Checklist para migrar a contabilidade da startup

Startup tem quatro coisas que uma PJ individual não tem: quadro societário com mais de uma pessoa, contratos em moeda estrangeira, folha crescendo e, às vezes, investidor no meio do caminho. Cada uma delas cria um item de conferência na hora de trocar de escritório.

Esta é a lista de entrada, e ela vale também como revisão anual mesmo sem troca.

Frente 1: societário

• Contrato social atualizado, com todas as alterações registradas
• Acordo de sócios, se existir
• Cap table, com a participação atual de cada sócio
• Cronograma de vesting, se houver, e como ele está formalizado
• Documentos de rodadas anteriores, incluindo instrumentos de investimento
• Registro de aumentos de capital
• Regras de distribuição de lucro praticadas até aqui, tratadas em Sócio de startup e distribuição de lucros

O item mais frágil costuma ser o vesting. Muita startup combina aquisição gradual de participação e nunca formaliza, o que vira problema exatamente quando um sócio sai.

O segundo mais frágil é o instrumento de investimento. Nota conversível, mútuo conversível ou participação direta têm tratamentos contábeis diferentes, e eles precisam estar refletidos na escrituração.

Frente 2: fiscal

• Declarações do Simples entregues, com recibos
• Extratos do PGDAS de cada competência
• Guias pagas, com comprovantes
• Notas fiscais emitidas
• Relatório de situação fiscal, com débitos e parcelamentos
• Segregação de receita de exportação, se houver faturamento internacional

Sobre o último item: se a startup atende cliente fora do Brasil, confira se o extrato do PGDAS separa mercado interno de externo. É o erro mais caro dessa frente, tratado em Contador que não entende recebimento do exterior.

Confira também o anexo aplicado. Tecnologia parte do Anexo V, com alíquota inicial perto de 15,5%, e cai para o Anexo III, que começa em 6%, quando a folha atinge 28% do faturamento dos últimos doze meses. Startup com equipe costuma ter índice suficiente e nem sempre percebe.

Frente 3: folha e equipe

• Cadastro completo dos funcionários, com admissão, cargo, salário e benefícios
• Histórico de férias, com o que foi gozado e o que está vencendo
• Décimo terceiro pago nas duas parcelas
• Eventos do eSocial transmitidos, sem lacuna
• Exames ocupacionais em dia
• Convenção coletiva aplicável
• FGTS recolhido, mês a mês
• Contratos de PJ, se a startup contrata prestadores nesse formato
• Rescisões anteriores, com termos e comprovantes

O item que mais gera passivo é o penúltimo. Startup costuma ter gente trabalhando como PJ em regime que se parece com emprego, e isso é risco que atravessa a troca de escritório sem se resolver.

Frente 4: internacional

Se a startup fatura ou paga para fora:

• Contratos com clientes estrangeiros
• Contratos de câmbio e comprovantes de entrada de moeda
• Extratos de plataformas internacionais de recebimento
• Critério de conversão cambial usado até aqui
• Registro da variação cambial
• Contratos de fornecedores estrangeiros, se houver remessa ao exterior

Remessa para fora, como pagamento de infraestrutura em nuvem ou de ferramentas, tem tratamento próprio e às vezes retenção. Vale conferir se isso vinha sendo feito.

Frente 5: contábil

• Balanço patrimonial e demonstração de resultado dos últimos exercícios
• Livro diário e livro razão
• Registro das distribuições de lucro realizadas
• Controle de ativo intangível, se a startup capitaliza desenvolvimento

O balanço é o item crítico. Sem ele, a distribuição de lucro dos anos anteriores não tem lastro demonstrado. E, para quem pretende captar, balanço é o primeiro documento que qualquer investidor pede na diligência.

Acessos

• Certificado digital, sob o controle da empresa
• Senha do portal da prefeitura
• Código de acesso do Simples Nacional
• Acesso ao eSocial e ao FGTS Digital
• Procuração eletrônica no e-CAC, para revogar e conceder ao novo

Teste cada acesso antes de encerrar a relação anterior.

O termo que fecha

O Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica define a partir de qual competência a responsabilidade muda. Sem ele, a divisão fica no boca a boca.

As perguntas que separam os escritórios

Leve estas ao candidato:

1. Vocês simulam o Fator R todo mês?
2. Como segregam receita de exportação no PGDAS?
3. Qual critério de conversão cambial usam?
4. Fazem escrituração contábil completa?
5. Já atenderam empresa com investidor no quadro?
6. Como tratam contratação de PJ do ponto de vista de risco trabalhista?
7. Quem levanta a situação fiscal antes de assumir?

Escritório que responde com naturalidade lida com isso. Escritório que hesita nas perguntas 2, 3 e 5 provavelmente nunca fez.

Quando trocar

Qualquer mês serve, e o mais confortável é virar no início de um mês com o anterior fechado.

Três momentos para evitar:

No meio de uma rodada de investimento. A diligência pede documentação organizada, e trocar de responsável no meio disso atrasa tudo.

Perto do décimo terceiro. A folha de novembro e dezembro tem parcelas próprias e a divisão de responsabilidade fica confusa.

No meio de um ciclo de recebimento internacional. A conciliação entre nota, câmbio e apuração fica dividida entre dois responsáveis.

O item que mais gera passivo: o time PJ

Vale um destaque, porque é o problema mais comum em startup e o que a troca de escritório não resolve sozinha.

Contratar desenvolvedor como PJ é prática difundida. O risco aparece quando a relação tem os quatro elementos que caracterizam vínculo empregatício: pessoalidade, habitualidade, onerosidade e subordinação.

Na prática, os sinais que pesam:

• Horário definido pela empresa, com controle de presença
• Exclusividade de fato, sem outros clientes
• Participação obrigatória em ritual de equipe, com hierarquia
• Remuneração fixa mensal, sem relação com entrega
• Ausência de contrato escrito

Nenhum desses isolado define nada. O conjunto, sim.

Existe ainda o efeito fiscal, que quase ninguém liga ao assunto: nota de pessoa jurídica não integra a folha do Fator R. Startup com time todo PJ tem custo alto de pessoal e índice baixo, o que a mantém no Anexo V, com alíquota inicial perto de 15,5% em vez dos 6% do Anexo III.

Ou seja, o formato que parecia mais barato costuma sair mais caro nas duas pontas. Está em Fator R para empresa de TI.

Perguntas frequentes

Pagamos infraestrutura em nuvem no exterior. Isso entra na conferência?

Entra. Remessa ao exterior tem tratamento próprio e às vezes retenção. Vale conferir se isso vinha sendo feito, porque é um passivo silencioso quando não é.

Vale a pena trocar antes de captar?

Se a documentação está desorganizada, sim, e com antecedência. Diligência com contabilidade bagunçada trava rodada.

Nosso contador atual é o do primeiro sócio. Isso é problema?

Não por si. O que importa é ele lidar com as cinco frentes deste texto. Escritório generalista costuma tropeçar nas frentes 1 e 4, que são as específicas de startup.

E se a startup ainda não fatura?

A lista fica curta, mas as frentes 1 e 5 continuam valendo. Empresa pré-receita ainda tem obrigações e ainda precisa de balanço.

Como fica se temos investidor no quadro societário?

O investidor costuma ter direito a informação periódica previsto em acordo. Vale confirmar quais relatórios são devidos e em que prazo, para a troca não gerar atraso.

Contrato de vesting não formalizado é problema?

É, e ele aparece na saída de sócio e na diligência. Formalizar depois é possível e mais difícil do que formalizar no começo.

Nosso time é todo PJ. Isso é risco?

Depende da relação de cada um. Prestador com autonomia real é uma coisa; pessoa com jornada, subordinação e exclusividade é outra. É o item que mais gera passivo em startup.

Precisamos de escrituração completa estando no Simples?

Para distribuir lucro com o tratamento correspondente, sim. E para captar, também.

Capitalizamos desenvolvimento como ativo intangível. Isso complica?

Complica se não estiver documentado. Capitalização de desenvolvimento tem critérios próprios, e ela aparece na diligência de qualquer investidor. Vale confirmar como vinha sendo tratado antes da troca.

Quanto tempo leva a transição de uma startup?

Depende de quanto está organizado. A parte que você faz sozinho, pelo e-CAC e pelo portal do Simples, leva pouco. O que costuma demorar é a documentação societária e de câmbio, quando ela nunca foi organizada.

O que é mais crítico se eu tiver que priorizar?

Certificado digital sob controle da empresa, extratos do PGDAS de todas as competências e o histórico completo de folha. Sem o primeiro a operação para; sem os outros dois a apuração nova sai errada.

Onde a Ethos entra

Fazemos o levantamento das cinco frentes antes de assumir e apresentamos o que encontramos por escrito, incluindo o que precisa ser corrigido antes de uma eventual captação. Veja como atendemos tecnologia e desenvolvedores ou fale com a gente.