O que conferir antes de mudar a contabilidade da clínica

Antes de assinar com o escritório novo, vale saber exatamente o que você está levando. Clínica acumula passivo em quatro frentes diferentes, e nenhuma delas aparece sozinha: fiscal, trabalhista, societária e sanitária.

Esta é a conferência que se faz na entrada, e não seis meses depois.

Frente 1: situação fiscal

Peça um relatório dizendo, com clareza:

• Existe débito federal, estadual ou municipal em aberto?
• Existe parcelamento em andamento? Quantas parcelas faltam?
• Todas as declarações foram entregues, mês a mês?
• A clínica consegue emitir certidão negativa hoje?

A última pergunta é o resumo de todas as outras. Certidão negativa que não sai significa pendência em algum lugar, e é melhor descobrir agora.

O que conferir você mesmo: as declarações entregues e a situação de débitos aparecem no e-CAC e no portal do Simples, com o seu certificado digital. Não depende de ninguém.

Frente 2: apuração e enquadramento

Aqui está o dinheiro que costuma estar parado. Junte os doze últimos extratos do PGDAS e responda:

1. Em qual anexo cada competência foi classificada? Se a folha justificava o Anexo III e a apuração saiu no V, existe erro.
2. A receita declarada bate com as notas emitidas?
3. As retenções das operadoras aparecem abatidas?
4. A receita foi segregada entre consulta e procedimento, se a clínica trabalha com equiparação hospitalar?

Os itens 1 e 3 são os que mais aparecem errados em clínica, e estão detalhados em Erros de contabilidade que custam caro em clínica.

Frente 3: folha e obrigações trabalhistas

É a frente que gera passivo mais caro, porque ele aparece em rescisão e em reclamação trabalhista, anos depois.

Levante:

• Cadastro completo dos funcionários, com admissão, cargo, salário e benefícios
• Histórico de férias, com o que já foi gozado e o que está vencendo
• Décimo terceiro pago nas duas parcelas
• Eventos do eSocial transmitidos, sem lacuna
• Exames ocupacionais em dia, admissional e periódico
• Convenção coletiva aplicável, com o reajuste e o piso corretos
• FGTS recolhido, mês a mês
• Rescisões anteriores, com termos e comprovantes

Férias vencidas é o item que mais surpreende. Elas geram dobra e viram passivo que ninguém provisionou.

O eSocial vem logo depois, porque multa por evento fora do prazo é automática. Está em eSocial para clínica: o que enviar e quando.

Frente 4: societária e contábil

• Contrato social atualizado, com todas as alterações
• Balanço patrimonial e demonstração de resultado dos últimos exercícios
• Livro diário e livro razão
• Atas de deliberação, quando houver
• Registro das distribuições de lucro feitas

O balanço é o item crítico. Sem ele, a distribuição de lucro dos anos anteriores não tem lastro demonstrado, e o valor retirado pode ser tratado como remuneração.

Se a resposta for "a clínica é do Simples e não precisa de balanço", esse é justamente o problema a resolver.

Frente 5: cadastros e licenças

Não é responsabilidade contábil direta, mas trava a operação e por isso entra na conferência:

• Licença sanitária vigente, e para qual atividade
• Alvará de funcionamento
• Registro da pessoa jurídica no CRM, com diretor técnico atualizado
• CNAE registrado, conferido contra o que a clínica realmente faz
• Códigos de serviço habilitados na prefeitura

Divergência entre o CNAE e a atividade real é o que gera nota recusada por convênio e exigência sanitária não cumprida. Está em CNAE de clínica e consultório: qual escolher.

Acessos: o que precisa ficar com você

• Certificado digital da clínica, sob o seu controle
• Senha do portal da prefeitura
• Código de acesso do Simples Nacional
• Acesso ao eSocial e ao FGTS Digital
• Procuração eletrônica no e-CAC, para revogar e conceder ao novo

Teste cada acesso antes de encerrar a relação com o escritório antigo. Senha anotada que não funciona é descoberta ruim de se fazer depois.

O termo que fecha a transição

O Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica é emitido pelo contador e define a partir de qual competência a responsabilidade muda.

Ele existe para o caso de aparecer autuação de período antigo. Sem ele, a divisão fica no boca a boca.

Como usar essa conferência a seu favor

Levar essa lista para a conversa com o escritório novo faz duas coisas.

Primeiro, mostra o tamanho real do trabalho de entrada, o que evita orçamento que sobe depois.

Segundo, revela como o candidato trabalha. Escritório que pede esses documentos e explica o que vai conferir tem processo. Escritório que diz "manda o que tiver" vai descobrir os problemas junto com você, seis meses depois.

Vale perguntar diretamente:

1. Vocês simulam o Fator R todo mês?
2. Vocês avaliam equiparação hospitalar?
3. Como conferem a retenção das operadoras?
4. Fazem escrituração contábil completa?
5. Quem levanta a situação fiscal antes de assumir?

O roteiro completo da transição está em Como trocar de contador sem parar a clínica.

Como organizar o que você receber

Documentação recebida e não organizada volta a ser problema no ano seguinte. Um arranjo que funciona:

Uma pasta por ano. Dentro dela, subpastas para fiscal, contábil, folha, societário e licenças.

Nome de arquivo com data no começo. `2025-03-pgdas.pdf` ordena sozinho. `documento final versão 2` não.

Uma pasta de acessos. Certificado digital, códigos e senhas em gerenciador de senhas, não em bloco de notas nem em papel na gaveta da recepção.

Uma cópia fora do computador da clínica. Nuvem ou disco externo. Perder a memória fiscal e trabalhista de uma clínica é o tipo de problema que não se resolve com dinheiro.

Acesso restrito. Documento de folha contém dado pessoal de funcionário, e clínica ainda lida com dado de paciente. Vale tratar o acesso a essas pastas com o mesmo cuidado do prontuário.

O escritório novo vai pedir boa parte disso na entrada. O resto você vai precisar em algum momento: credenciamento de convênio, financiamento, fiscalização, rescisão ou entrada de sócio.

Perguntas frequentes

Preciso de tudo isso se a clínica é nova?

A lista fica curta naturalmente. O que não muda é a lógica: você precisa de tudo que existe, principalmente dos acessos e do relatório de situação fiscal.

O escritório antigo pode se recusar a entregar?

A documentação é da clínica. Reter por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata desse tipo de conflito.

O que é mais crítico se eu tiver que priorizar?

Três coisas: o certificado digital sob o seu controle, o histórico completo de folha e os extratos do PGDAS. Sem o primeiro a clínica para de faturar, e sem os outros dois o Fator R sai errado no escritório novo.

E se aparecer passivo que eu não sabia?

É exatamente para isso que a conferência serve. Passivo conhecido é problema com solução e prazo. Passivo descoberto por acaso é problema que aparece no pior momento.

A clínica é nova e nunca teve balanço. Isso é problema?

É o problema mais comum e o mais fácil de resolver a partir de agora. O que precisa ser avaliado é se houve distribuição de lucro nos anos sem balanço, porque nesse caso existe uma situação a regularizar.

Vale contratar alguém para fazer essa auditoria?

Boa parte dela você faz sozinho, com o certificado digital e uma tarde. A parte contábil e trabalhista costuma exigir olhar técnico.

Quanto tempo leva essa conferência?

A parte que você faz sozinho, pelo e-CAC e pelo portal do Simples, leva uma tarde. A parte contábil e trabalhista depende de o escritório antigo entregar, e é por isso que ela precisa começar cedo.

O que faço se encontrar erro em competência antiga?

Levante desde quando o erro acontece e verifique se ainda cabe retificação. Onde houve recolhimento a maior, existe caminho de recuperação respeitado o prazo legal. Os casos mais comuns estão em Erros de contabilidade que custam caro em clínica.

E se eu não tiver certificado digital em mãos?

Esse é o primeiro problema a resolver, antes de qualquer outra coisa. O certificado é da clínica e precisa estar sob o seu controle. Sem ele, você depende do escritório antigo até para conferir a própria situação fiscal.

Preciso fazer isso mesmo estando satisfeito com o escritório atual?

A conferência das frentes 1, 2 e 3 vale como revisão anual, independentemente de troca. Ela é o que revela anexo errado, retenção não abatida e férias vencidas antes de virarem passivo.

Isso atrasa a troca?

Atrasa alguns dias e evita meses de retrabalho. E boa parte pode ser feita em paralelo, enquanto o contrato novo é negociado.

Onde a Ethos entra

Fazemos esse levantamento antes de assumir, e apresentamos o que encontramos por escrito, para você decidir sabendo o que está herdando. Veja como atendemos clínicas e consultórios ou fale com a gente.