Contrato de câmbio: o que guardar

O contrato de câmbio é a prova de que o dinheiro veio de fora. Quase todo tratamento tributário favorável a quem exporta serviço se apoia nele, direta ou indiretamente, e é o documento que a fiscalização pede primeiro.

Também é o que mais se perde. A operação acontece no banco ou na plataforma, o valor cai em reais na conta, e ninguém arquiva nada. Dois anos depois, a empresa precisa comprovar dezoito entradas e consegue localizar seis.

O que é a operação de câmbio

Quando um cliente estrangeiro paga, o dinheiro não entra em dólar na conta da empresa. Ele passa por uma operação de câmbio feita por instituição autorizada, que converte a moeda e credita reais.

Essa operação é registrada, e o registro é o que dá rastreabilidade à entrada. Ele identifica quem enviou, quanto, em que moeda, por qual motivo e para quem.

O campo do motivo é mais importante do que parece. Ele classifica a natureza da operação, e é essa classificação que diz se a entrada é receita de exportação de serviço ou outra coisa qualquer.

Por que a classificação importa

Uma entrada classificada de forma inadequada compromete três coisas ao mesmo tempo.

A comprovação da exportação. A operação registrada como transferência entre pessoas, ou como aporte, não sustenta receita de serviço exportado.

O tratamento de IOF. O enquadramento da operação decide a alíquota aplicável, e classificação errada cobra o que não seria devido. Está em IOF zero na exportação de serviço.

O requisito de ingresso de divisas que sustenta a não incidência de PIS e COFINS. Está em PIS e COFINS na exportação de serviço.

O ponto prático: quem preenche essa informação costuma ser você, no formulário da instituição, no momento da operação. Preencher no automático é onde o erro nasce.

O que guardar de cada entrada

Um arquivo por operação, com cinco itens:

1. O comprovante da operação de câmbio, com o número de registro
2. O extrato bancário mostrando o crédito em reais
3. A nota fiscal que aquela entrada quita
4. O contrato ou a fatura que originou o pagamento
5. A memória da conversão, com a cotação aplicada e o custo da operação

Os itens 1 a 4 são documentos que existem. O item 5 é o que você produz, e é o que amarra os outros quatro.

A conciliação, que é o que ninguém faz

Ter os documentos não é o mesmo que ter a prova.

A fiscalização não pede uma pasta de comprovantes. Ela pede a ligação entre a receita declarada e as entradas: qual câmbio corresponde a qual nota.

Isso é trabalhoso de reconstruir porque os valores não batem exatamente. A nota foi emitida numa data, o câmbio liquidou em outra, a moeda variou no meio e a instituição descontou o custo dela. O valor da nota convertido nunca é igual ao valor creditado.

Uma planilha simples resolve, com uma linha por entrada e sete colunas:

• Data da nota e número
• Valor em moeda estrangeira
• Data da liquidação do câmbio
• Cotação aplicada
• Valor bruto convertido
• Custo da operação
• Valor creditado

Preenchida no mês, leva minutos. Reconstruída dois anos depois, vira projeto.

Quando uma entrada quita várias notas

Situação comum em contrato mensal, quando o cliente paga trimestralmente ou acumula faturas.

O tratamento é o mesmo, com o cuidado de deixar registrado o rateio: aquela entrada quitou estas notas, nestes valores.

Vale o inverso também. Cliente que paga uma nota em parcelas gera várias entradas para a mesma receita, e a conciliação precisa mostrar isso.

O que não pode acontecer é o total das entradas do período não conversar com o total da receita de exportação declarada. Divergência sem explicação é o achado que abre a discussão.

Por quanto tempo guardar

A referência é o prazo em que o fisco pode rever os lançamentos, que se conta em anos e varia conforme o tributo e a situação.

Na prática, a orientação simples: guarde enquanto o período estiver aberto à fiscalização, e um pouco mais. Arquivo digital não ocupa espaço, e reconstituir custa caro.

Vale organizar por competência, e não por tipo de documento. Uma pasta por mês, com tudo daquele mês dentro, funciona melhor do que uma pasta de câmbios, outra de notas e outra de extratos.

Como recuperar o que se perdeu

Se você chegou até aqui e percebeu que não tem o material, o caminho existe.

Comece pela instituição financeira. Ela mantém registro das operações e fornece segunda via. Bancos costumam ter isso no internet banking empresarial; plataformas internacionais têm o histórico exportável.

Cruze com o extrato. Cada crédito em reais vindo de fora corresponde a uma operação, e o extrato ajuda a listar o que procurar.

Levante as notas na prefeitura. As emitidas estão lá, e dão o outro lado da conciliação.

Priorize os meses de maior faturamento. Reconstruir tudo raramente compensa; reconstruir o que concentra valor quase sempre compensa.

Está em Checklist para migrar a contabilidade de quem exporta.

Os erros mais comuns

Receber na conta pessoal do sócio. A empresa fica sem entrada, e a receita declarada não tem lastro.

Classificar a operação no automático, sem conferir a natureza informada.

Guardar só o extrato. Ele mostra que entrou dinheiro, e não mostra de onde nem por quê.

Deixar a conciliação para o fechamento do ano. Doze meses de entradas para amarrar de uma vez, com a memória fria.

Não guardar o contrato que originou o pagamento. O câmbio prova a entrada; o contrato prova o que foi vendido.

A rotina que resolve isso em cinco minutos por mês

Vale montar como processo, porque o que depende de lembrança não sobrevive ao segundo ano.

Uma pasta por competência. Nomeada pelo ano e mês, com tudo daquele mês dentro. Câmbio, extrato, nota e contrato juntos.

O arquivamento no dia da liquidação. Quando o crédito cai, você baixa o comprovante e joga na pasta. É o único momento em que localizar o documento é trivial.

A linha da planilha preenchida na hora. Data, valor em moeda, cotação, valor creditado, nota correspondente. Cinco campos, dois minutos.

Uma conferência no fechamento. O total das entradas do mês bate com a receita de exportação que foi declarada? Batendo, o mês está fechado. Não batendo, a divergência é de agora e ainda tem explicação fresca.

Uma revisão por ano. Confira se o cadastro na instituição continua com a natureza correta e se algum contrato venceu sem renovação.

O que essa rotina compra não é organização por organização. É a diferença entre responder uma intimação em uma tarde e responder em três semanas, com pedido de segunda via para banco e prefeitura.

Empresa que exporta e recebe de poucos clientes tem meia dúzia de entradas por mês. O volume nunca é o problema. O problema é o processo não existir.

Perguntas frequentes

O extrato bancário substitui o contrato de câmbio?

Não. O extrato mostra o crédito, e o registro da operação é o que identifica remetente, natureza e valor em moeda estrangeira.

Plataforma internacional emite contrato de câmbio?

Emite comprovante da operação quando a conversão é feita por instituição autorizada. Confira o que a sua plataforma disponibiliza e como exportar o histórico.

Posso receber em conta pessoal e transferir para a empresa?

Compromete a comprovação. A receita é da empresa, e a entrada precisa ser dela.

Perdi comprovantes antigos. E agora?

Peça segunda via à instituição financeira, que mantém registro das operações.

Quanto tempo preciso guardar?

Enquanto o período estiver aberto à revisão do fisco, e vale manter por mais um tempo em arquivo digital.

Preciso de contrato de câmbio para cada entrada?

Cada operação de conversão gera seu registro. Entradas separadas geram operações separadas.

E se o valor recebido for menor que o da nota?

É o normal, pela variação da moeda e pelo custo da operação. A conciliação explica a diferença. Está em Variação cambial: como contabilizar.

O cliente pagou por três notas de uma vez. Como registro?

Uma entrada, com rateio documentado entre as notas que ela quita.

A natureza da operação pode ser corrigida depois?

Instituições costumam ter procedimento de retificação. Quanto antes, mais simples, e o caminho depende da política de cada uma.

Quem preenche a natureza da operação?

Normalmente você, no formulário da instituição. É por isso que preencher no automático é arriscado.

Preciso guardar em papel?

Arquivo digital serve e é mais seguro contra perda. O que importa é estar íntegro e localizável.

Isso vale para MEI também?

Vale. A obrigação acessória do MEI é simplificada, e a comprovação da entrada continua sendo dele. Está em MEI pode receber do exterior?.

Onde a Ethos entra

Mantemos a conciliação entre nota, câmbio e crédito mês a mês, porque é ela que sustenta o tratamento da exportação, e reconstruí-la depois custa muito mais do que fazê-la no mês. Veja como atendemos serviços para o exterior ou fale com a gente.