permite conferir se houve imposto pago a mais. Está em Contador que tributou errado a receita do exterior.

A conciliação entre nota, câmbio e recebimento

Qual entrada corresponde a qual nota. Reconstruir isso depois é caro, porque valores não batem exatamente: a data do câmbio é diferente da data da nota, e o custo da operação entra no meio.

O tratamento da variação cambial

Como a diferença entre o valor da nota e o valor efetivamente recebido foi registrada. Está em Variação cambial: como contabilizar.

O bloco trabalhista

1. Folha de pagamento dos últimos exercícios
2. Contratos de trabalho e alterações
3. Recolhimentos previdenciários e de FGTS
4. Rescisões e verbas pagas
5. Pró-labore do período, com os recolhimentos

O item 5 importa duas vezes para quem está no Simples: pela contribuição previdenciária e por ser a variável do Fator R, que decide o anexo aplicável. A conta sai na calculadora de Fator R.

As conferências que ninguém faz

Depois de reunir tudo, cinco checagens que valem o tempo:

A receita de exportação foi segregada em todos os meses? Compare o total das notas emitidas para clientes de fora com o valor informado como receita de exportação nas declarações.

Existe câmbio para cada nota? Nota sem entrada correspondente é pendência: ou o recebimento não veio, ou entrou por fora.

Os contratos cobrem todo o período faturado? Contrato vencido e não renovado enfraquece a caracterização do que foi faturado depois.

O CNAE corresponde ao que o contrato descreve? Divergência entre a atividade declarada e a contratada é o achado mais comum de uma migração bem-feita. Está em CNAE para exportação de serviço.

Houve ISS recolhido em nota de exportação? Pode ser legítimo, quando o resultado se verifica aqui, e precisa de justificativa.

Qualquer resposta negativa é assunto para o primeiro mês com o novo escritório, e não motivo para adiar a troca.

A ordem da transição

1. Contratar o novo escritório e alinhar a data de corte
2. Comunicar o atual por escrito, respeitando o aviso prévio do contrato
3. Solicitar o acervo, com a lista completa
4. Receber e conferir antes de encerrar
5. Transferir responsabilidade na Receita e refazer as procurações eletrônicas
6. Revogar as procurações antigas, o que muita gente esquece
7. Registrar pendências em trânsito, como nota emitida com câmbio ainda não liquidado

O item 6 é falha de segurança quando fica para trás. O item 7 é específico de quem exporta e evita que uma operação fique sem dono na conciliação.

Quando migrar

A virada do ano é a mais organizada. Depois do fechamento mensal é a segunda melhor.

E qualquer momento serve quando o motivo é grave. Empresa que descobriu que nunca segregou a receita de exportação está perdendo dinheiro todo mês, e esperar dezembro custa mais do que a bagunça de migrar em março.

O roteiro geral de troca está em trocar de contador, e a versão detalhada para exportação em Como trocar de contador exportando serviço.

O que fazer com o que faltar

Nenhuma migração reúne cem por cento do acervo. O que separa a transição tranquila da complicada é o que se faz com as lacunas.

Contrato de câmbio ausente. A instituição financeira mantém registro das operações e fornece segunda via. Comece por ela, e faça o pedido enquanto a relação com o escritório antigo ainda está aberta, porque ele sabe por onde cada entrada passou.

Contrato com o cliente estrangeiro nunca assinado. Reúna o que formalizou o acordo: proposta aceita, ordem de compra, troca de e-mails. Sustenta menos que um contrato e sustenta. Daqui para frente, formalize.

Memória de segregação inexistente. Reconstrua a partir das declarações entregues e das notas emitidas. Dá trabalho e é possível, e o resultado mostra se houve imposto pago a mais.

Nota emitida sem o campo de tomador no exterior. Confira se a prefeitura permite substituição ou carta de correção. Não permitindo, o contrato e o câmbio passam a carregar sozinhos a caracterização.

Período inteiro sem documentação. Priorize os meses de maior faturamento. Reconstruir tudo raramente compensa, e reconstruir o que concentra valor quase sempre compensa.

A regra prática: lacuna documental não impede a troca. Ela define a primeira tarefa do escritório novo.

Perguntas frequentes

O escritório antigo é obrigado a entregar tudo?

A documentação da empresa é da empresa, e a devolução é obrigação dele, inclusive com honorário em aberto.

E se ele não entregar?

Peça formalmente, com prazo. Persistindo, cabe representação ao conselho de classe e as medidas civis próprias.

Quanto tempo leva reunir esse material?

O bloco padrão sai rápido. O bloco de câmbio é o que costuma demorar, sobretudo quando as operações passaram por instituições diferentes.

Preciso de todos os anos?

Concentre no período ainda aberto à fiscalização. O que for mais antigo vale guardar, e não é prioridade da migração.

Posso migrar com processo fiscal em andamento?

Pode. Leve o processo completo, com as intimações e as respostas apresentadas.

Perdi contratos de câmbio. Isso inviabiliza a troca?

Não. Peça segunda via à instituição financeira, que mantém registro das operações.

O novo escritório refaz as apurações antigas?

Só se houver erro a corrigir. O padrão é conferir e, achando divergência, avaliar a retificação.

Preciso avisar meus clientes estrangeiros?

Não. A relação com eles não muda, e os dados de faturamento seguem os mesmos.

Trocar no meio do trimestre atrapalha?

Não, desde que a data de corte esteja clara e o fechamento do período fique definido entre os dois escritórios.

O certificado digital fica com quem?

Com a empresa. Se ele foi emitido pelo escritório e você não tem a senha, resolva isso antes de encerrar.

Vale trocar por causa de honorário mais barato?

Para quem exporta, raramente. A diferença de honorário costuma ser menor que o imposto pago a mais por uma apuração sem segregação.

Preciso entregar tudo isso de uma vez?

Não. O que o novo escritório precisa para assumir o mês corrente é o bloco cadastral e o acesso aos portais. O acervo histórico pode vir em seguida, e é ele que sustenta a conferência do período anterior.

Como sei se o acervo que recebi está completo?

Confira pelo que existe fora do escritório: as declarações constam no portal da Receita, as notas na prefeitura e as operações de câmbio na instituição financeira. O que aparece nessas fontes e não veio na entrega é o que falta pedir.

Onde a Ethos entra

Conduzimos a migração levantando o acervo de câmbio e a memória de segregação junto com o resto, porque é esse material que sustenta o benefício da exportação quando a Receita pergunta. Veja como atendemos serviços para o exterior ou fale com a gente.