Nota fiscal para cliente do exterior

A nota fiscal de serviço para cliente do exterior é emitida na prefeitura, como qualquer outra. O que muda são os campos de identificação do tomador, a moeda de registro, a data de câmbio aplicada e, principalmente, a descrição, que é onde a exportação se caracteriza ou se perde.

Quem emite no automático, repetindo a nota do cliente brasileiro, fica com um documento que não sustenta o tratamento tributário que a empresa aplicou.

O sistema da sua prefeitura

Não existe padrão nacional. Cada município tem o próprio emissor, e a forma de registrar tomador estrangeiro varia.

O que se encontra na prática:

Sistemas com campo próprio de tomador no exterior. São os melhores. Você marca a opção, informa o país e os dados do contratante, e o sistema dispensa o documento brasileiro.

Sistemas que exigem algum identificador. Alguns aceitam um campo genérico, outros pedem preenchimento específico. É onde mais gente trava na primeira emissão.

Sistemas sem previsão nenhuma. Municípios menores, cujo emissor foi feito pensando só em operação local. Aqui a saída costuma ser consultar a prefeitura sobre o procedimento aceito.

O ponto: descubra isso antes de emitir a primeira nota, e não no dia do vencimento do contrato. Está em Como abrir empresa para prestar serviço ao exterior.

Os campos que importam

O tomador

Nome ou razão social completa do contratante, endereço no exterior e o registro fiscal dele no país de origem, quando existir e o sistema permitir.

O que não pode acontecer é usar o CNPJ de uma filial brasileira do cliente. Isso descaracteriza a operação inteira, porque documenta que o tomador é nacional.

A moeda e o valor

A nota é emitida em reais na maioria dos sistemas municipais, com a conversão do valor contratado em moeda estrangeira.

A dúvida constante é qual cotação usar. O critério mais defensável é a cotação da data do fato gerador, ou seja, da prestação e emissão. Alguns municípios têm orientação própria, e vale confirmar a do seu.

O que importa para a coerência do conjunto: a cotação usada precisa estar registrada. Quando a entrada do câmbio acontecer, a diferença entre um valor e outro será explicada por ela. Está em Variação cambial: como contabilizar.

Vale registrar na descrição o valor original em moeda estrangeira, mesmo com a nota em reais. Isso amarra a nota ao contrato e ao câmbio.

A descrição

É o campo mais importante e o mais maltratado.

Uma descrição útil diz três coisas:

1. O que foi prestado, de forma específica
2. O período ou o escopo a que se refere
3. Onde o serviço é utilizado, quando o município permitir esse detalhamento

O terceiro item é o que conversa com o critério do ISS, que olha onde o resultado do serviço se verifica. Está em ISS na exportação de serviço.

Descrição de uma linha, genérica, joga todo o peso da caracterização para o contrato. Tendo contrato forte, sobrevive. Não tendo, a empresa fica sem nada.

O item de serviço

O código da lista de serviços correspondente à atividade. Ele precisa conversar com o CNAE e com o que o contrato descreve.

O ISS na nota

Aqui aparece a pergunta mais comum: destaco ou não destaco.

A resposta depende da análise de caracterização, e ela precisa estar feita antes da emissão, não depois.

Caracterizada a exportação, o ISS é afastado, e a nota reflete isso conforme o sistema do município.

Não caracterizada, o ISS é devido normalmente.

Situação dúbia, a decisão precisa estar documentada, qualquer que seja. Recolher por precaução é legítimo e custa dinheiro; deixar de recolher sem sustentação gera passivo com acréscimos.

Empresa do Simples não destaca ISS na nota, porque ele compõe o DAS. A caracterização continua importando, e ela aparece na apuração e não na nota. Está em Simples Nacional e receita do exterior.

O que o cliente estrangeiro espera receber

Um ponto prático que gera atrito.

A nota fiscal brasileira, em português, com campos de tributos municipais, não significa nada para o financeiro de uma empresa americana ou europeia. Eles esperam uma invoice.

O caminho que funciona: emitir os dois.

A nota fiscal da prefeitura é a obrigação brasileira e é o que a sua contabilidade usa.

A invoice é o documento comercial que o cliente processa, com os dados dele, o descritivo em inglês, o valor em moeda estrangeira e as instruções de pagamento.

Os dois precisam conversar: mesmo valor, mesmo período, mesmo escopo. Divergência entre a invoice que o cliente pagou e a nota que a empresa emitiu é o tipo de coisa que aparece numa conciliação e demora para explicar.

Quando emitir

O fato gerador acompanha a prestação do serviço, e não o recebimento.

Isso cria o descompasso que quem exporta sente no caixa: a nota é emitida, o imposto vence conforme a competência, e o câmbio liquida depois. Contrato com pagamento em trinta ou quarenta e cinco dias significa recolher antes de receber.

Duas orientações:

Emita na competência correta, mesmo sabendo que o dinheiro vem depois. Postergar para casar com o recebimento é irregularidade.

Planeje o caixa contando com esse intervalo, sobretudo no primeiro ano.

Os erros mais comuns

Usar o CNPJ da filial brasileira do cliente. Descaracteriza a exportação.

Descrição genérica de uma linha. Deixa a caracterização sem apoio.

Cotação não registrada. A conciliação com o câmbio fica sem referência.

Emitir só a invoice. A obrigação municipal continua existindo, e a receita fica sem nota.

Emitir só a nota. O cliente não processa o pagamento, e a cobrança atrasa.

Postergar a emissão para casar com o recebimento.

Como a nota conversa com o resto

A nota não trabalha sozinha. Ela é uma das três pernas da comprovação, e o valor dela vem de conversar com as outras duas.

Com o contrato. O escopo descrito na nota precisa ser o mesmo do contrato. Nota que fala em "serviços de consultoria" para um contrato de desenvolvimento cria divergência gratuita.

Com o câmbio. A entrada precisa ser identificável como pagamento daquela nota. Valores não batem exatamente, e a conciliação explica a diferença. Está em Contrato de câmbio: o que guardar.

Com a apuração. O valor que foi informado como receita de exportação na declaração precisa corresponder ao somatório das notas com tomador no exterior daquela competência.

O teste que revela problema em segundos: some as notas de exportação de um mês e compare com o que foi declarado como receita de exportação. Divergência ali é o achado que abre uma fiscalização. Está em Simples Nacional e receita do exterior.

Existe um caso que produz essa divergência sem ninguém errar de propósito: a empresa emite a nota para um cliente estrangeiro e, meses depois, descobre que aquele serviço atendia a operação brasileira dele. A nota está lá, classificada como exportação, e a caracterização não se sustentava. Revisar a carteira de clientes uma vez por ano evita que isso se acumule.

Perguntas frequentes

Preciso emitir nota fiscal para cliente do exterior?

Precisa. A obrigação municipal existe independentemente de onde o tomador está.

Invoice substitui a nota fiscal?

Não. A invoice é documento comercial; a nota é a obrigação brasileira. O comum é emitir as duas.

Em que moeda emito?

A maioria dos sistemas municipais emite em reais, com a conversão registrada. Confirme a orientação do seu município.

Qual cotação uso?

A da data do fato gerador é o critério mais defensável, salvo orientação diferente do município.

O sistema da prefeitura não tem campo para tomador estrangeiro. E agora?

Consulte a prefeitura sobre o procedimento aceito. Municípios sem previsão costumam ter orientação administrativa para o caso.

Destaco ISS na nota de exportação?

Depende da caracterização, que precisa estar analisada antes da emissão. No Simples, o ISS compõe o DAS e não é destacado.

Posso emitir a nota depois de receber?

Não. O fato gerador acompanha a prestação, e a emissão segue a competência.

Preciso traduzir a nota fiscal?

Para o cliente, a invoice em inglês resolve. A nota é documento brasileiro e não precisa de tradução para a obrigação ser cumprida.

E se o cliente não fornecer registro fiscal do país dele?

Nem todo país tem equivalente, e nem todo sistema exige. Informe o que houver e mantenha a identificação completa no contrato.

Uma nota por mês ou uma por entrega?

Segue o contrato e a prestação. Contrato mensal costuma gerar nota mensal, e projeto por entrega gera nota por marco.

O valor da nota tem que bater com o que entrou?

Não exatamente, porque a moeda varia e o câmbio tem custo. O que precisa existir é a explicação da diferença. Está em Contrato de câmbio: o que guardar.

Posso cancelar nota emitida com erro?

Depende da regra do município e do prazo. Fora do prazo de cancelamento, o caminho costuma ser a substituição ou a nota de ajuste, conforme o sistema.

Onde a Ethos entra

Configuramos a emissão para tomador no exterior no sistema da sua prefeitura e mantemos a nota conversando com o contrato e com o câmbio, que é o que sustenta a exportação. Veja como atendemos serviços para o exterior ou fale com a gente.