Como emitir nota fiscal para cliente do exterior

A nota para cliente estrangeiro é uma nota fiscal de serviço comum, emitida pelo portal da prefeitura onde a sua empresa está inscrita. Não existe um documento especial de exportação de serviço.

O que muda são quatro coisas: como identificar o tomador, em que moeda registrar, qual câmbio usar na conversão e o que a descrição precisa dizer para a operação se caracterizar como exportação.

Como identificar o tomador estrangeiro

O portal da prefeitura foi desenhado para CNPJ e CPF, e cliente estrangeiro não tem nenhum dos dois. A maior parte dos sistemas municipais tem uma opção de tomador do exterior, que dispensa o documento nacional e pede:

• Razão social ou nome do contratante
• País
• Endereço no exterior
• Documento de identificação fiscal do país de origem, quando o campo existir

Se o portal do seu município não tiver essa opção, vale consultar a prefeitura antes de improvisar. Emitir com CNPJ de terceiro ou com dados genéricos descaracteriza a operação e é o pior caminho possível.

A moeda e a conversão

O valor da nota é registrado em reais, porque a apuração dos tributos é em reais.

Isso exige converter o valor contratado em moeda estrangeira. E aqui está o ponto que precisa de critério: qual taxa usar.

O que importa é ter um critério definido, coerente com a operação, e mantê-lo. Trocar de critério a cada mês gera inconsistência entre a receita declarada e o que efetivamente entrou, e isso aparece em qualquer revisão.

Vale registrar o critério por escrito na sua contabilidade, junto com a taxa usada em cada nota.

A variação cambial

Entre a data da nota e a data do recebimento, o câmbio muda. Essa diferença tem tratamento próprio e precisa ser registrada.

Não é detalhe: em períodos de oscilação, a diferença entre o valor da nota e o valor efetivamente recebido em reais pode ser relevante. Ignorá-la deixa a contabilidade sem refletir o que aconteceu.

Está detalhado em Variação cambial: como contabilizar.

A descrição do serviço

A descrição precisa dizer o que foi prestado, de forma compatível com o contrato e com a atividade registrada da empresa.

Três cuidados:

Seja específico o suficiente. "Serviços de tecnologia" é vago demais. "Desenvolvimento de software sob encomenda, conforme contrato de [data]" identifica.

Deixe claro que o contratante está no exterior. Muitos portais permitem referenciar o país e o contrato.

Mantenha coerência com o contrato. A nota, o contrato e a documentação de câmbio precisam contar a mesma história. É esse conjunto que sustenta o tratamento de exportação.

O que sustenta a exportação

A nota sozinha não caracteriza exportação. O conjunto que sustenta é:

1. Contrato com o contratante residente ou domiciliado no exterior
2. Nota fiscal com o tomador estrangeiro identificado
3. Entrada de moeda comprovada, com a documentação de câmbio
4. Segregação na apuração, informando a receita como mercado externo no PGDAS

O item 4 é o que converte tudo isso em economia real. Sem ele, você tem a documentação e paga como se fosse venda interna. Está em Dev PJ recebendo do exterior: quais impostos.

Quando emitir

A competência é a da emissão, e ela define o mês da apuração.

Para serviço contínuo, o comum é emitir mensalmente, conforme o contrato. Para projeto fechado, conforme as entregas ou marcos acordados.

Um cuidado prático: emitir muito antes do recebimento aperta o caixa, porque o tributo vence conforme a competência da nota, e recebimento internacional costuma demorar mais que o nacional, entre processamento e câmbio.

O ISS e a ressalva que confunde

A lei afasta o ISS na exportação de serviço. Existe uma ressalva: ela não se aplica quando o resultado do serviço se verifica no país, mesmo que o pagamento venha de fora.

Essa ressalva é o ponto mais discutido da matéria, e a interpretação varia. Para desenvolvimento de software entregue a empresa estrangeira que o utiliza fora, a caracterização costuma ser mais clara. Para situações híbridas, vale análise do caso concreto.

O que ajuda a sustentar a posição é o contrato descrever com clareza onde o resultado é utilizado.

Erros que aparecem com frequência

Emitir com CNPJ de intermediário brasileiro. Descaracteriza a operação.

Não emitir nota. Recebimento sem nota é receita sem lastro, e impede a distribuição de lucro além de gerar risco de autuação.

Emitir pelo valor líquido recebido. A receita é o valor contratado. Taxa de plataforma e custo de câmbio são despesas.

Receber na conta pessoal. Dificulta ligar a receita à empresa e enfraquece a comprovação.

Descrição que não bate com o contrato. Enfraquece o conjunto documental.

Checklist antes de emitir

1. O tomador estrangeiro está identificado corretamente
2. A conversão usou o critério definido, e ele está registrado
3. O valor é o contratado, não o líquido
4. A descrição bate com o contrato
5. A competência é a que você quer
6. A receita será segregada como mercado externo na apuração
7. A documentação de câmbio será arquivada quando o recebimento ocorrer

A invoice e a nota fiscal

Cliente estrangeiro costuma pedir uma invoice, documento comercial em inglês com a descrição do serviço, valor e dados bancários. Ela é o que ele usa na contabilidade dele.

A invoice não substitui a nota fiscal brasileira. As duas convivem: a invoice atende ao cliente, a nota atende à sua obrigação fiscal.

O que vale conferir é que as duas descrevam a mesma coisa, com o mesmo valor e a mesma referência de contrato. Divergência entre invoice e nota é o tipo de inconsistência que aparece em revisão.

Uma invoice bem feita traz: identificação das duas partes, número e data, descrição do serviço, período de referência, valor e moeda, e dados para pagamento. Ela também ajuda a organizar a conciliação, porque o pagamento costuma vir referenciado a ela.

O que muda quando o cliente é uma plataforma

Situação frequente: você presta serviço a uma empresa estrangeira, mas o contrato foi firmado através de uma plataforma de contratação global.

A pergunta que decide é quem consta como contratante no instrumento assinado.

Se o contratante é a empresa estrangeira, com a plataforma apenas operando o pagamento, a nota vai para ela e a análise de exportação segue o padrão.

Se o contratante é uma entidade da plataforma, é preciso identificar onde ela está domiciliada. Entidade brasileira muda completamente o tratamento.

Vale ler o contrato antes da primeira emissão. Corrigir doze competências depois é bem mais caro que essa leitura. Está em Wise, Payoneer e Deel: como declarar o recebimento.

Perguntas frequentes

Emiti a nota e o contrato foi cancelado. O que faço?

Dentro do prazo do município, cancele. Fora dele, siga o procedimento de substituição previsto localmente. O que não pode é deixar a nota indevida no ar, porque ela compõe o faturamento e infla o DAS.

Preciso emitir nota mesmo se o cliente não pedir?

Precisa. A obrigação é sua, independentemente de o cliente estrangeiro usar ou não o documento brasileiro.

Preciso de nota fiscal eletrônica de exportação?

Não. Exportação de mercadoria tem documento próprio. Exportação de serviço usa a nota fiscal de serviço municipal.

E se o portal do meu município não aceitar tomador estrangeiro?

Consulte a prefeitura sobre o procedimento previsto. Improvisar com dados de terceiro é pior que perguntar.

Posso emitir em dólar?

O registro para fins de apuração é em reais. Alguns portais permitem informar o valor original e a moeda como referência.

Recebo por plataforma. A nota vai para quem?

Depende de quem é o contratante do serviço conforme o contrato. Plataforma que apenas intermedia pagamento é diferente de plataforma que contrata em nome próprio. Está em Wise, Payoneer e Deel: como declarar o recebimento.

O cliente estrangeiro precisa da nota?

Muitos não usam o documento brasileiro para nada, e alguns pedem invoice em inglês. Emitir a nota continua sendo obrigação sua, independentemente do que ele precisa.

Posso emitir invoice em vez de nota fiscal?

Invoice é documento comercial e pode conviver com a nota. Ela não substitui a obrigação fiscal brasileira.

E se o cliente não pagar?

A nota já emitida gerou a competência e o tributo. Inadimplência de cliente estrangeiro é o mesmo problema de qualquer inadimplência, com a diferença de que a cobrança é mais difícil.

Onde a Ethos entra

Emitimos e conferimos a nota já pensando na segregação da receita de exportação e na documentação de câmbio, porque os três precisam contar a mesma história. Veja como atendemos tecnologia e desenvolvedores ou fale com a gente.