Como trocar de contador sendo dev PJ

Dá para migrar de contabilidade sem atrasar nota, sem travar recebimento do exterior e sem deixar buraco de obrigação. O que evita problema é a ordem: contratar o novo antes de comunicar o atual, definir a competência de virada por escrito e só encerrar quando a documentação estiver conferida.

A ordem que funciona

1. Contrate o novo antes de avisar o atual

Quem avisa primeiro e procura depois fica sem responsável em algum momento, e obrigação com prazo não espera.

2. Defina a competência de virada

A responsabilidade muda por competência, não por dia. O comum é o escritório antigo fechar o mês corrente e o novo começar no seguinte. Precisa estar escrito.

3. Peça a documentação por escrito

Para dev, a lista essencial:

• Declarações do Simples entregues, com recibos
• Extratos do PGDAS de cada competência
• Guias DAS pagas
• Notas fiscais emitidas
• Balanço e demonstração de resultado, se houver
• Recibos de pró-labore e guias de INSS
• Contrato social e alterações
• Relatório de situação fiscal, com débitos e parcelamentos

Se você fatura para o exterior, some:

• Contratos de câmbio e comprovantes de entrada de moeda
• Contratos com clientes estrangeiros
• Demonstrativo de como a receita de exportação foi segregada no PGDAS

Esse último item é o que mais se perde na transição e o mais difícil de reconstruir depois.

4. Assine o termo de transferência

O Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica define a partir de qual competência a responsabilidade muda. Ele existe para o caso de aparecer autuação de período antigo.

5. Troque acessos e procurações

Certificado digital, senha da prefeitura, código de acesso do Simples e procuração eletrônica no e-CAC. Enquanto a procuração antiga estiver ativa, o escritório anterior continua enxergando a sua empresa.

6. Confira o primeiro fechamento

É onde o erro herdado aparece.

O que conferir no primeiro fechamento

1. O anexo aplicado. Se o pró-labore justifica o Anexo III e a guia saiu no V, o histórico de folha não migrou.
2. O faturamento acumulado. É ele que define a alíquota efetiva.
3. O pró-labore lançado. No mesmo valor e com a mesma regularidade, senão o Fator R oscila.
4. A segregação da receita de exportação, se você fatura para fora.
5. A conversão de câmbio, se houver receita em moeda estrangeira.
6. As competências anteriores, para confirmar que nada ficou sem declaração.

Os itens 4 e 5 são específicos de quem exporta e são exatamente onde escritório sem experiência erra.

Os sinais de que a troca faz sentido

• Você está no Anexo V com pró-labore que já daria para o Anexo III
• A receita do exterior é tributada como se fosse venda interna
• Ninguém explica como a conversão de câmbio é feita
• Você não consegue uma resposta simples sobre quanto pode distribuir de lucro
• Não existe balanço fechado sustentando a distribuição
• A guia chega sempre em cima do vencimento, sem tempo de conferir

Os dois primeiros costumam representar, sozinhos, mais dinheiro por ano que toda a diferença de honorário entre escritórios. Estão em Contador que não entende recebimento do exterior.

O que a troca não resolve

Débito antigo continua seu. O escritório novo levanta e organiza a regularização, não faz sumir.

Fator R não retroage sozinho. Se faltou pró-labore, o índice sobe para frente. Onde houve erro de classificação, cabe retificação, mas ela precisa ser levantada competência a competência.

O acumulado de faturamento continua. Trocar de contador não zera os doze meses que definem a sua alíquota.

Contrato de câmbio perdido não se recria. O banco costuma fornecer segunda via, mas depende de prazo e de política de cada instituição.

O que perguntar antes de assinar

Use a troca para resolver o que motivou a saída:

1. Vocês simulam o Fator R todo mês ou uma vez por ano?
2. Como vocês segregam receita de exportação no PGDAS?
3. Qual taxa de câmbio vocês usam na conversão e por quê?
4. Quem tem acesso ao meu certificado digital?
5. Vocês fazem escrituração contábil completa?
6. Quem levanta a situação fiscal antes de assumir?

A pergunta 3 é reveladora. Escritório que responde com naturalidade lida com isso; escritório que hesita provavelmente nunca fez.

Quando trocar

A troca pode acontecer em qualquer mês, e o mais confortável é virar no início de um mês com o anterior fechado.

Um cuidado de calendário: se você pretende mudar de regime tributário, a opção pelo Simples tem janela própria no início do ano, e ela não muda por causa da troca de escritório.

Outro cuidado, para quem exporta: evite virar no meio de um ciclo de recebimento internacional, porque a conciliação entre nota, câmbio e apuração fica dividida entre dois responsáveis.

O cronograma de uma transição organizada

Antes de comunicar o escritório atual

1. Escolha o novo escritório e assine o contrato
2. Defina a competência de virada
3. Levante a situação fiscal pelo e-CAC e pelo portal do Simples, com o seu certificado

Na comunicação

1. Comunique por escrito, informando a competência de corte
2. Envie a lista de documentos, com prazo
3. Peça o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica
4. Peça o relatório de situação fiscal

Durante a transição

1. Receba e confira a documentação por competência
2. Teste todos os acessos antes de encerrar
3. Se você exporta, confirme que os contratos de câmbio do período foram entregues

Depois da virada

1. Revogue a procuração eletrônica antiga e conceda a nova
2. Confira o primeiro fechamento item a item
3. Guarde tudo em arquivo digital organizado por ano

O passo 3 é o mais valioso e o mais ignorado. Ele muda a conversa: você entra sabendo o que está herdando.

Como organizar o que você receber

Documentação recebida e não organizada volta a ser problema depois. Um arranjo simples:

Uma pasta por ano, com subpastas para fiscal, contábil, societário e, se você exporta, uma para câmbio e contratos internacionais.

Nome de arquivo com data no começo. `2025-03-pgdas.pdf` ordena sozinho.

Uma pasta de acessos, com certificado digital e senhas em gerenciador de senhas.

Uma cópia fora do computador. Nuvem ou disco externo.

A pasta de câmbio é a que mais importa para quem fatura em moeda estrangeira, porque é a documentação mais difícil de reconstruir depois e a que sustenta o tratamento de exportação.

Perguntas frequentes

Preciso avisar a Receita Federal?

O que muda na Receita é a procuração eletrônica no e-CAC, que é revogada e concedida ao escritório novo. Não existe comunicação específica de troca de contador.

Vou pagar dois honorários no mês da virada?

Depende de como a competência foi dividida. Definir a data de corte por escrito evita cobrança dobrada.

Preciso avisar meus clientes?

A sua empresa continua a mesma, então não. O que não pode mudar é a emissão de nota, para o pagamento não atrasar.

E se o escritório antigo travar a entrega?

A documentação é da sua empresa. Reter documento por divergência de honorário não é o caminho previsto, e o Conselho Regional de Contabilidade trata desse tipo de conflito.

Perco o histórico da empresa?

Não, se a documentação for entregue. Balanço, folha e declarações são a memória da empresa.

Posso trocar tendo débito em aberto?

Pode. O débito não impede a troca, ele só precisa ser conhecido antes.

O escritório novo consegue ver o que foi feito?

Com a procuração eletrônica no e-CAC e o acesso ao portal do Simples, ele vê declarações e débitos. O que não aparece por lá é a escrituração contábil e a documentação de câmbio.

Posso trocar no meio de um contrato de exportação?

Pode, mas evite virar no meio de um ciclo de recebimento internacional. A conciliação entre nota, câmbio e apuração fica dividida entre dois responsáveis, e é justamente aí que a segregação se perde.

O que fazer se a receita de exportação nunca foi segregada?

Levante desde quando isso acontece e verifique se a documentação de câmbio existe. Havendo comprovação, existe caminho de retificação e recuperação, respeitado o prazo legal. Está em Contador que não entende recebimento do exterior.

Preciso trocar de certificado digital?

Não. Ele é da empresa e continua o mesmo. O que muda é quem tem acesso, e isso precisa ficar sob o seu controle.

Onde a Ethos entra

Assumimos levantando a situação fiscal e conferindo como a receita de exportação vinha sendo tratada, porque é aí que costuma estar o dinheiro parado. Veja como atendemos tecnologia e desenvolvedores ou fale com a gente.